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讓主管一看提案就埋單!報告前必做的3件事

2019-11-14 01:24:20
Managertoday
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日常工作裡,每個人幾乎不可避免地都要跟主管報告、找主管商量,包括進度、困難、結果、諮詢、請益等等。前日本星巴克CEO岩田松雄以自己過去身為部屬及擔任主管的經驗中,說明會獲得主管激賞與提拔的理想部屬,在向主管報告時所顯露的特質。

日常工作裡,每個人幾乎不可避免地都要跟主管報告、找主管商量,包括進度、困難、結果、諮詢、請益等等。前日本星巴克CEO岩田松雄以自己過去身為部屬及擔任主管的經驗中,說明會獲得主管激賞與提拔的理想部屬,在向主管報告時所顯露的特質。

1. 報告、聯絡、商量,先從「過度服務」開始

「這個以後不需要了。」「為什麼連這個都沒有準備?」這兩句話如果出自主管的口,你覺得哪個好、哪個不好?還是看不出其中的差別?

岩田指出,部屬應該讓上司覺得「資料真是齊全,太過充足了,有些東西以後就不需要了」,而不是在被主管指責準備不充足後,才被動地增加資訊。也就是說,透過刪減的方式了解主管要的是什麼。

2. 不好的事情,分成「事實」與「判斷」來傳達

對主管來說,部屬的報告重點是提出「下一步行動」,也就是接下來該怎麼因應。然而,決定下一步要怎麼走有時候並不容易,更別說是牽涉到企業整體形象或未來發展的重大議題,如果任意交由部屬自行判斷,很可能會讓公司陷入困境。

因此,不管是報告好事或壞事,好部屬會仔細區分自己的報告是「事實」還是「判斷」。

假設客戶不滿於某件事,揚言要提告或做出不利於公司的事情,部屬如果告訴主管,「我已經先安撫過,應該沒有問題了。」這就只是一種「判斷」。如果加上「客戶為什麼生氣」「生氣的程度如何」等說明,就是提供「事實」,讓主管根據這些事實來做判斷。

岩田特別提醒主管,為了聽見「事實」,主管不可以太愛發怒。如果主管不分青紅皂白劈頭就罵:「你在搞什麼?」可能會讓部屬過於害怕而隱瞞「事實」,或是將「大事化小」。因此,「對事不對人」非常重要,發生不好的狀況時,可以對事情生氣,但是不能對造成這個情況的部屬發怒。

3. 注意、補足主管所缺乏的資訊

站在主管的立場,在決策或判斷時,資訊愈多,犯錯的風險就愈小。因此,岩田強調,要贏得主管的信賴,可以從了解主管欠缺哪方面的資訊做起,更努力地去獲取這些資訊。

一般來說,部屬會比主管更了解生產或銷售現場,因此主管便會希望資訊要盡可能地公開,甚至會非常感謝部屬告知他沒有看見、沒有注意到的部分,尤其是第一線或客戶的資訊。

除了外部資訊,主管也非常希望能更掌握組織其他部門的狀況與人脈,因此待過不同部門的部屬,就可以善用自己的優勢,為主管提供更多有用的內部情報。

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資料來源 / 《成為讓上司值得託付的部屬》,悅知文化
圖片來源 / flickr via highwaysagency,CC licensed