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合作對象惹火你,該怎麼寫封mail表達抗議,又不搞砸人際關係?

2019-11-19 21:40:59
Managertoday
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當遇到部屬做錯事、窗口忽略你的要求、平行單位拒絕合作,內心已經火冒三丈的時候,該怎麼樣在email表達你的滿腔怒火,傳達嚴正的抗議和不滿的情緒,又不會搞砸事情?

不是人人都會寫email。

一般人常見的毛病,就是在一封信裡塞了太多訊息,導致對方根本抓不到重點;或是花了不少時間雕琢字句,但對方只是快速看過、確定他們需不需要回覆而已。

這件本來就不太容易的事,當遇到部屬做錯事、窗口忽略你的要求、平行單位拒絕合作,內心已經火冒三丈的時候,就變得更棘手。該怎麼樣在email表達你的滿腔怒火,傳達嚴正的抗議和不滿的情緒,又不會搞砸事情?Fast Company提供 5個秘訣:

1. 別急著寄信

當你氣到不行、大腦完全被情緒掌控的時候,請把email存在草稿匣、等兩小時後再寄出,以免寄了一些你說完就會後悔的話。更甚者,盛怒時建議你乾脆根本什麼都不要寫,也最好不要瀏覽email、以免誤讀別人的意思而回覆人家根本沒有說過的話。

2. 大聲唸出信件內容

email寫好後,坐在電腦前把信件內容大聲唸出來,如果聽起來很直接,就把文字再修飾一下;如果聽起來太過謹慎或小心,試著選用更直接的句子、直接表達你想要的是什麼。

3. 寧可多禮不要失禮

若是要透過email對不熟的人發脾氣,可以把語氣調整得更正式一些。運用所有你學過的禮數絕不會錯。

4. 直切重點

如果你寫的是一封與工作有關的email,意味著你應該效法小說家瑞蒙‧卡佛(Raymond Caver)的技巧,保持簡潔、直接,直切重點,不需要加入自己的感受或其他外部訊息。寄出信件前也可以再檢查一次,看看有哪些字或段落可以完全刪掉、卻無損這封信件的原意?

5. 有其他更好的傳訊方式嗎

寄出前,請再確認你是否希望這些訊息以email傳送?是否直接打電話或走到對方辦公桌旁,反而能更有效的與對方對話?

綜合上述五項建議,我們在此提供一篇email的範例。

記得,你必須在使用最少情緒性字眼的狀況下陳述事實,一開場就告訴他們這封email的主題、提醒他們先前曾有過的對話,同時請務必小心不要讓整封信看來過度有敵意。

這封信的情境是:你投稿了一篇文章,卻遲遲沒收到稿費,你必須寫email給編輯。你可以這麼寫:

您好,

我想確認我四月份投稿文章的稿費問題。上次您說最晚六月中就會匯款,但至今我仍未收到。

我了解您十分忙碌,如果您沒時間處理,請問我還能跟誰連絡?

感謝您的時間。

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