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打敗這10個壞習慣,重整你的生活、找回高工作生產率

2016-10-31 編譯.整理 陳書榕
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每個人都是由習慣組成的,當你允許不良習慣接管你的生活時,他們會侵蝕你的生活、你幾乎不會注意到這些事情對你造成的傷害,大大的阻礙你走向成功,正如股神華倫.巴菲特(Warren Buffet)曾經說過「那些會纏住你的(壞)習慣枷鎖,都太輕了,都輕到你無法察覺,等到你真正感覺到它們存在時,卻已經是到了難以掙脫的地步了。」

人要如何戒除壞習慣?這決定於你懂不懂得自我控制。

賓夕法尼亞大學的心理學家安吉拉·達克沃思(Angela Duckworth)和馬丁·塞利格曼(Martin Seligman)曾進行一項研究,他們在學生進入大學時,測量了大學生的智商分數和自我控制能力。四年後,他們觀察了這群學生的平均成績(GPA),發現擁有良好自我控制能力的學生,在GPA、IQ分數上,都是相對自我控制能力較低組的兩倍以上。

發展好習慣(和停止壞習慣)所需的自我控制力,也是工作生產力的基礎。《創業家雜誌》整理了以下10項最常見的壞習慣,讓所有人心中警惕,並且一起透過練習,打破以下壞習慣,藉以提升你的自我控制能力。

1.在床上使用手機、平板電腦或電腦:

這是一個一般人很容易犯的錯誤,通常在睡前使用電子產品,螢幕上所透出的藍光會影響你的心情、精神與睡眠品質,你的身體會主動降低生產退黑激素,長期累積下來你的睡眠不足、注意力不集中,就會影響工作效率。

至少在睡前一個小時戒斷電子產品症候群,把時間保留下來跟家人聊聊天、做做家務或看看書,培養充足的睡眠情緒。

2.一不注意就在網上流連忘返

許多研究指出,想要進入最好、最專注的生產狀態,大多都會需要15分鐘的集中注意力時間,但人總是很容易被一些小事分心,比方「一不小心」就點開臉書、跟朋友聊天、看看你的instagram等等。

這「小小的放鬆時間」,會使得你需要另一個15分鐘找回專注力,拖累工作效率。

3.在聊天的過程中一直想要檢查手機

超級多人容易這樣做的。但你其實應該要花更多的心力在眼前的人、當下的談話當中。沒有什麼事情會需要立刻知道、當下處理(若有,對方也會想盡辦法聯絡你),將所有精力集中在談話上,你會發現這場對話會更愉快(而且更有效率)。

4.使用許多「通知」,通知你各種事情

簡訊、即時新聞的推播,以及新信件寄入的通知,各種響鈴讓你的手機忙個不停,也使你分心。研究表明,每次的「通知」都會影響你的生產效率,你應該在固定的時間,檢查你所有的電子郵件或是簡訊,才有有更多時間專注在你該做的事情上。

5.很難學會說不

其實說「不」,比答應他人更難。而在安吉拉·達克沃思(Angela Duckworth)的研究當中,其實在面對任何事物的選擇時刻,都是對於自我控制力的一種挑戰。

你應該要考慮清楚現在的你適不適合承接新任務、給予另外一項承諾。提醒你自己,避免落入過度承諾的陷阱,讓自己每項事情都做不好。

6.不斷思考那些會對你生活造成負面影響的人

痛苦的事情,往往會比好事留在心裡更久。正如你可能總是對於讚美不屑一顧,反而對於那些批評耿耿於懷。

但其實你應該要試著讓生活充滿感謝,因為那些懂得在乎你、感謝你的親友同事們,才是值得你花費注意力的。別再把精力花在那些曾經對你充滿惡意的人身上。

7.參加過多而無用的會議

最花費時間與注意力的事情,就是無用的會議。在參加每場會議之前,都先想想「這裏需要我在場?」「我存在在這裡的目的是?」

如果都得不到好答案(或者答案只是因為你需要列席),那就趕緊離開,把時間留給更重要的事。

8. 八卦別人的八卦

八卦幾乎就是從別人的不幸當中,獲得快樂的產物。你可能覺得在聽的時候很有趣,但這種傷害別人的行為,最後都會讓你感到不舒服。與其在背地裡傷害別人,不如把時間保留下來,留給值得學習、探討的人身上,別浪費你寶貴的時間去談論別人的不幸。

9.一直都在等待,卻不行動

大多數的作家花費許多時間在構思角色、劇情架構,寫了又刪、刪了在寫,你永遠不知道一本好小說的背後,其實可能是用「角色山」推疊起來的。

就算你的行動在最後看起來是「無用」的,那你也非得動起來不可。因為沒有開始,就永遠不可能產生偉大的作品。《姊姊的守護者》作家茱迪.皮考特(Jodi Picoult)曾說過「你可以重新潤飾一篇壞的故事、章節,但你永遠無法編輯一個空白篇章。」

10.老是拿自己與他人比較

當你的快樂與滿足感是來自於比較他人與自己的差距時,那你其實就是將自己的幸福,交到他人手中。

其實你永遠不需要別人的意見、或用他人的成就肯定自己。因為你的自我價值來自內心,不管別人如何看待你或評價你,你永遠要相信,你是你自己,而不是他人口中所說的那個「好的」或「壞的」你。

資料來源 / 《Entrepreneur》
圖片來源 / pexels via CC License

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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