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待辦事項總是做不完?用 Google 日曆排行程的 2 個技巧,快學起來!

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有時候我們忙到連休息的時間都沒有,更別說做自己想做的事;有時候我們時間很多,但卻虛度光陰,轉眼間假期結束,一樣沒有做到自己想做的事。在這兩種狀況無限輪迴下,我們只會無限拖延做真正想完成的事情。

加強對待辦事項的自覺,小事也寫進行事曆

約翰.澤拉茨基(John Zeratsky)創造了一個特殊的日曆使用法來提高效率。他是 Google 的前設計師,不管工作多不多,日曆總是滿滿的。因為他會把起床到睡覺,包括吃飯、寫作、休息、開會、查看郵件和運動等行程,全都安排得妥妥當當的,他甚至會安排和妻子相處的時段。

約翰會把每天要做的所有事情都列入日曆中,他認為這樣才有安排時間做想做的事的「自覺」,而不是樂觀地希望有從天上掉下來的時間去做自己想做的事情。因此他不喜歡只考慮近期要做的工作這類當務之急,而喜歡考慮一天生活中的所有細節。像「什麼時候能休息?什麼時候吃午飯?今天晚上要做些什麼來恢復精力?」他認為,如果讓其他人來決定做這些行動的時間或地點,自己的行程和做事效率就容易被打斷,以致於無法做出最好的決定。

延伸閱讀:30 個 Google 日曆小技巧!會前通知、與人共用,和你沒想過的好用功能

技巧一:圖層法

約翰的 Google 日曆中有一個最基礎的每日模板,這包含了一天所有基本的待辦事項。他還有其他的日曆頁面,可以任意打開與關掉,根據實際的狀況與需要進行調整。

例如,當約翰在早上打開他的日曆時,可以清楚地看到「每日待辦事項」的日曆圖層。但因為他的日曆有許多圖層,他可以關掉檢視「每日待辦事項」,打開「工作」,進行寫作、開會;且他為了更有效地利用時間,會在不同日曆的同時段安排兩件事情,如果一件事情提早完成了,就可以做另一件事情,而不會進入漫無目的的滑手機耍廢狀態。

圖層法的好處是靈活性非常高。基本的「每日待辦事項」每天一樣,不需要特別增減行程。如果需要更改關於工作的行程,例如把開會從下午移到上午,就可以打開「工作」圖層進行調整,而不會打亂其他的行程安排。圖層法能讓約翰輕易地切換生活與工作,這讓他感覺身心平衡,在做任何一件事的時候都能保持精神專注與高注意力。這個方法尤其適合一些自由接案者(freelancer),並符合未來在家工作(WFH, work from home)的趨勢。

技巧二:全景法

對於那些想要讓待辦事項一目瞭然的人,約翰另外推薦「全景」日曆法。這其實也就是最一般的日曆使用法,將一天所有的日程和待辦事項都打在日曆中。雖然全景日曆不如圖層日曆靈活,但緊湊的行程或許能迫使使用者更抓緊時間。

從小事做起

不管習慣什麼樣的日曆法,或還不習慣使用日曆安排工作,約翰都建議,可以先從完成一件輕而易舉的小事,增加自己的信心,循序漸進使用「全景」或是「圖層」日曆法來讓自己習慣使用日曆安排行程,達到更高的生產力。

最重要的是,無論使用任何日曆法、透過紙本或是數位工具,都要自己用得開心、用得習慣,並且時常回顧並檢討成效,為未來做準備!

資料來源:CNBCentrepreneur

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