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我 20 年顧問生涯,最有效的簡報方式!抓住客戶需求的 FOB 思考法

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在我過去工作的 20 年間,最有幫助的就是「顧問式思維模型」。這種思維模型讓我遇到某一種問題,就可以直接從我腦袋的資料庫,找出一種工具解決它。這有點類似麥肯錫顧問公司發展的各種問題分析工具,讓年輕的顧問針對他不熟悉的產業與公司,可以用最短的時間發展出一份研究分析報告。

所以我在微軟服務時,常會利用晚上或假日的時間,研究顧問服務部門的文件,這些部門的同事會針對工作流程中,每一個階段的工作內容,設計出各種好用的工具。而這些工具對我這種外行的人士就非常有幫助。

我記得,有一次我要和同事去桃園談一個工廠自動化的案子,但我們的團隊裡,沒有人熟悉工廠管理的作業辦法。這時公司內部的顧問服務知識庫就派上用場了,所以我在前一天晚上,花了很多時間看美國、歐洲和日本,所有關於工業 4.0 以及工廠自動化的文件與分析工具,而這些顧問工具也確實讓團隊最後贏得訂單。

在顧問或外商資訊業,通常都會有一套有結構、有邏輯的訓練思考方式,把這些資訊快速排列組合,再設計你的「簡報腳本」,就能省下不少時間。(延伸閱讀:一年講 200 場簡報!蘇書平:準備簡報像料理食物,你要有這 3 道功力

「簡報腳本」就像是電影劇本 ── 如何篩選你會用上的資料,並有效分配簡報每一頁的時間,而你就像是這份簡報的導演。

在此分享我最常用的簡報思考 ── FOB 思考方程式

FOB 思考方程式:滿足客戶高層 3 種需求

所有簡報的目的只有一個,就是讓對方採取你所希望的行動。所以,

任何商業簡報,或企業內部提案都必須「以終為始」,亦即「站在客戶及客戶老闆的角度」去思考。

我年輕時曾在外商公司 EMC 學了一套 FOB 的公式,到現在還是很受用。所謂的 FOB,即用「主管的高度」來思考你的簡報結構。 因為大部分的提案要想獲得採用,就必須通過掌握最終決定權或預算權的人同意。所以優秀的 B2B 簡報或內部企業提案簡報,必須滿足以下 3 種需求:

  1. F:財務(Finance,降低成本)
  2. O:營運(Operation,降低管理成本和風險)
  3. B:商業(Business,營收和毛利增長或市占率增加)

一家公司當中,負責財務的主管、負責營運管理的主管,以及負責商業策略的執行長(或總經理),都必須直接對公司的營收與費用負責。所以如果你的企畫案能從上面 3 種角度來說服對方,就很容易被對方所接受。

你可以從 「財務」 的角度協助客戶或主管省錢,例如透過流程降低20%的採購費用;或者透過 「營運」 角度,讓工作作業時間從 5 天縮短為兩天;又或者從 「商業」 的角度,為現有的產品與服務加值,讓營運主管成功打入東南亞市場,那麼這份簡報被採納的機率就大幅提升。

最後你只要在提案簡報的最後幾頁,搭配可預估的量化效益與價值(How Much),你的提案就會成為客戶或老闆的首選。所以我在對外部客戶簡報時,簡報檔後半段都會加入 FOB 的說明,增加說服力。(延伸閱讀:讓簡報從陽春變精美!簡單 5 步驟,給你質感範本,免費下載、直接套用

在 2C 的消費性市場也適用嗎?

我這邊另外舉一個保險業的案例,如果我今天是保險業務,我要如何運用 FOB 思考來設計我的簡報?

「商業」 的角度,你協助客戶透過投資型保單做財務投資規畫管理;接著從 「財務」 的角度,可透過保單協助你的客戶節稅,或者當他住院的時候,可以透過這張保單讓他節省住院醫療費用;最後從 「營運」 的角度思考,如何透過保單協助保戶降低家庭生活風險。例如,當客戶家裡重要的經濟支柱發生意外時,這份醫療保單或壽險保單是否可保障並維持他的經濟狀況。

如果今天你的保戶還是一個企業主,還可以從團險的角度去協助客戶規畫他公司員工的團保,相信聽者會覺得你很專業,因為你提供了一套完整的保險資產配置解決方案。

當你蒐集完所有的資料後,你可訓練自己用 FOB 把資料「歸類與分組」,並且把客戶的問題用財務、營運、商業快速分組。這樣一來,簡報架構的主要訴求就會浮現在你的腦海了。 因為你現在已清楚模擬簡報對象遇到的問題與挑戰。接下來你可以根據資料的重要性或可靠度篩選,避免過多的資料成為簡報觀點的雜訊。

FOB 思考方程式:從商業、財務、營運面思考客戶遇到什麼挑戰。

綜上所述,

在簡報的開始,你必須透過有效的破題技巧,把你想要傳達的主要訊息和簡報對象連結,並針對他遇到的問題提出解決方案,對方就會有興趣聽你說。

當你透過 FOB 找出次要痛點,就可以針對這 3 個痛點找出數據和事實,來強化簡報架構。

(本文整理、摘錄自《我在微軟學到的模組簡報技術》,大是文化出版)

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