每天有好多e-mail要回、光是撥電話聯絡就耗去許多時間和精力，真正有空處理事情時，又接近下班時間了，「今天又得加班了！」每天被例行事項淹沒的你，最需要的效率工作法則是「標準化」。

「標準化」除了可用於心理狀態的調整，應用在處理事務上，更能發揮強大效用。每個人每天從事的工作，大致可分為兩類：

A.不需要用頭腦的「例行作業型」，例如回覆e-mail、製作文件、電話連絡、填寫報表等；

B.必須用頭腦的「思考型」工作，例如擬定企畫案、經營策略、人事考核等。大部分商業人士，其實有70%～80%的時間都在處理「例行作業型」的工作。

因此，為「例行作業」建立一勞永逸的標準流程，徹底單純化、步驟化，直到不需要腦力、毅力、記憶力便可迅速完成，甚至交給別人也能有一定程度的產出，將省下來的時間投入在「思考型」工作，正是頂尖商業人士的成功之道。

仔細探尋你的工作，將所有可標準化的工作建立架構，能夠不用思考的事，就別花時間思考，就可以將時間、精力投入在更有價值的事物上。

1.時時都在收e-mail

處理e-mail應以「盡量減少收送e-mail的時間」為最高原則，將收發信的時段固定，並將信件集中處理，避免無謂的時間浪費。理想的收發信模式應為「上午花10分鐘收信，先簡單處理，下午再詳細回覆」。

要在10分鐘內處理完所有信件，首先得先區分信件的重要性：先刪除廣告信，再將每封信依內容的輕重緩急，區分為A、B、C三級。重要性最高的A級，必須立即回覆，並以「一行通知」做好「告知收到」（例如「了解，下午3點我會跟您詳細說明」）。

接著將信件置於收件夾中，等下午處理完後，再移到「任務完成」資料夾。至於B、C級郵件，則統一收到一個「待處理」資料夾，等下午有空時再一併回信。

同樣地，回信也應選擇下午一個固定時段集中處理，例如利用每天下午3點～4點，專心回覆各種需要詳細解說的信件，之後就不再處理信件。最差的信件處理模式就是「隨時收、隨時回」，導致工作時段被不時寄來的電子郵件切碎，難以專心做事，反而喪失效率。

2.回覆e-mail花太多時間

將e-mail分成3個階段處理，能達到最快速度：
a.每封信只讀一次。反覆閱讀同一封郵件，是毫無產出的時間浪費；

b.思考回信內容，判斷不超過5秒。多數情況，只要參考手邊的資料做回覆即可。即使當下資料不足，也只要先告知對方，暫不做判斷也沒關係；

c.回信內容在20行內結束。大部分e-mail軟體一頁只能顯示20～30行文字，再多就要捲動頁面，回信在一頁內結束，不僅可鍛鍊言簡意賅的能力，也能減少對方閱讀的時間與麻煩。

3.混亂的一周工作規畫

工作效率高手都有一套固定的工作模式。在反覆演練中，找到最適合自己、最能有效運用個人能力的模式，就像在工作過程中尋找固定動線一般，為自己創造熟悉的工作捷徑。

要建立起固定的工作模式，可從一星期的行程規畫做起，規定自己星期幾應該或不該處理哪些事，久而久之形成習慣，節省行程安排的思索時間。例如：

a.星期一不安排任何會面：星期一會面的事前準備，必須於上星期五完成，若臨時有變動，也無法於周末聯絡，很可能會導致周一開工便手忙腳亂。而星期一是思索當周行程安排的最佳時間，若一開始便火力全開，最後一定會累得喘不過氣；所以若事前做好安排，便能過得從容。

b.星期三作為洽公、會議日：星期三最適合積極洽公與開會，因為不但有前半星期的準備時間，更有後半星期得以處理突發狀況。

c.星期五檢視本周行程、做下周準備：星期五時，對本周發生事件依然記憶猶新，所以能經由檢討，為下周做出更好的時間規畫；而盡量事先做好下周的準備工作，更能無憂無慮地享受休假。

4.超過一頁的報告

針對書面報告的撰寫，美國前總統雷根（Ronald Wilson Reagan）曾說過：「將結論整理在開頭第一行，之後再寫理由，最多3項，若還有進一步報告的，請另外準備資料。」

英國前首相邱吉爾（Winston Churchill）也曾說：「如果是只有1頁的報告，我一定會好好看，若是超過1頁，我會請祕書直接丟進垃圾桶。」大人物或大老闆都很忙，沒時間詳閱讀，若非一目了然的內容，他們一概不看。兩位歷史人物的說法，正好符合現代商業文書撰寫時的3個原則：一行結論、三行說明理由、必要時附上參考資料。

5.來自工作環境的干擾

有時候，員工做事不專心，問題可能不在員工身上，而是工作場所的環境條件所致。

當辦公室有隔間時，若非必要的問題，員工不會互相討論；但在辦公桌並列的場所，很容易導致員工相互交談小事、私下聊天；突如其來的電話，也促使員工不得不放下手邊工作，開始處理其他業務。

吉越浩一郎在任職日本黛安芬社長期間，除了將辦公室「個人隔間化」，還導入「加油時間」制度，規定午休後的兩小時內，禁止員工對話、接電話及外出，只能在座位上專心做事，創造了一個「可以集中精神的工作環境」。

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