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HR 是服務員工,不是管理員工!數位轉型時代下,人資該懂的事

2019-11-12 02:12:17
Managertoday
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近來有蠻多談數位轉型的文章,但大部分談的都是資訊科技業者,講得非常專業、未來性十足,但對身為人資的我來說,看了文章後還是不懂什麼是「數位轉型」?有哪些

近來有蠻多談數位轉型的文章,但大部分談的都是資訊科技業者,講得非常專業、未來性十足,但對身為人資的我來說,看了文章後還是不懂什麼是「數位轉型」?有哪些具體方案?能解決哪些問題?

我想從企業 user 實際需求的角度來談談數位轉型。

從「出勤打卡」看數位轉型,哪些是好科技?哪些不是?

傳統的刷卡機打卡後,還要拿到人資的主機下載打卡紀錄。然而,現在手機 App 打卡已很普遍,公司不必買每台幾萬元的刷卡機,打卡紀錄也能從手機直接傳輸到人資系統,這樣企業同時掌握所有據點的員工出勤狀況。

但要使用這種方式的前提是:員工有智慧型手機!對於基層員工或外籍勞工,就不一定適合這種打卡方式,可能得沿用傳統刷卡機或用觸控式平板充當打卡機。即使用了手機 App 打卡,如果打卡紀錄不能自動上傳,還要用人工方式下載再上傳,那就不是好的科技了。

上面的例子從「員工」的需求角度來看,使用手機 App 打卡對他們有何效益?不用排隊等打卡、避免發生刷卡機感應問題、外勤人員不必來回公司趕著打卡、主管及人資人員減少查核出勤打卡的時間等等;從公司管理的角度,這種打卡方式要如何控制員工是在公司打卡,而不是在外面打卡?因此系統廠商也應該設計相關權限管控的功能才行。

符合 3 個實質效益,推動的數位轉型才有意義

到底哪些數位轉型的服務和做法,是企業端可以感覺到明顯效益的?我認為數位轉型的新科技運用,必須讓企業有「快、準、多」的效益:

一、更快:作業時間更快、反應時間更快。
二、更準:正確率更準、預測更準。
三、更多:銷售額更多、成本節省更多、利潤更多。

用更白話的方式說,除了考慮創造增加市場空間,還必須要有以下效益之一:

一、用更少的時間和人力,完成相同甚至更多合格的產出。
二、用相同的人力完成更多合格的產出。

有了以上的實質效益,數位轉型才有意義,這也是企業願意投入預算進行數位轉型的目的,否則只是花了一堆冤枉錢而已。

數位轉型時代下,HR部門的新角色:服務部門

我想先說一個概念:「員工」才是HR真正的客戶!數位轉型下的 HR 將會是「服務」員工,而不是「管理」員工。

數位轉型對HR來說,真正的需求是來自於「員工」,而不是公司管理階層。透過數位轉型所使用的科技工具,是要讓員工能夠在一個友善、正向、公平、快樂的職場中,充分發揮專長和潛能,使企業整體經營績效提升,也就是說:

數位轉型下的 HR 應該從「管理部門」轉型為「服務部門」!

十多年前我第一次接下一家跨國公司人資主管時,向一位曾經擔任世界前二大日用品企業亞洲區總經理的前輩請益跨國人資管理,他跟我說:「HR 部門最終的目標是消滅自己!」。

他用「消滅」這二個字來形容 HR 的目標,著實令我詫異,經過這些年的人資工作實踐,我倒是有另一種體悟:「HR可以做到無形」,讓公司同仁平常感覺不到 HR 的存在,一旦員工有需要的時候,HR 才出現解決問題。看起來不斷推陳出新的資訊科技,似乎真的有可能讓 HR 做到無形的境界。

能當面試官的 AI 機器人,會取代人資的工作嗎?

從 user 的角度,有時候我們看到一項新科技的出現,會發出「哇」的驚嘆,系統開發廠商也大力吹捧其產品強大的功能,但仔細想想似乎沒有太大的實用性。最近聽說已經有能夠做面試官的機器人,可以更精準地篩選應徵人才,但公司主管真的會相信採納這機器人面試的結果嗎?

我不知道未來的數位科技會研發出哪些產品,但從HR的需求來看,我認為應該要能滿足服務員工「快、準、多」的需求。

HR 的服務對象是「人」,因此應該在強大的數位科技應用上,多一點人性化的功能,才不至於讓HR的工作變得更僵化、更冷漠。在此,從員工的需求為出發點,提供幾項HR需求的看法和建議,讓數位科技開發廠商參考:

一、員工可以在自己的電腦和手機上,查詢 / 申請關於個人隱私的請假、特休、加班、薪資、調薪記錄、考核獎懲、受訓記錄、勞健保、所得稅等資料,這樣可減少傳統紙本作業的往來時間,也不必向人資人員詢問,能有更多時間專注在其工作。

二、當員工有異常的行為發生(例如遲到早退、加班過多等),系統可以馬上以溫馨的字眼提醒員工,不必由人資人員出面提醒。

三、E-learning 再進化,員工可以透過電腦和手機觀看公司人資規劃的個人化教育訓練課程,並隨時記錄提醒其執行狀況。教育訓練成效追蹤等後續作業,也可用個人化方式進行。

四、員工意見反應可於電腦和手機上隨時提出,捨棄形同虛設的員工意見箱,真正落實傾聽員工的意見。

當然一定還有很多需求有待開發,但仍然衷心期盼未來能開發出人性化,且符合員工個人化需求的數位工具,讓 HR 能逐漸轉型為「服務型 HR」!

(本文出自菲大的人資私房話