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公司辦活動,員工不賞光?台達電人資長:把員工當顧客經營,才是人資的價值

2020-03-30 09:33:51
Managertoday
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如果員工是人資部門的客戶,福利、人力招聘、休假津貼、差旅報銷都是人資部門的產品。台達電子人資長陳啟禎:我們應該思考的是,這些產品好用嗎?

一年到頭,企業的人資部門會舉辦各式活動,名為福利,員工不見得賞光。台達電子就曾包下棒球場,買了 700~800 張票招待員工看比賽,卻乏人問津。

台達電子人資長陳啟禎思考,如果員工是人資部門的客戶,福利、人力招聘、休假津貼、差旅報銷都是人資部門的產品。我們應該思考的是,這些產品好用嗎?

舉例來說,很多公司都有孕產婦相關福利,但這些福利有解決同仁問題嗎?為了了解孕產婦需求,他舉辦了新手爸媽的課程,教導懷孕期間與新生兒相關知識。從中,陳啟禎發現,許多孕婦的需求都沒被解決。比方說,產假有幾天、有沒有津貼;申請產假之後,寶寶提早報到時,假別該怎麼修改;各地縣市政府有哪些補助等。

他將這些問題整理成懶人包,省去準爸媽們許多麻煩。貼心的照顧,換來的是留職停薪之後回職比例顯著提高

簡化差旅申報流程,節省 80% 作業時間

另一個重視顧客(員工)的例子是,過去同事常抱怨,出差系統很難用。比方說例行性或周期性的出差,地點、行程跟之前完全相同,表單卻必須重填。或者,全部門一起出差,每個人都要填一張相同的出差單。

陳啟禎重新設計、簡化流程,從 12 步驟變成 10 步驟,像是預算在一定額度以下,原本為兩步驟的預審和核銷,只要一次即可核銷。此外,系統還能根據出差地點,推薦飯店,並集合外部機票訂購平台數據,提出機票費用預估值,利於主管審核,節省 80% 作業時間

顧客(員工)滿意度提升之後,陳啟禎活用檢視供應商能力的 TQRDC 模型,分別是技術(technology)、品質(quality)、回應(responsiveness)、交期(delivery)、成本(cost),進一步改善其他作業流程

在原模型中,「回應」指的是廠商面對客戶的問題,答覆能不能即時。換到人資單位,就是回應其他部門需求的速度。過去部門有人力需求時,要填寫增補單,但其實不需要等到增補單來了,才知道人力需求。每年 9 月會有下一個年度的預算審查,預算通過,大概就知道每一個月要補多少人。

另外,不該等到員工離職之後,才填寫增補單,而是在「提離職」的當下,就啟動人員增補。

換句話說,人力資源跟銷售需求一樣,應該可以預測。透過預測,人資就能提前準備,縮短離職到新人上任的空窗期。

智能招募系統篩選履歷,招募時間縮短 1/3

另外,供應商的「交期」當然是愈短愈好。對應到人資領域,可不可以縮短提供服務的流程?「智能招募系統」就此誕生。

過去,主管面試完畢後,針對可能的候選人討論薪水,敲定薪水後,還要向候選人確認,條件能不能接受。一來一往最短也要數天。透過智能招募系統,人資可以從履歷、經驗、相關學習專業程度,跟職缺做匹配,並直接給面試主管薪水級距的建議。

如此一來,主管在面試前就能掌握薪水大概的範圍,有什麼彈性、該怎麼檢核。面談尾聲,馬上能根據結果開薪水。平均召募時間縮短 1/3,面試準確度提升到 90%。

自從台達電從賣產品,轉型成為解決方案提供者。內部同仁,就算是人資部門,也被要求具有服務的思維。

如果還是「做一樣的事,怎麼會有不同的結果,」陳啟禎說,但只要轉換思維,把同仁當作自己的客戶,了解他們的需求,自然能找到可以做得更好的地方。