面對跨部門會議一片死寂的狀況，主管或主持人必須主動打破僵局，避免會議淪為單方面報告或浪費時間。根據亞馬遜（Amazon）的實戰經驗，主持人可以採取以下具體策略來活絡氣氛：
運用「沈默」與「書面閱讀」建立共識
- 先閱讀再討論：在會議開始時，不要急著要求大家發言，而是先留出 10 到 20 分鐘的時間，讓與會者閱讀一份結構完整的備忘錄（Memo）。這能確保每個人對議題有相同的資訊基礎，減少因為「沒準備」而不敢發言的焦慮。[2]
- 利用沈默作為思考緩衝：當你拋出問題後，若現場一片沈默，不要急著自己填補空白。適度的沈默能給予參與者思考的時間，讓他們整理邏輯後再開口，這比強迫發言更能得到高品質的意見。[2]
透過結構化引導打破沈默
- 點名式邀請：若會議中總是少數人獨占發言，或大家都不敢開口，主持人可以採取「點名」的方式，針對特定部門的專業領域進行詢問。例如：「關於這個專案的時程，行銷部的看法是什麼？」這種具體且指向性的問題，能降低參與者的心理門檻。[4]
- 分組討論法：如果會議人數較多，可以將與會者拆分為 3 到 5 人的小組進行討論，再由各組派代表彙整意見。這種做法能減少在大庭廣眾下發言的壓力，讓較內向或跨部門溝通經驗較少的成員，有機會在小團體中先表達想法。[3]
