Managertoday 經理人

企畫案只寫 5W1H 不夠!掌握這 8 個重點,老闆、客戶才會聽你的

2019-11-12 09:15:26
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-K6DlFlW1XG8/V2pWYjTk4UI/AAAAAAACr9I/jWjc7LiBb20RMBPbhno8xtryapvOLt5xgCKgB/s1280/5W2H1T1E.jpg
想要將你的想法與觀點完整地向溝通對象傳達時,必須透過「企畫書」來達成溝通的目的。可以說,企畫書就等同於一部說帖,在現代商業行為中扮演成交催化劑的角色,

想要將你的想法與觀點完整地向溝通對象傳達時,必須透過「企畫書」來達成溝通的目的。可以說,企畫書就等同於一部說帖,在現代商業行為中扮演成交催化劑的角色,其重要性不言而喻。

製作企畫書前,必須先確認「閱讀這份企畫書的對象誰?」以商業企畫書而言,通常提案人就是撰寫者,閱讀與溝通的對象是客戶,公司高層則是負責核可與把關的角色,因此提案人的任務便是將客戶的需求與想傳達的溝通目的結合在一起,然後再用以下 7 個步驟進行企畫作業:

點圖可放大

圖說明

1. 掌握問題本質:

若是無法釐清問題的本質,後續的討論與作業都將淪為浪費時間。例如,想知道造成台灣與日本兩地在通訊上,語音與簡訊傳輸量巨大差異的原因時,就必須從法規、傳輸費用與上下班通勤時間逐一比較分析,才能知道造成差異的原因所在。

2. 前置作業:

配置專案人力,確認所有資源都已到位,並將蒐集到的訊息與資料進行分類與加工。

3. 研究分析:

從訊息與資料中,找出解決問題的方法與可行性。

4. 提出假設與解決問題的方法:

擬訂解決問題的策略與步驟。

5. 討論與驗證:

以團隊智慧對解決方案做最後檢視,自我質問「如果不這麼做的話,會怎麼樣?」「如果採用 B 方案來做,會不會更能解決問題?」

6. 整合:

將策略、方法與執行的細節結合成一套系統性的論述。

7. 修訂:

檢驗企畫案是否可行,如果發現新的問題,就要對原案再進行修訂。

上述 7 個步驟,可在製作企畫書流程中彈性運用,專案經理人可視情況或依內容的重要性適時介入,提供方向性的引導、補充意見,並激勵團隊士氣,產出一份可讓客戶信服的企畫案。

接下來,就進入製作企畫書的階段,可分成「概念化」與「模組化」兩種不同思考層次。思考問題解決方法時,通常是先有 In 的概念(例如,知道汽車引擎的運作原理與機制),才能掌握 know-how,知道 Out 的產出模式(例如,製造一部汽車引擎所需要的原料、模組套件與組裝方法)。

企畫書的架構也是如此,可從 5W2H1T1E 概念進而產生模組化的構成要素(element),並以Target(目標族群)為核心,涵蓋人事時地物等八大要項,將原始構想中模糊不清的部分,加以釐清並具體化:

5W:Why(原因與背景)、What(內容)、Where(地點)、When(進度)、Who(執行者)
2H:How(方法)、How much(經費)
1E:Effect(效益)

點圖可放大

圖說明

有了 5W2H1T1E 概念後,就可以將這些概念轉換成企畫書的大綱與架構,而 5W2H1T1E 概念也正是企畫書呈現時的出場順序。

延伸閱讀 / 優秀的提案只需要一頁A4!好讀又好懂,老闆才會聽你的