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和主管的意見不同,你敢說出口嗎?最好的「向上管理」,該這樣表達

2020-08-09 21:41:02
Managertoday
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和主管的意見不同,該說出口嗎?許多人認定自己一定要接受主管或其他部門的意見,然而相對於給予「假信心」,誠實提供意見的人對公司來說更有價值。

你曾經反駁過你的主管嗎?如果沒有,肯定不是因為你覺得老闆都是對的。更接近現實的情況也許是,反駁主管的壓力,讓你難以開口。面對階級高、權力高的人,你往往說話前會斟酌再三,尤其當彼此有利害關係時,像是你的主管或客戶,更擔心一不小心踩到地雷。

經理人月刊 第 187 期

不過,在職場上奉承上意,多陪笑臉,真的能幫自己加分嗎?

向上管理,向下管理》作者蘿貝塔.瑪圖森(Roberta Matuson):主管沒有喜歡永遠都說好的人、都說好的人升遷比不一定快。想像一下,公司提出一項新服務的點子,詢問同事們的意見,每個人都做出違心之論說:「這一定會熱賣!」,只有一個人認同之後,拿出過去蒐集的顧客意見,建議根據他們的習慣,再完善幾項細節,市場反應會更好。結果公司還是決定上線,沒想到慘遭滑鐵盧,相對於給予「假信心」的同事,誠實提供意見,而不是一味認為「主管說得對」的人,對公司來說更有價值。

針對可能質疑沙盤推演,先準備好攻防策略

工作者的心態,也決定了他會不會表達自己的意見。《成熟大人的吵架技術》作者和田秀樹觀察,許多人認定自己一定要接受主管或其他部門的意見,所以一開始就不堅持自己的想法,當下遇到質疑更容易緊張、退縮,告訴自己既然最後都是對方說了算,那又何必浪費口舌,這些事前幻想的情況,只是徒增預期性焦慮。

「不試試看怎麼知道?」和田指出,這是調整這種心態的最高準則,要打敗焦慮,可以試著模擬報告的情境,自問自答「如果問到為什麼要花這麼多錢,要怎麼回答?」「如果問到,為什麼選 A 企畫而不是 B 企畫,要怎麼解釋?」時,推敲對方所有可能的質疑,或過去他在意的點,接著提早針對這些批評,準備好應對策略。

假設主管最在意企畫和品牌定位夠不夠緊密,常比喻:「我們是一間牛排館,結果你要賣小吃?」,想要提案通過,就得連接產品和公司品牌、現有產品路線的關係,可能是你觀察到既有顧客的消費行為轉移,或培養一群潛在顧客,先讓他們認識公司,未來會對主力商品產生興趣。

儘管具象化焦慮,不一定能根除未戰先輸的幻想,好處是迫使自己專注於「現在可以做到的事情」,結果是好是壞很難由你控制,但至少針對可以預見的挑戰,提早做好準備。

以合作態度提出建議,更容易被採納

瑪圖森強調,真正的向上管理是協助主管達成目標,讓他們埋單你的想法或建議,也就是說向老闆們說出真心話,不代表嗆辣回擊或拍桌槓上對方,而是怎麼聰明、有技巧地包裝起你想法,讓他了解之後,做出有利於自己和公司的決定。

好好說話》提到提反對意見,不一定是潑冷水,調整說話的「溫度」,會讓自己看起來替主管、團隊著想,又能表明你的顧慮。最常使用的方法,是從顧客、合作方等無利害關係出發,以他們的心聲、需求提出看法,像是告訴主管,合作夥伴相當看重這次的聯名商品,希望可以協助動員內部所有的行銷管道,以增加曝光率,聽在老闆耳中會更加真心、順耳。

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同時,把批評轉化為建設性意見。某次開會主管建議往後每次宣傳,除了文字、圖片,最好都搭上一支短片,結果有同事直接說出沒經費、效果也不見得好,就像是在打槍主管的想法。

同事的意見也是站在公司立場出發,只要把回話立場改為合作態度,以「確認」形式引導老闆思考。比如說:「影片在社群的傳播速度的確很快,不過要先確認人力和經費是否足夠,才不會做出品質很差的影片,我們可以再安排一次資源盤點會議。」假設提案最後不可行,無法通過這些查核,主管也可能自行放棄。

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搬出其他部門的立場,減少衝突、提高說服力

與主管相處,一定要學會超說服回話術》建議善用提問,幫助主管們釐清思緒,也是不具攻擊性的回話技巧。

基本的提問策略,是當完全搞不懂對方邏輯、指令時,先以自己的認知梳理一遍,再說「所以你剛剛的意思是……?」,或「為什麼您會有這樣的想法?」,提醒他沒有解釋清楚,或內容不夠明確、難以執行,身為部屬或供給方,需要更仔細的資訊,否則無法達到他們要求。

想勸退主管時,可以搬出其他部門或更高階的老闆,冷卻一下他的想法,「如果財務部的 A 部長,針對預算提出反對意見的時候,請問該怎麼辦?」以外部單位或更高職權為切入點,對主管來說是必須解決而且相當實際的問題,也能避免由你來反駁他的意見。

主管交代工作怎麼拒絕?拿出待辦事項「請教」他

假設真的是跟你個人有關,沒辦法用其他人當擋箭牌,像是主管交辦一項不想做、時限很緊迫的任務,這時候該怎麼回應?

說「好」,天天加班,甚至沒有準時完成反而招來怨懟,說「我沒有時間」又太過直白,在主管心中留下工作能力不佳的印象。

比較恰當的回話方式,是動之以理、先不拒絕,回答「我需要跟你討論工作優先順序」,同時提供你手頭上待辦事項的清單、它們各自需耗費多少時間處理,這麼做的目的是要提醒主管,他已經交辦了非常多任務,應該轉向其他同事的協助,或減輕你原本的負擔。

最後,《向上管理,向下管理》提醒,工作者一定會遇到不認同權威者看法的時候,但回話最大原則是避免尷尬,因此繞個彎表達意見,你說得出口、對方也會比較願意給予討論空間。

同時,懂得攻擊,就要懂得退守,當你發現權威者們再三拒絕討論,或這項決策來自更高層、對方也沒有立場改變時,見好就收,儲備好下一次戰役的彈藥。

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