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Email 被已讀不回?頂尖外商顧問:這樣寫,對方才會動起來

2020-08-10 12:24:20
Managertoday
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遲遲沒收到 Email 回信,等到猛然想起已經錯過了時間...。電子郵件到底要怎麼寫,才能加快對方回信的速度?這個技巧一定要學起來。

不知對方何時才會回信時,為了提高生產力,減少郵件的「往返次數」為一大準則。畢竟往返次數愈多,等待回信的情形就愈多,到聯繫告一段落為止,得花不少時間。當我還年輕的時候,前輩曾給我一個建議:「務必發一封電子郵件就把事情辦妥!」

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不過,千萬不能以減少郵件往返次數為目的。在面臨對方首次回應這種極為重要的局面時,為了減少郵件往返次數,而把種種事由全寫進一封電子郵件當中,這樣的做法完全錯誤。 畢竟如此一來,不光是自己得花時間撰寫郵件,連對方要回信給自己,也得耗費不少時間。

如果希望對方立即回信,與其設法減少郵件往返次數,更該多費點心思,寫出讓收件者「容易回信」的內容。

盡快收到回信的關鍵在於「提問的方式」

那麼具體而言,應該怎麼做才好呢?重點就是讓對方可以用「單一字句」回信。

電子郵件內文中的提問,務必採用封閉式問題(closed question)。所謂「封閉式問題」,就是能以「是/否」回答的問題,反之則稱為開放式問題(open question)。只要採用封閉式問題,說得極端一些,回信時寫出 Y 或 N 的單一字母就行了。

營造能以單一字句回信的狀態。
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這個方法有下列各種變化句型得以運用:

「能不能請您先回信告知,依照這個方向著手進行是否妥當?」

需要進行略為複雜的說明時,如果寫出這樣一句,對方只需判斷是否妥當即可,因此回信變得容易許多。

「前幾天談到的○○,我的理解是✕✕,這樣正確嗎?」

確認彼此的認知或理解是否一致時,如果寫出這樣一句,對方只需確認正確與否,因此回信變得容易許多。

「A、B、C 三個,哪個比較好呢?」

和對方商討進行方式時,如果提出具體的選項,對方只需三選一,因此回信變得容易許多。這個句型可謂封閉式問題的變化版。

如上所述,只要活用封閉式問題,對方回信時,將變得容易許多。不過,並非把所有的問題,都轉換成封閉式問題就行了,必須事先深入考慮,濃縮選項。

打個比方來說,外出午餐時,如果把「午餐想吃什麼?」的問法,改成「義式和中式,要吃哪一種?」,恐怕對方會說:「不對啦,除了義式和中式,應該還有其他選擇性吧?」

然而,如果先說明選擇性受限的狀況。例如「午餐時段即將結束,只剩義式和中式可選」,這時就算採用封閉式問題,想必對方也能接受。由此可見,要讓對方用單一字句回信,寄件者必須事先深入考慮。

讓對方動起來,要先降低回信的難度

如上所述,以電子郵件傳達急事時,不妨盡可能深入考慮,然後活用封閉式問題,降低回信的難度 。如果情況並不緊急,減少電子郵件的往返次數,對於郵件的效率化,效果十分顯著。

反之,要是事態緊急,則回答快速才有價值。各位務必配合狀況,多費點心思在事由的寫法上。

(本文整理、摘錄自《頂尖外商顧問的超效問題解決術》,商周出版)