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讓部屬和你一樣充滿動力!主管做這9件事,才能激勵團隊做到最好

2016-01-23 授權轉載 知識家
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「你如何激勵你的新創團隊並讓他們好好發揮?你如何創辦一間具有這種文化的公司?」這個問題最早出現在Quora問答網站上,創業家Michael Wolfe則回答了這個問題。

Michael Wolfe認為,這個問題很常見,尤其對新創公司來說,身為一間新創公司的創辦人,你的生活很可能圍繞的都是工作,甚至是常常三更半夜起來繼續拼命,但你很可能會懷疑,你的團隊夥伴,不會像你這樣拼命,你試著問自已:「為什麼他們不能像你這樣?」

會這樣的原因,Michael Wolfe認為大概有以下幾點:

1.他們並非這間公司的創辦人
2.他們不佔有這間公司的股份
3.他們不像你這麼瞭解公司
4.他們對公司的情感跟你不同

所以,你永遠也無法讓你的團隊夥伴或部屬跟你一樣,但Michael Wolfe認為,你可以做的事情還有很多,要激勵他們表現出最好的一面,Michael Wolfe提出了9個要訣:

1.給每個人適當比例的股份

你不需要給每個人很大比例的股份,但給出股份至少能夠讓他們能夠為了公司的目標一起往前邁進。給予股份最大的目的除了激勵他們之外,他們也會了解到,隨著公司的不斷成長,他們能夠獲得更多的回報。

2.分享公司的大小事

許多人無法對創辦人的想法感同身受的原因之一在於,他們對於公司很多地方都不了解,所以一旦你不斷地分享資訊,隨著他們了解的更多,他們也會更容易參與決策。Michael Wolfe認為,你必須確保他們都了解你所知道的東西。

3.要足夠真誠而且容易接近

關於這點,你可以試著跟部屬分享你身邊的大小事,總之,不要讓他們覺得你難以接近,要能坦承且願意分享。當你開始這麼做,這足以幫助你建立與團隊之間的信任感,同時還能幫助你與部屬之間建立連結。

4.訴諸願景

領導者應該向人們訴諸願景,訴說現在的努力能夠帶來什麼,當團隊夥伴們開始了解後,也會願意更努力付出。願景就像是一間公司的夢想,是最終要達成的目標。

5.對你的團隊成員有所瞭解

例如他們平常除了工作之外都做什麼?他們的個人目標與事業上的目標分別是什麼?同時,也應該向他們訴說,在團隊裡面的工作能夠如何幫助他們實現這些目標。

6.促使團隊間交流更順暢

例如可以定期舉辦happy hour,或是當團隊有好表現時,就來個聚餐。比起對老闆,部屬更重視的是與同事之間的交流,而新創公司的領導者應該要能夠讓部屬交流順暢。

7.專注在目標上

領導者應該致力於達成目標,也因為如此,所以新創公司的領導者應該努力幫部屬排除困難,例如,問問他們遇到了甚麼難題?是否需要更好的工具協助?找到這些問題後解決它。

8.給予部屬工作上更大的彈性

也許有些人適合在家工作,也許有些人在晚上會更有生產力,所以當領導者可以在工作的安排上更有彈性,他們也會更願意工作、生產力也會更高。

9.看看自己哪裡可以做得更好

Michael Wolfe認為,如果部屬無法獲得激勵,最大的問題是領導者,也就是新創公司的創辦人,所以身為領導者應該努力找出可以改善的地方,可以用的方法包含一對一聊天面談,總之,盡可能地讓自己做到更好。

延伸閱讀/

帶人先帶心!想激勵部屬你得先做到這二件事

Simon Sinek :偉大的領導者如何激勵行為

主管這樣做,部屬各個為你衝鋒陷陣,激勵部屬的8個秘訣!

(本文授權自「知識家」,歡迎加入「知識家Facebook」

圖片來源/Simon Blackley via flickr, CC licensed
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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