不知對方何時才會回信時，為了提高生產力，減少郵件的「往返次數」為一大準則。畢竟往返次數愈多，等待回信的情形就愈多，到聯繫告一段落為止，得花不少時間。當我還年輕的時候，前輩曾給我一個建議：「務必發一封電子郵件就把事情辦妥！」

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不過，千萬不能以減少郵件往返次數為目的。在面臨對方首次回應這種極為重要的局面時，為了減少郵件往返次數，而把種種事由全寫進一封電子郵件當中，這樣的做法完全錯誤。 畢竟如此一來，不光是自己得花時間撰寫郵件，連對方要回信給自己，也得耗費不少時間。

如果希望對方立即回信，與其設法減少郵件往返次數，更該多費點心思，寫出讓收件者「容易回信」的內容。

盡快收到回信的關鍵在於「提問的方式」

那麼具體而言，應該怎麼做才好呢？重點就是讓對方可以用「單一字句」回信。

電子郵件內文中的提問，務必採用封閉式問題（closed question）。所謂「封閉式問題」，就是能以「是／否」回答的問題，反之則稱為開放式問題（open question）。只要採用封閉式問題，說得極端一些，回信時寫出 Y 或 N 的單一字母就行了。

這個方法有下列各種變化句型得以運用：

「能不能請您先回信告知，依照這個方向著手進行是否妥當？」

需要進行略為複雜的說明時，如果寫出這樣一句，對方只需判斷是否妥當即可，因此回信變得容易許多。

「前幾天談到的○○，我的理解是✕✕，這樣正確嗎？」

確認彼此的認知或理解是否一致時，如果寫出這樣一句，對方只需確認正確與否，因此回信變得容易許多。

「A、B、C 三個，哪個比較好呢？」

和對方商討進行方式時，如果提出具體的選項，對方只需三選一，因此回信變得容易許多。這個句型可謂封閉式問題的變化版。

如上所述，只要活用封閉式問題，對方回信時，將變得容易許多。不過，並非把所有的問題，都轉換成封閉式問題就行了，必須事先深入考慮，濃縮選項。

打個比方來說，外出午餐時，如果把「午餐想吃什麼？」的問法，改成「義式和中式，要吃哪一種？」，恐怕對方會說：「不對啦，除了義式和中式，應該還有其他選擇性吧？」

然而，如果先說明選擇性受限的狀況。例如「午餐時段即將結束，只剩義式和中式可選」，這時就算採用封閉式問題，想必對方也能接受。由此可見，要讓對方用單一字句回信，寄件者必須事先深入考慮。

讓對方動起來，要先降低回信的難度

如上所述，以電子郵件傳達急事時，不妨盡可能深入考慮，然後活用封閉式問題，降低回信的難度 。如果情況並不緊急，減少電子郵件的往返次數，對於郵件的效率化，效果十分顯著。

反之，要是事態緊急，則回答快速才有價值。各位務必配合狀況，多費點心思在事由的寫法上。

（本文整理、摘錄自《頂尖外商顧問的超效問題解決術》，商周出版）