4步驟打造高效能會議！省時又提高參與感

如何開一個成功且有意義的會議？日經bp網站專欄作家高橋俊樹認為，會議召集人若能在會議前，依照以下4項要點逐項準備，便能有效避免會議流於表面、變成枯燥且無謂的例行公事 。

步驟一：決定具體的討論主題

首先，決定開會的主題，愈具體越好。如果主題抽象、漫無邊際的話，討論時容易產生不相干的意見，偏離議題中心，難以統整出真正可用的想法。

步驟二：設定會議目標

決定好主題後，必須設定出會議預定達成的目標，例如：解決某個問題、完成一項提案等，避免模糊不清的目標設定。要注意的是，必須確認這個「目的」是否真的有必要開會，避免抱著：「總之先把大家集合起來再說」的想法，導致互相浪費時間。

步驟三：確認參加者人選及工作分配

對的會議參與者，才能真正有助於達成會議的目標，一定要慎選與會議主題確切相關的參加者，同時向他們傳達明確的工作任務。如此一來，不僅可提升參與感，也不必在會議開始時，才臨時決定每個人的職責，既可節省時間，也能避免匆促劃分職責下引起紛爭。

步驟四：準備會議流程表

會議的流程表應包含：會議主題、會議目的、會議目標、會議時間、參加人員、會議的細項及時間分配、參加人員的職責及會議前應準備事項、必要資料等。並注意會議的時間不可過於冗長，導致參加者的注意力無法集中。此外，通知會議時，最好親自將資料送到參加者手中，若使用郵件通知，對方可能因忙碌而忽略。