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你被例行事務淹沒了嗎?這 5 件事,不值得你浪費時間!

2019-11-17 05:53:30
Managertoday
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每天有好多e-mail要回、光是撥電話聯絡就耗去許多時間和精力,真正有空處理事情時,又接近下班時間了,「今天又得加班了!」每天被例行事項淹沒的你,最需

每天有好多e-mail要回、光是撥電話聯絡就耗去許多時間和精力,真正有空處理事情時,又接近下班時間了,「今天又得加班了!」每天被例行事項淹沒的你,最需要的效率工作法則是「標準化」。

「標準化」除了可用於心理狀態的調整,應用在處理事務上,更能發揮強大效用。每個人每天從事的工作,大致可分為兩類:

A.不需要用頭腦的「例行作業型」,例如回覆e-mail、製作文件、電話連絡、填寫報表等;

B.必須用頭腦的「思考型」工作,例如擬定企畫案、經營策略、人事考核等。大部分商業人士,其實有70%~80%的時間都在處理「例行作業型」的工作。

因此,為「例行作業」建立一勞永逸的標準流程,徹底單純化、步驟化,直到不需要腦力、毅力、記憶力便可迅速完成,甚至交給別人也能有一定程度的產出,將省下來的時間投入在「思考型」工作,正是頂尖商業人士的成功之道。

仔細探尋你的工作,將所有可標準化的工作建立架構,能夠不用思考的事,就別花時間思考,就可以將時間、精力投入在更有價值的事物上。

1.時時都在收e-mail

處理e-mail應以「盡量減少收送e-mail的時間」為最高原則,將收發信的時段固定,並將信件集中處理,避免無謂的時間浪費。理想的收發信模式應為「上午花10分鐘收信,先簡單處理,下午再詳細回覆」。

要在10分鐘內處理完所有信件,首先得先區分信件的重要性:先刪除廣告信,再將每封信依內容的輕重緩急,區分為A、B、C三級。重要性最高的A級,必須立即回覆,並以「一行通知」做好「告知收到」(例如「了解,下午3點我會跟您詳細說明」)。

接著將信件置於收件夾中,等下午處理完後,再移到「任務完成」資料夾。至於B、C級郵件,則統一收到一個「待處理」資料夾,等下午有空時再一併回信。

同樣地,回信也應選擇下午一個固定時段集中處理,例如利用每天下午3點~4點,專心回覆各種需要詳細解說的信件,之後就不再處理信件。最差的信件處理模式就是「隨時收、隨時回」,導致工作時段被不時寄來的電子郵件切碎,難以專心做事,反而喪失效率。

2.回覆e-mail花太多時間

將e-mail分成3個階段處理,能達到最快速度:
a.每封信只讀一次。反覆閱讀同一封郵件,是毫無產出的時間浪費;

b.思考回信內容,判斷不超過5秒。多數情況,只要參考手邊的資料做回覆即可。即使當下資料不足,也只要先告知對方,暫不做判斷也沒關係;

c.回信內容在20行內結束。大部分e-mail軟體一頁只能顯示20~30行文字,再多就要捲動頁面,回信在一頁內結束,不僅可鍛鍊言簡意賅的能力,也能減少對方閱讀的時間與麻煩。

3.混亂的一周工作規畫

工作效率高手都有一套固定的工作模式。在反覆演練中,找到最適合自己、最能有效運用個人能力的模式,就像在工作過程中尋找固定動線一般,為自己創造熟悉的工作捷徑。

要建立起固定的工作模式,可從一星期的行程規畫做起,規定自己星期幾應該或不該處理哪些事,久而久之形成習慣,節省行程安排的思索時間。例如:

a.星期一不安排任何會面:星期一會面的事前準備,必須於上星期五完成,若臨時有變動,也無法於周末聯絡,很可能會導致周一開工便手忙腳亂。而星期一是思索當周行程安排的最佳時間,若一開始便火力全開,最後一定會累得喘不過氣;所以若事前做好安排,便能過得從容。

b.星期三作為洽公、會議日:星期三最適合積極洽公與開會,因為不但有前半星期的準備時間,更有後半星期得以處理突發狀況。

c.星期五檢視本周行程、做下周準備:星期五時,對本周發生事件依然記憶猶新,所以能經由檢討,為下周做出更好的時間規畫;而盡量事先做好下周的準備工作,更能無憂無慮地享受休假。

4.超過一頁的報告

針對書面報告的撰寫,美國前總統雷根(Ronald Wilson Reagan)曾說過:「將結論整理在開頭第一行,之後再寫理由,最多3項,若還有進一步報告的,請另外準備資料。」

英國前首相邱吉爾(Winston Churchill)也曾說:「如果是只有1頁的報告,我一定會好好看,若是超過1頁,我會請祕書直接丟進垃圾桶。」大人物或大老闆都很忙,沒時間詳閱讀,若非一目了然的內容,他們一概不看。兩位歷史人物的說法,正好符合現代商業文書撰寫時的3個原則:一行結論、三行說明理由、必要時附上參考資料。

5.來自工作環境的干擾

有時候,員工做事不專心,問題可能不在員工身上,而是工作場所的環境條件所致。

當辦公室有隔間時,若非必要的問題,員工不會互相討論;但在辦公桌並列的場所,很容易導致員工相互交談小事、私下聊天;突如其來的電話,也促使員工不得不放下手邊工作,開始處理其他業務。

吉越浩一郎在任職日本黛安芬社長期間,除了將辦公室「個人隔間化」,還導入「加油時間」制度,規定午休後的兩小時內,禁止員工對話、接電話及外出,只能在座位上專心做事,創造了一個「可以集中精神的工作環境」。

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