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4步驟打造高效能會議!省時又提高參與感

2019-11-23 06:30:50
Managertoday
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如何開一個成功且有意義的會議?日經bp網站專欄作家高橋俊樹認<wbr>為,會議召集人若能在會議前,依照以下4項要點逐項準備,<wbr>便能有效避免會議流於表面、變成枯燥且無謂的例行公事 。</wbr>

如何開一個成功且有意義的會議?日經bp網站專欄作家高橋俊樹認為,會議召集人若能在會議前,依照以下4項要點逐項準備,便能有效避免會議流於表面、變成枯燥且無謂的例行公事 。

步驟一:決定具體的討論主題

首先,決定開會的主題,愈具體越好。如果主題抽象、漫無邊際的話,討論時容易產生不相干的意見,偏離議題中心,難以統整出真正可用的想法。

步驟二:設定會議目標

決定好主題後,必須設定出會議預定達成的目標,例如:解決某個問題、完成一項提案等,避免模糊不清的目標設定。要注意的是,必須確認這個「目的」是否真的有必要開會,避免抱著:「總之先把大家集合起來再說」的想法,導致互相浪費時間。

步驟三:確認參加者人選及工作分配

對的會議參與者,才能真正有助於達成會議的目標,一定要慎選與會議主題確切相關的參加者,同時向他們傳達明確的工作任務。如此一來,不僅可提升參與感,也不必在會議開始時,才臨時決定每個人的職責,既可節省時間,也能避免匆促劃分職責下引起紛爭。

步驟四:準備會議流程表

會議的流程表應包含:會議主題、會議目的、會議目標、會議時間、參加人員、會議的細項及時間分配、參加人員的職責及會議前應準備事項、必要資料等。並注意會議的時間不可過於冗長,導致參加者的注意力無法集中。此外,通知會議時,最好親自將資料送到參加者手中,若使用郵件通知,對方可能因忙碌而忽略。