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認清吧!專業能力只能讓你不被淘汰,想有更好的發展?你需要......

萬惡的人力資源主管
2015-08-21
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最近有一個機會和昔日的同事,一家很有名氣的外商公司的主管一起吃飯,然後我們閒聊到一個管理上的問題。起因是因為,最近他的公司剛舉辦完員工大會,然後有一位很資深的技術幕僚在員工大會上發言,慷慨激昂地批評「公司的升遷管道不公開透明」,所以讓我的那位以前的同事,也正是發言的員工的直屬主管覺得顏面無光。

呃,該怎麼說呢?我也大概了解那一家公司的升遷制度,簡單地描述一下的話,大抵上就是:當主管認為某一位員工達到升遷的標準時,就會填寫人員升遷申請表格,然後簽到該單位的副總級主管之後,再送到HR那邊。

HR會先作一些簡單的條件審核,排除掉比方說最近三年考績曾經落在最後一等、或是一年內曾經受到記過以上處份的員工後,每一季一次地召開人事評議委員會,由總經理、副總經理、人力資源主管共同決定是否同意升遷的申請,一般來說,該單位副總經理必須說明這個升遷的必要性,然後交給人事評議委員會作出決議;如果該申請案是希望讓某一位員工升遷到經理以上的職位,則需要那一名員工前來作一個簡單的簡報,並且回答人事評議委員的提問,然後才會作出決定。

說真的,我沒有比較過不同公司在升遷決策的作法,不過至少以我的經驗來看,這家公司的升遷制度已經比起很多公司要符合公平正義得多了,所以我也很訝異為什麼會有員工認為該公司的升遷管道不公開透明。

其實很多人都有過類似的經驗:工作很認真努力,但是最後是別人得到升遷、比較好的績效成績、比較多的調薪,於是就會很輕易地在公開或非公開場合說出「公司的升遷根本是黑箱作業」這一類的評論。但事實上,大部分稍具規模的公司在考績、調薪、升遷上都會有一套標準的作業程序,只是大部分的員工很少去關心這個程序;另外一部分的問題是,不管這個作業程序再怎麼公開透明,勢必還是會有一部分是主管的主觀判斷,也就是主管為什麼會想要提名這個員工升任某一個更高的職等或職位?但是一樣的,很多員工沒有搞清楚這件事情。

把工作做好,只是升遷的必要條件

我也說真的,我自己倒是不會因為我的部屬在公開的場合批評公司就覺得顏面無光。不過這不是我們談論的重點,那一天吃飯的時候,我們只是因為這個故事,閒聊到了一個話題:能力的多個面向。

最近市面上出了一本很值得一看的書:《愛德華的禮物》,書中提到了很重要的關鍵:在絕大部分的時候,組織內的升遷其實都跟專業表現以外的事情有關係

邏輯上,這篇文章絕對不是說,所以專業表現和升遷無關。絕大多數的時候,專業表現是升遷的必要條件而非充分條件,翻成白話文,把工作做好是主管對員工的基本要求,如果連這一點都作不到,要得到升遷其實是很困難的,但是就算把工作做好,也不代表一定可以得到升遷,因為要談論到升遷與否,還有很多其他的因素要考慮。

《愛德華的禮物》一書中有談到一些讓人們可以在職場更快取得成功的關鍵要素,我沒有打算在這篇文章裡分享或評論這些要素,不過那一天我和昔日的同事聊到這個話題的時候,我們用了一個比較通俗的詞彙:在職場上,能力其實有很多不同的面向,專業當然是其中很重要的一環,但是其他的能力,比方說人際溝通、同理心、團隊合作、向上管理...也都必須要磨練到相當成熟的地步,員工才比較有機會在職場上有更好的發展

不是拍馬屁就能升遷,而是學會「管理老闆的期望」

想像一下你自己是單位主管,你有兩個部屬:能力比較強的A君和能力稍差的B君。

無論你交代什麼工作,二個人都能如期地完成:每一次你把工作分配給A君,他都會問清楚績效要求標準以及最後完成期限,問完以後他就會著手進行工作,他知道你身為主管的工作很忙,所以他會盡可能地在不煩你的前提下進行他的工作,到了要完成的期限之前,他從來不會主動告訴你現在的進度如何,但是到了最後一天,他永遠都可以把工作完成,交出一張漂亮的成績單。

如果你把工作交給B君,他會先擬定一個可能的進行方式和時間表,問你這樣子可不可以,然後他會在任務進行的過程中訂定幾個檢核點,每隔一段時間主動向你報告現在的進度,確定他在處理任務的過程是符合你的預期的,如果遇到一些爭議項目,他可能會不敢自己作決定,所以他要花一些時間向你報告問題的起因、詢問你的看法、聽取你的決策,然後他才能放心地繼續下去,到了最後,他也可以把工作完成。

很明顯地,B君的工作效率不如A君,而且把案子交給B君的話,身為主管的你必須多花一些時間關切這個任務的進度,才能順利地完成工作。但是偏偏,大多數的主管喜歡B君,對於一個要對最終結果負責的主管來說,沒有人會喜歡把一個工作交給一個部屬,然後到了最後一天才一翻兩瞪眼,在那之前我們都不知道進度和狀況,也所以,很多時候即使B君的能力比較差,主管都還是會給B君比較好的績效成績。
 
但是很有趣地,我看過很多次類似的狀況,我們如果當人家的老闆,我們喜歡像B君一樣的部屬;可是我們同時也在當人家的部屬,卻經常扮演A君的角色。我自己年輕的時候也不例外,我有過好幾次經驗,老闆來關切任務的進度,而我心裡卻非常不服氣,因為我認為:「急什麼急?時間明明又還沒有到...」
 
這只是一個簡單的例子,用來說明一件很重要的事情:把工作做好當然是最重要的事情,但是在把工作做完的過程中如何管理自己的老闆的期望,顯然也一樣重要

專業能力決定你會不會被淘汰,其他能力決定了你是否有更好的發展 

在中國人的文化中,員工很容易會認為那些得到升遷的人都是「放下手邊工作不作、只會在老闆跟前拍馬屁或是跟同事搞小圈圈」的人。我不喜歡這種論點,因為這種歸因很容易讓自己陷入一種懷才不遇的氛圍當中,對職涯毫無幫助;我曾經有過一任老闆提醒過我:「那些在公司裡身居要職的人,其實都一定有他們的本事;如果你真的看不出來他憑什麼坐在那個位子上,那你恐怕更要小心他...」很多年以後,我發現這個說法很正確。只是大部分的時候時候,我們會有自以為是的「理想」,認為把工作做完、不用花時間跟老闆打交道或是跟同事建立私交,而且堅持這才是正人君子所為。

真是錯得離譜。能力,絕對不是只有專業而已;相反地,能力有很多不同的面向,把工作做好也許是當中最核心的部分,但是如何管理自己的老闆、管理自己的同事、管理自己的部屬、以及管理你自己,則是包圍在核心以外的其他能力。在職場上,核心能力決定你會不會被淘汰,但是核心以外的能力則決定了你會不會得到更好的發展

最後說一個亂七八糟的網路故事當作結尾。網路上流傳一篇顛覆意味很重的文章,談到岳飛的故事:岳飛是南宋名將,當時金國南下宋朝,連續擄走宋徽宗與宋欽宗,而後繼位的則是宋高宗。岳飛帶兵打仗非常擅長,屢屢擊退金國來犯,後來還上書要求增兵北上一舉擊敗金國,以順利迎回宋徽宗與宋欽宗...呃...這兩人如果回來,宋高宗的大位還要不要坐?後來的歷史大家都知道,岳飛被朝廷的12道金牌從前線火速召回,然後以莫須有的罪名被殺。網路上流傳的這篇文章直指秦檜充其量只是個企圖從中獲利的弄臣,真正想要除掉岳飛的則是宋高宗本人。

我不知道網路上這篇說不定是以訛傳訛的文章在歷史上的學術意義為何,但是想一想,其實也真的有那麼一點說服力。帶兵打仗肯定是武將最重要的專業能力,但是不能作到向上管理、也不能和同僚維持關係,在古時候可是會有殺身之禍的。(相關文章:狡兔死,走狗烹:領導者必修的組織政治課

換成在現代的企業組織中,就算不會因此丟掉性命,但想要光靠專業技術就要出頭,也真的不是一件容易的事情呢!

延伸閱讀 /

  1. 「值得信任」比「能力強」更重要,三招讓你成為老闆信賴的紅人!
  2. 績效好、能力強,為何升遷的不是我?別氣餒!真正的原因是這3個......
  3. 為什麼升遷的不是我?破解老闆的評分標準
  4. 不做向上管理,再努力,滿分也只有70分

(本文出自於《萬惡的人力資源主管》,原文請點此。)

圖片來源 / Niels Linneberg via Flickr, CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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