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你寄的 email 老是被「已讀不回」?問題可能出在這 3 個小地方

2020-07-10 01:39:02
Managertoday
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你的工作排程,會因為email被同事「已讀不回」或主管「好幾天沒開信」,導致進度一再延宕嗎?懂得站在收件者立場寫信、讓回覆變簡單,就有機會收到回信:

你的工作排程,會因為同事「已讀不回」或主管「好幾天沒開信」,導致進度一再延宕嗎?要讓人願意回信,其實和如何撰寫電子郵件的主旨跟內文有關,不只影響對方的開信意願,也間接影響回覆效率。

頂尖外商顧問的超效問題解決術》指出,人在回電子郵件時,會經過「察覺」「決定打開郵件」「閱讀郵件」及「回信」4 階段,只要任一階段令人感到麻煩,對方就會暫時不處理。因此,懂得站在收件者立場寫信、讓回覆變簡單,就有機會收到回信。

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1. 主旨含糊其辭→點明下一步行動

一般中高階主管,每天收件匣有數百封新郵件是常態,也就是說,他們只會快速地瀏覽信件。因此,我們必須把握對方瀏覽主旨的時間,把事由和期望對方做的事,統一呈現在信件主旨。

假如想請示主管經費超支的狀況,如果只是寫「關於行銷部經費超支一事」「某部門 XXX 來信」或「急件:經費超支」,會讓人不清楚收到信要採取的行動。因此,讓對方一看就知道「和我有關」或「可馬上回信」,應改成「【請回覆是或否】行銷部 2 月經費超支一事呈請批示」。

2. 有建議歡迎提供→封閉式提問供大家回傳選項

如果希望立即得到回覆,也可以設想怎麼做能讓對方花最少力氣。

在內文用封閉式問題提問,能讓人直接用「是」或「否」單字回覆,降低回信門檻。舉例來說,你可以在信件結尾寫道:「能否請您回信告知,依照這個方向進行是否妥當?」或是提供 A、B、C 選項,讓對方可以從中選擇,節省決策心力。

3. 夾帶附件但對方總忽視→在信裡幫對方摘要附件

若信件有夾帶檔案,就必須在內文幫對方做摘要,讓他無須開啟附件就能理解、回覆信件。

如果真的必須請對方打開檔案,就得主動標明必看的段落。比如:「已根據上次討論結果修改,請確認。主要調整部分為附件第 12 頁、第 5〜6 行。」讓對方感受到你幫他省時間的細心,能提高回信機率。

(本文取材自《頂尖外商顧問的超效問題解決術》,商周出版。)