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下班後時間管理:想做的事沒時間做?每天多出3小時生產力空檔的方法

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重點摘要
  • 針對「零碎時間」、「轉換時間」、「集中時間」改善常常覺得時間不夠用的問題。

我們常常覺得每天忙忙忙,好像自己想做的一些事情,總是不知不覺就變得「沒有時間」可以去做。

這樣的循環,很容易讓我們覺得對人生洩氣,甚至連帶影響了工作、家庭也都變得更加沒有動力去做。

有什麼樣的辦法,可以幫助我們變得「有時間」去做自己想做的事情呢?

在前一篇「[下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了?兩個關鍵解決辦法」解決回家累到什麼都做不了的問題後,這一篇文章,我想來分析看看「感覺沒時間」的問題,背後隱藏著的三大原因,以及對應這三大原因,有哪些可以改變的方法。

零碎時間問題:

現象與我們的慣性行動:

忙忙忙似乎是永遠無法停止的現實,工作上很忙碌,下班很晚,回到家裡可能還有些家事要處理,第二天起床後又是一個趕著處理工作、生活大小事的循環。

於是就算我自己有些很想做的事情,但是在這樣的忙碌循環中,永遠只能選擇延後,於是也永遠不會開始。

就算偶爾遇到一些有大量空檔的時間,例如難得的假日,但是因為想做的事情從來沒有開始,這時候反而更不想開始。

可以採取的改善行動:

如果工作、生活中的忙碌是不可改變的現實,工作上有許多事情要做,回家也有許多家務要做,那麼可以試試看去找出「任務與任務之間的空檔」,當作推進自己想做的事情的第一步時間。

什麼是「任務與任務之間的空檔」?

  • 開會前後的等待、休息空檔。
  • 移動中的空檔。
  • 任務跟任務轉換之間,原本喘口氣的空檔。

這些空檔,有可能時間不長,也一定很零碎,所以我們通常用零碎的方式利用他們,例如上上網、看個影片、放空一下。

也不是我們不想拿來做想做的事情,而是覺得「時間這麼短,可以做什麼?」

其實,真的可以做些什麼,我們可以把自己想做的事情:

  • 拆解成多個簡單、具體、短時間可完成的「下一步行動」。
  • 有空檔時間,就推進現在可以做、想做的某個下一步。
  • 逐步累積這些在零碎時間完成的下一步行動,想做的事情也就在往前推進。

例如,我自己會把寫文章拆解成很多個下一步行動,午休的時候可以列一下大綱,開會前的空檔可以想一下開場白,任務間的空檔可以想一下題目,通勤時可以測試一下工具。這樣自己想做的任務,也能夠在零碎時間往前推進。

做家事的時候,我習慣一邊動腦思考一個具體小問題,像是即將要進行課程中某一小段的演練方式,或是課程簡報中一個尚未設計好的段落,有想法就立刻補充在筆記中。

要改變的信念:

當我們有想做的事情、目標,我們往往設想的是:「如果我回家之後可以有大量空檔時間,我就可以好好來推進這個目標」。但是這個想法其實隱藏了很多問題:

  • 現實中,回家一定可以留下大量的空檔時間嗎?
  • 就算有大量空檔時間,如果我什麼都沒開始,到了空檔時間我會不會更有壓力而不想做?
  • 當出現等待有空再做的想法時,等到真的有空,還會覺得現在時間、環境、天時地利人和還不夠,一樣不會開始做!

想做的事情,需要的不是等到有時間,而是立即可推進的一小步行動!

練習把事情拆解成很多個可以分段執行的小步驟,放下等待有空時間的想法,利用零碎時間一小步一小步推進,也能完成想做的事情。

實現想做的事情,不是因為我有大把時間,而是累積一點一點微小時間的結果。

針對這個問題的解決,還可進一步參考:「如何利用零碎時間?讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間」。

轉換時間問題:

現象與我們的慣性行動:

我們很羨慕那些每天可以有大量專注時間的人,因為辦公室裡我無法找到這樣的專注時間,回家後有孩子、家人的活動,也無法找到這樣的專注時間。

雖然採取了前面利用零碎時間的建議,但是,有些事情確實是需要一段專注時間才能做得更好。

零碎時間或許推進了這些想做事情的一些進度,但其中某些核心的部分依然需要專注時間來完成。

所以,最後因為缺乏這樣的專注時間,我們想做的事情還是依然無法好好完成。

可以採取的改善行動:

但是,先透過零碎時間的利用,那麼我們最後需要的專注時間,就會比原本的更少一點。 而這時候,相對容易從現實生活中,找出這樣的專注時間。

例如,我先透過前述的零碎時間,完成了一篇文章的大綱、開場、方法構思、題目設計,那麼或許原本需要三個小時的專注寫作時間,現在只需要一個半小時,而後者就相對容易從生活中設定出來。

我會思考,生活中有哪些時間可以做轉換,把原本低生產力的狀態,轉換成高生產力狀態:

開車時間,轉換成搭車時間:
- 開車時可以說毫無生產力,如果可以改成搭客運、捷運,那麼雖然交通時間可能拉長一點點,但這時候卻有機會可以做一些有生產力的活動。
- 例如上班只在必要時開車,平時就搭大眾運輸工具。
- 前往下一個工作地點,可以用搭車,取代開車。

晚睡時間,轉換成早起時間:
- 晚睡時因為精神不濟,通常只能從事簡單、放鬆、娛樂的活動,不如早睡,把時間轉換到早起,這時候更有精神、沒有干擾,可以獲得更高的生產力。

午休時間,轉換成推進自己目標時間:
- 午休時可能習慣看個影片,或是跟同事閒聊吃飯,但也可以選擇一家咖啡店,自己享用午餐,但也能有 30~60 分鐘專注推進自己的目標。

有些事情確實需要專注時間才能好好完成,但專注時間也不會憑空出現,我們並須跟某些原本的時間「交換」,把原本生產力很低的時間,轉換成高生產力的時間。

要改變的信念:

我們需要的不是等待新的空檔出現,而是「交換出」對我們自己來說有生產力的時間。

可以思考看看,在生活中有哪些原本習以為常的行動,其實是可以「轉換的」,因為原本的行動其實沒有什麼生產力,如果轉換成另外一種行動,就能變成有生產力的時間。

集中時間問題:

現象與我們的慣性行動:

但有時候,沒時間只是最後的結果,其實一開始是有時間的。

其實晚上有空檔,說不定也能早起,但到了這些時間,就是會東摸西摸,結果好不容易的 1~2 小時空檔,就這樣消失了。

如果是這樣的現象,應該怎麼辦才好?

可以採取的改善行動:

這時候往往是回歸幾個根本的問題:

我是否知道自己想做的事情是什麼?
- 如果不知道,空檔時間就會被開始找事情做而消耗掉。

我是否有拆解想做的事情,知道他的下一步行動是什麼?
- 如果不知道,空檔時間就會被猶豫該做什麼消耗掉。

我是否能立即看到自己想做的事情的下一步行動?
- 如果不能看到,就很容易被其他事情吸引。

空檔其實常常出現,但出現的當下,如果我不能立即知道自己可以做些什麼,就會去做些無所謂的事情。

我自己具體的做法是這樣的:

  • 手機桌面移除像是郵件、即時通、社群、上網這類會分心的 App ,精確掌控不必要的提醒不要出現。可參考:將手機打造成自動時間管理利器,我的 Pixel Android 完整設定分享
  • 手機桌面只會出現我的目標管理工具。(例如 Evernote )
  • 平常(可利用零碎時間)目標就已經做好拆解,並且白紙黑字紀錄在目標管理工具中。
  • 空檔出現時,大腦不要亂想,就是優先打開目標管理工具,選擇一件想做的事情,並推進上面記錄的下一步行動。

要改變的信念:

有時間做想做的事情,不是動力的問題,不是時間的問題,而是工作流程的問題。

如果對於這件想做的事情,我不能隨時隨地明確的看到,(注意,是我要能看到,不能只是想到,因為依靠想到就絕對想不到),那麼我就無法集中利用時間去推進他。

想做的事情,應該多多少少是有企圖的,但只是我們很容易在忙碌的工作與生活中忘了他們,所以要設計一個工作流程,無論是在你的手機、電腦、筆記本中,讓這個想做的事情隨時可以看到,那就可以更容易利用時間去推進他。

如何建立生活時間管理流程,還可進一步參考:「[影片]這5個時間管理技巧,幫助我在家也能高效率工作,兼顧生活平衡」。

結論:

想做的事情沒時間做?

  • 試試看利用原本覺得無法利用的零碎時間,關鍵步驟是要把想做的事情,拆解成許多個立即可行的下一步行動。
  • 試試看轉換原本低生產力的時間,改變行動,交換出可以讓自己專注推進想做事情的時間。
  • 試試看集中利用可以利用的時間,有時候空檔一閃而過,是因為我當下不知道,或是忘記了真正想做的事情是什麼。

對我來說,能夠結合上述方法,每天要擁有 3~5 個小時的時間,推進自己想做的事情,是可以做得到的!

提供我的方法給大家參考。

系列文章可參考:
[下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了?兩個關鍵解決辦法
[下班後時間管理] 想做的事沒時間做?每天多出3小時生產力空檔的方法

(本文出自電腦玩物

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