部門會議上，業務經理交辦了一項工作給部屬，部屬問：「這項工作什麼時候要完成？」經理答：「愈快愈好！」多數主管對於工作期限該如何制定，經常只是隨口敷衍部屬，事前既沒有自行評估設想，過程中也不曾追蹤詢問提供協助，結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間？《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的3項要領：

主管交辦工作前，3原則估算完成時間

首先，主管可根據過去經驗推算，預估完成類似工作所需時間；若是遇上沒有相關經驗時，可以詢問有經驗者的意見，判斷可能需要的時間。

其次，判斷該項工作時間是可變動的，還是固定的。判斷的標準在於，事先確認有哪些可運用的資源（人力、物力、財力），比如說，有些工作可藉由追加人手或外包，來縮短工作時間，但也有些工作完全無法假手他人，則需安排更多時間，確定能夠及時達成目標。

最後，每項工作都要預留緩衝時間，以因應臨時的變化，若是共事的成員或利害關係人比較多的工作，必須保留更多緩衝時間，讓負責的部屬有時間進行溝通，加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間，就可避免對部屬提出不可能的要求，或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後，3技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後，主管可運用以下3項技巧，設定工作期限，有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次，定期溝通：《交辦的技術》作者小倉廣建議，可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時，可由部屬主動提出日報表與團隊分享，避免一天到晚追問，造成雙方關係緊張；等到一周一次的定期面談時，再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務，設立中程期限：遇到龐雜的大任務時，主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務，從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如，將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務，再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度，決定討論工作的方式：對於能力成熟的部屬，採取放任形式；對於能力尚未成熟的部屬，從旁給予強烈的指示；對於有能力但動力不足的部屬，則要加強精神上的鼓舞；對於有熱忱卻能力不足的部屬，就必須多給予工作上的指示。

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資料來源 / 《交辦的技術》，大樂文化

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