下班後時間管理：想做的事沒時間做？每天多出3小時生產力空檔的方法|經理人

我們常常覺得每天忙忙忙，好像自己想做的一些事情，總是不知不覺就變得「沒有時間」可以去做。

這樣的循環，很容易讓我們覺得對人生洩氣，甚至連帶影響了工作、家庭也都變得更加沒有動力去做。

有什麼樣的辦法，可以幫助我們變得「有時間」去做自己想做的事情呢？

在前一篇「[下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了？兩個關鍵解決辦法」解決回家累到什麼都做不了的問題後，這一篇文章，我想來分析看看「感覺沒時間」的問題，背後隱藏著的三大原因，以及對應這三大原因，有哪些可以改變的方法。

零碎時間問題：

現象與我們的慣性行動：

忙忙忙似乎是永遠無法停止的現實，工作上很忙碌，下班很晚，回到家裡可能還有些家事要處理，第二天起床後又是一個趕著處理工作、生活大小事的循環。

於是就算我自己有些很想做的事情，但是在這樣的忙碌循環中，永遠只能選擇延後，於是也永遠不會開始。

就算偶爾遇到一些有大量空檔的時間，例如難得的假日，但是因為想做的事情從來沒有開始，這時候反而更不想開始。

可以採取的改善行動：

如果工作、生活中的忙碌是不可改變的現實，工作上有許多事情要做，回家也有許多家務要做，那麼可以試試看去找出「任務與任務之間的空檔」，當作推進自己想做的事情的第一步時間。

什麼是「任務與任務之間的空檔」？

開會前後的等待、休息空檔。
移動中的空檔。
任務跟任務轉換之間，原本喘口氣的空檔。

這些空檔，有可能時間不長，也一定很零碎，所以我們通常用零碎的方式利用他們，例如上上網、看個影片、放空一下。

也不是我們不想拿來做想做的事情，而是覺得「時間這麼短，可以做什麼？」

其實，真的可以做些什麼，我們可以把自己想做的事情：

拆解成多個簡單、具體、短時間可完成的「下一步行動」。
有空檔時間，就推進現在可以做、想做的某個下一步。
逐步累積這些在零碎時間完成的下一步行動，想做的事情也就在往前推進。

例如，我自己會把寫文章拆解成很多個下一步行動，午休的時候可以列一下大綱，開會前的空檔可以想一下開場白，任務間的空檔可以想一下題目，通勤時可以測試一下工具。這樣自己想做的任務，也能夠在零碎時間往前推進。

做家事的時候，我習慣一邊動腦思考一個具體小問題，像是即將要進行課程中某一小段的演練方式，或是課程簡報中一個尚未設計好的段落，有想法就立刻補充在筆記中。

要改變的信念：

當我們有想做的事情、目標，我們往往設想的是：「如果我回家之後可以有大量空檔時間，我就可以好好來推進這個目標」。但是這個想法其實隱藏了很多問題：

現實中，回家一定可以留下大量的空檔時間嗎？
就算有大量空檔時間，如果我什麼都沒開始，到了空檔時間我會不會更有壓力而不想做？
當出現等待有空再做的想法時，等到真的有空，還會覺得現在時間、環境、天時地利人和還不夠，一樣不會開始做！

想做的事情，需要的不是等到有時間，而是立即可推進的一小步行動！

練習把事情拆解成很多個可以分段執行的小步驟，放下等待有空時間的想法，利用零碎時間一小步一小步推進，也能完成想做的事情。

實現想做的事情，不是因為我有大把時間，而是累積一點一點微小時間的結果。

針對這個問題的解決，還可進一步參考：「如何利用零碎時間？讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間」。

轉換時間問題：

現象與我們的慣性行動：

我們很羨慕那些每天可以有大量專注時間的人，因為辦公室裡我無法找到這樣的專注時間，回家後有孩子、家人的活動，也無法找到這樣的專注時間。

雖然採取了前面利用零碎時間的建議，但是，有些事情確實是需要一段專注時間才能做得更好。

零碎時間或許推進了這些想做事情的一些進度，但其中某些核心的部分依然需要專注時間來完成。

所以，最後因為缺乏這樣的專注時間，我們想做的事情還是依然無法好好完成。

可以採取的改善行動：

但是，先透過零碎時間的利用，那麼我們最後需要的專注時間，就會比原本的更少一點。 而這時候，相對容易從現實生活中，找出這樣的專注時間。

例如，我先透過前述的零碎時間，完成了一篇文章的大綱、開場、方法構思、題目設計，那麼或許原本需要三個小時的專注寫作時間，現在只需要一個半小時，而後者就相對容易從生活中設定出來。

我會思考，生活中有哪些時間可以做轉換，把原本低生產力的狀態，轉換成高生產力狀態：

開車時間，轉換成搭車時間：
- 開車時可以說毫無生產力，如果可以改成搭客運、捷運，那麼雖然交通時間可能拉長一點點，但這時候卻有機會可以做一些有生產力的活動。
- 例如上班只在必要時開車，平時就搭大眾運輸工具。
- 前往下一個工作地點，可以用搭車，取代開車。

晚睡時間，轉換成早起時間：
- 晚睡時因為精神不濟，通常只能從事簡單、放鬆、娛樂的活動，不如早睡，把時間轉換到早起，這時候更有精神、沒有干擾，可以獲得更高的生產力。

午休時間，轉換成推進自己目標時間：
- 午休時可能習慣看個影片，或是跟同事閒聊吃飯，但也可以選擇一家咖啡店，自己享用午餐，但也能有 30~60 分鐘專注推進自己的目標。

有些事情確實需要專注時間才能好好完成，但專注時間也不會憑空出現，我們並須跟某些原本的時間「交換」，把原本生產力很低的時間，轉換成高生產力的時間。

要改變的信念：

我們需要的不是等待新的空檔出現，而是「交換出」對我們自己來說有生產力的時間。

可以思考看看，在生活中有哪些原本習以為常的行動，其實是可以「轉換的」，因為原本的行動其實沒有什麼生產力，如果轉換成另外一種行動，就能變成有生產力的時間。

集中時間問題：

現象與我們的慣性行動：

但有時候，沒時間只是最後的結果，其實一開始是有時間的。

其實晚上有空檔，說不定也能早起，但到了這些時間，就是會東摸西摸，結果好不容易的 1~2 小時空檔，就這樣消失了。

如果是這樣的現象，應該怎麼辦才好？

可以採取的改善行動：

這時候往往是回歸幾個根本的問題：

我是否知道自己想做的事情是什麼？
- 如果不知道，空檔時間就會被開始找事情做而消耗掉。

我是否有拆解想做的事情，知道他的下一步行動是什麼？
- 如果不知道，空檔時間就會被猶豫該做什麼消耗掉。

我是否能立即看到自己想做的事情的下一步行動？
- 如果不能看到，就很容易被其他事情吸引。

空檔其實常常出現，但出現的當下，如果我不能立即知道自己可以做些什麼，就會去做些無所謂的事情。

我自己具體的做法是這樣的：

手機桌面移除像是郵件、即時通、社群、上網這類會分心的 App ，精確掌控不必要的提醒不要出現。可參考：將手機打造成自動時間管理利器，我的 Pixel Android 完整設定分享
手機桌面只會出現我的目標管理工具。（例如 Evernote ）
平常（可利用零碎時間）目標就已經做好拆解，並且白紙黑字紀錄在目標管理工具中。
空檔出現時，大腦不要亂想，就是優先打開目標管理工具，選擇一件想做的事情，並推進上面記錄的下一步行動。