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回顧 1339 萬人的屏東燈會!黃建嘉:本來中央預期 600 萬人就不錯了

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屏東今年好夯,有台灣燈節、台灣設計展,現在的屏東聖誕節再度成為話題。回顧年初 屏東縣政府主辦 2019 年台灣燈會,17 天的燈期,最終寫下 1339 萬人次進場紀錄,打破各界想像。 「原本中央預期的是,有 600 萬人就不錯了。」台灣燈會辦公室主任、傳播暨國際事務處處長黃建嘉說。

這是屏東首度承辦台灣燈會,距他們上一次籌畫全國性大型活動,是 12 年前的國慶煙火。一個零經驗的團隊,加上地處偏遠,不被看好,是理所當然的事。

不懂燈會的作業流程、工作方法,可以向其他縣市請益,如何有效管理縣政府 24 個局處、6000 名職員,平衡各單位的工作,才是一大難題。為此,屏東縣長潘孟安成立燈會專案辦公室,指派黃建嘉為主任,授予他最高指揮權,協調、解決所有問題。(延伸閱讀:結合燈會與Pokémon GO!3大分流策略,為嘉義帶進50萬人卻不塞爆

領導者扛責之餘,還要迅速做出大小決定

辦燈會,首先要考量選址問題。黃建嘉表示,他們參訪澳洲雪梨燈光音樂節(Vivid Sydney)、法國里昂燈節(Fête des lumières)後,想效法國際,把燈會辦在「水上」,因此選定在東港大鵬灣。

黃建嘉指出,往年燈會都是一塊「四方形場地」,民眾走進去就像迷宮,很難辨認每一座燈的位置;選擇在臨水的大鵬灣,能在沿岸規畫單一動線,就能改善此問題。但大鵬灣距離市中心 30 公里,交通不便,如何讓人潮進出順暢,接駁怎麼規畫,需要思考。這方面,他們從市中心安排接駁車,避免交通打結、停車位不足等問題

其次,籌備單位涉及屏東縣政府、觀光局、大鵬灣風景管理處與一間鵬管處底下的 BOT 廠商,該怎麼做、誰要做哪些事,各方都有立場,「好幾次開會,大家都是氣到拍桌子收場。」

舉例來說,光是主燈設計,主燈要在會場哪個位置,大家意見都不同,要如何達到共識?

聽我的,我會負責,用你的意見,你會負責嗎?」黃建嘉表示,溝通時他會提出有說服力的主張;但遇到該堅持的事,不會退讓。像是一開始多數人認為應該用傳統的 12 生肖當主燈,黃建嘉認為主燈應該要跟屏東的形象有更多連結,最後選用黑鮪魚,燈會辦完之後可以留下來,不像生肖燈最後只能拆除

19 個小組、908 個任務,設警示燈機制控管時程

在一年籌備期內,為了確保流程順暢,他們羅列出 908 個工作項目,成立 19 個工作小組,如場地設施、交通運輸、志工服務、環境維護、禮賓接待,並由 3 名執行祕書與各組開會,再向他回報。

大型活動想辦得成功,仰賴每個環節緊密配合,所有工程都不能馬虎,「沒配置好燈區,就不能放配電箱,也會影響設計電路的方式、鋪木地板的工期。」他請工程師設計系統,各個工作都設定期限,時間到了,就會自動顯示「紅燈」,作為監工機制。

重視效率的同時,也要兼顧品質。比方說,所有燈區都設置椅子,且不論造型,高度都要在 50 公分以上,符合人體工學,方便年長者休息。木棧道的板子翹起,工班得立即修繕,「等到統一回報,一天結束才修,遊客可能早就受傷了。

這樣的氛圍,也影響了合作廠商的態度,為了維護全場 108 座燈,還有廠商搭帳棚 24 小時待命,燈具一有損壞,就立即修補。黃建嘉說,每個人各司其職、做好細節,燈會才能辦得好

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