無論你在職涯階梯的哪一層擔任主管，你都會結識他人，而且是很多人。結識的地點可能在會議上、活動中，或在社交場合。無論是哪種情境，你都需要介紹自己是誰，從事什麼工作，以及別人為什麼應該關注你。
就像所有優秀的生意人一樣，建立人脈是你的天職。但是，你準備好了嗎？
根據Kellogg學院創新與企業家學臨床教授、同時也是《你的故事是什麼？》（What's Your Story?）一書作者Craig Wortmann的觀點，把你的故事整理好，會讓潛在夥伴相信你是很棒的合作對象和可靠的合作夥伴。
Wortmann根據自己20多年的銷售與企業家學經驗，提供有關如何通過準備好建立人脈的談話內容，將專業場合變成一個良機的訣竅。
準備你的電影預告片
初次認識時，許多人首先問到的問題經常是：「你從事什麼工作？」雖然我們多數人回答過這個問題不下千百萬次，但我們卻未必想過這個問題是介紹自己的大好機會。
「毫無疑問，這是你人生中最常被問到的問題。」Wortmann說。然而，許多人從沒有花時間為這個基本問題想好答案。一個清楚、簡潔、有說服力的回答，有助於其他人對你和你的動機產生共鳴。 「為何不藉此機會說些讓人感興趣的事？」
除了說出自己的職業，例如「我是會計師」，不妨再加一句簡潔有力的短語。當Wortmann最近成立的公司開始運營時，他的電影預告片變成：「我經營一家名叫Sales Engine的公司。我們幫助其他公司建立並調整它們的銷售引擎。」他用兩句話說明了公司的名稱、自己的職位，以及業務的性質。
Wortmann稱之為「你的電影預告片」，是與潛在客戶或投資人進行初次討論時可以使用的便利工具。你也可以適當地調整你的預告片以應對不同的場合。如果你是一個教育顧問， 你可以準備一個不想談工作時用的社交版本和參加教育會議時建立人脈用的專業交流版本。
「重點不在於你回答的長短，而在於它所用的場合。」例如，底特律公立學校的教育總監，對於某些細節就會有不同的理解度與關注度。
在合適的時間，出於合適的原因，說合適的故事
Wortmann指出所有企業領導者都應該準備好四類故事：成功故事，失敗故事，趣味故事和傳奇故事。 他說，這些故事必須簡明扼要，在合適的時機說出時，可以顯示個人特質，揭示你做為領導的能力，或是展現你的氣魄。
「講故事是一門學問，先掌握故事精髓，去蕪存菁後變成商業利器，然後在適當的時候呈現出來，」Wortmann說。
不過，針對特定情境選出一個最好的故事並不是信手拈來那麼容易。 在你和潛在客戶面談時，說說失敗的故事可能要比成功的故事效果更好。「這麼做能顯得你很謙虛，你很好學，而且是很好的合作對象。」
而當你已經爭取到客戶、但還在贏得其信任的階段時，成功故事就可以派上用場。 在你開始與客戶建立交情時，告訴他們你如何幫助其他客戶完成同樣的程序可以增強客戶的信心。
其他的故事有其他的用途。Wortmann認識一位執行長，他總愛講一個特別「好笑的失敗」故事來強調問好問題的重要性。該執行長說，他曾經花一整個暑假的時間，通過某全球消費者包裝產品公司的某位聯絡人，培養一個難得一見的機會。在與對方第十四次通電話時，他開始感到不耐煩。當他終於開口詢問聯絡人，她的公司何時要簽約時，她才告訴他她是實習生。
「她謝謝他讓她在那個暑假學到了很多東西。原來她根本就不是潛在客戶，不過是個大學生而已。然而他竟沒問過她，」Wortmann說。
「做好準備」，更有效率地建立人脈
「在任何建立人脈的場合中，你可能會結識五個對你的事業有幫助的人，」Wortmann說。你的工作是找出這些人，說出事先準備好的答案，如果他們無法幫助你實現目標，你就要另外尋找其他對象。
有效地開始或結束與他人的談話需要練習和計劃。 Wortmann建議將談話想像成四個前進檔和一個後退檔。
第一檔，閒話家常並且做好後退的準備
憑藉讚美活動很成功，並表示自己期待結識很多人，這樣簡單的幾句話就能為你的對話建立一個「出口」。
第二檔，交換彼此從事何種工作的信息
這是你播放個人電影預告片的完美時機。
第三檔，說出更多關於自己工作的信息
但注意不要對自己熟悉的話題滔滔不絕，這是一般人常犯的的毛病。切記：少即是多。
第四檔，更深入的挖掘
並且決定你交談的對像是否對你的事業有益，是否是能幫助你的人，或是你可以幫得上忙的人。詢問他們對你主要關切的某些事物有何看法。他們的回答可能顯現你如何從彼此的合作中獲益。
在這些階段中，如果你發現交談的對象讓人感到非常愉快，但與你的事業格格不入，就要換到後退檔，也就是你稍早時建立的出口，巧妙地提醒對方你來這裡的目的是要結識很多人，然後向他們道謝、握手，繼續尋找下一個對象。
「人們對這種做法猶豫不決，因為這會讓他們覺得自己很粗魯、像在做買賣，或是不近人情，」Wortmann說。 「我認為事實剛好相反。這樣可以節省每一個人的時間。」
問出其不意的問題
提出人們意料之外的問題是一門高深的學問，Wortmann將它們形容為「從別人的視角來看事物」的問題。如果你有備而來，你的問題可能會讓人思索、分析，並分享他們真實的感覺。
針對未來可能出現的問題和解決方案來設計問題。例如，詢問某人在可能的情況下，今年要做出哪三大改變，這樣的問題就可能向你展示此人有多少的遠見。
「這些問題必須出於你天生的好奇心，」Wortmann說。「我真的很想知道成功的商務人士如何回答這類的問題：『如果你的公司失敗會怎樣？你會有什麼感覺？你會怎麼告訴別人？』」
不過，在提問這些重要問題時，不妨記住幾件事。首先，你需要贏得提問的權利。諸如「你希望你未來度過怎樣的人生」這樣的問題，在交談十五分鐘後提出來就順理成章，而在交談十秒後提出就顯得突兀。
另一項建議是，給高難度問題加句開場白，例如：「我來請教一個格局較大的問題…」，或是「這問題可能有點太廣泛，但是…」，可以讓人有心理準備。這些開場白向人預告即將提出大問題，減緩它的衝擊性。
最後，要知道你提出的有些問題可能不了了之。畢竟，不是每個人都願意接受剛認識的人尖銳提問的挑戰。但是，Wortmann說，碰釘子也沒關係。
「勇於冒險。這比在建立人脈的場合中當個不起眼的平庸人物要好的多。」
（本文原刊載於Kellogg Insight，經凱洛管理學院授權轉載，原文請點此）
