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員工忠誠是勉強不來的!他用這個方法,逆勢留住好人才

2017-03-18 編譯‧整理 吳硯文
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英國倫敦商學院(London Business School)2014年發表一項Y世代研究報告顯示,高達9成的受訪者在剛接下一份新工作時,就決定要在5年內離職,其中37%的人更表明會在2年內離開。負責這份研究的教育訓練總監亞當‧金厄(Adam Kingl)也指出,比起嬰兒潮世代工作者畢生會經歷1到2個雇主、X世代7到8個,Y世代工作者一生估計將擁有15到16個老闆。

面對工作者們愈來愈高的流動率,不少老闆們都為此傷透腦筋,大嘆「留才真難!」不過,管理超過1000名員工的加拿大社群媒體整合服務商Hootsuite執行長萊恩‧霍姆斯(Ryan Holmes)卻別有一番看法。他認為,既然「善變」是現代工作者的天性,領導者們與其想方設法勉強部屬維持忠誠,不如乾脆順勢而為,在組織中就滿足員工們「求變」的需求,替雇傭關係開啟另一個可能。

1.規定20%員工必須挑戰新職務

霍姆斯相信,優秀的人才多是自我成就動機強烈的人,追求成長也樂於學習,因此他訂下每年20%員工必須挑戰新職務的規定,主動鼓勵人才追求改變,輪調各部門拓展新的專業領域,讓業務人員轉到產品管理部門,或是讓行銷人員跨足到企業策略規畫。

而這個做法,的確成功提升Hootsuite員工的經驗值與工作滿意度,讓他們更願意待在這個允許他們不斷自我挑戰的環境,同時也幫助組織打破傳統結構所形成的壁壘,讓部門間合作更順暢、組織經驗散布更加快速。

2.調整中階主管的心態

對大多數主管而言,好不容易將新進人員培養到能夠獨當一面,接著卻要將他送到其他部門,然後繼續培養下一群輪調來的新手,想想實在不是件容易的事。

因此,霍姆斯將「調整中階主管心態」作為執行20%員工輪調新職務的第一個重要關鍵。Hootsuite會引導主管們將自我定位從管理者,調整成導師或教育家,讓他們理解部屬們只是畢業了而不是離開,部門流動率高也不意味著失敗,反而代表主管完成階段性任務。

特別是經常得面對大量職場新手的業務或客服部門主管,更應該將所屬部門視為組織的重要人才渠道,與其將優秀員工綁在身邊,不如從後推他一把,讓他累積更多能力,共同為組織效勞。

3.確保員工獲得足夠的資源

霍姆斯提醒,雖然優秀人才的學習動機很強烈,但是部門間的隔閡往往比想像中來得嚴重,組織必須提供輪調員工們足夠的資源,幫助他們快速融入新環境與職務,而不是如無頭蒼蠅般摸索。

在Hootsuite中,平常就會透過一些非正式的活動,例如每周下午茶時間或咖啡夥伴計畫(將同仁隨機兩兩配對成為咖啡夥伴),讓不同部門的同事們有機會一同互動,作為跨出部門舒適圈的第一步。

接著,正式的「延伸計畫」(stretch program)則允許工作者到有興趣的部門體驗新職務,藉由每周一天的「實習日」了解工作內容、熟悉環境,一旦獲得雙方部門主管同意,就可以直接「跳槽」。

霍姆斯表示,主動幫助同仁們離開原有職務的作法,對領導者來說可能有點難以接受。不過,就算公司不給員工這個機會,他們也會自己到其他組織尋找出路,還不如正視這股「求變」的天性,讓公司和員工都受惠。

延伸閱讀/

【黑立言專欄】兩倍薪水也挖不走的留才關鍵

優秀員工不斷離職,主管該如何是好?聰明老闆都會做的3個留才辦法

資料來源 / Fast Company

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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