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職場上不能靠一張嘴!4 張圖,秒學深獲信任、快速圈粉的溝通關鍵

2020-11-05 整理‧撰文 周頌宜
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非裔美籍少年崔文.馬丁(Trayvon Martin)在 2012 年 2 月 26 日,被社區的守望相助隊成員喬治.齊默曼(George Zimmerman)槍殺,引發全美對此事的批判和激辯。

事發後 26 天,時任美國總統巴拉克.歐巴馬(Barack Obama)回應:「我只能想像這對父母的經歷。每當想到這個孩子,我就會想到我的子女。」歐巴馬將事件重塑成可能發生在他自己,或是任何人身上的悲劇,從種族歧視議題,回到每個人都能理解的切身層次。

《深度說服力》作者傑森.哈里斯(Jason Harris)指出,歐巴馬發揮影響力,不只是因為他說了那些話,而是我們願意聽他說、相信那是他的真心話,也就是他本身的品格具說服力。

我們常以為,想要說服別人必須「靠一張嘴」,然而根據蓋洛普(Gallup)調查,最不被信任的前 3 大職業也「靠嘴」謀生,依序為二手車銷售員、國會議員、廣告人。這表示,我們其實不會因為對方的說話技巧高超就接受;相反地,太會說話反而給人心懷鬼胎、油腔滑調的負面印象。

哈里斯認為,我們能否被說服,和對方的用語或立場不太相關,和他是哪一種人比較有關。某些人格特質會吸引別人聽他講話、認同他,無形之中產生了說服力。

哈里斯歸納具備說服力的性格包含以下 4 種:

1. 人們天生的獨特性

每個人都有自己的好惡、興趣、執念,當你表現這些特質,等於告訴對方,你信任且歡迎他,對方也會願意敞開自我。

說故事,就是彰顯獨特性、團結群眾的好工具。社會心理學家梅蘭妮.葛林(Melanie Green)、提姆.布洛克(Timothy Brock)實驗顯示,故事的身歷其境(transportation)指數愈高,聽者愈容易採納與其相符的信念。相較於純粹講述事實,故事呈現的資訊記憶性高達 22 倍。

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資料來源:《深度說服力》,時報出版
經理人月刊 第 191 期
延伸閱讀:一瓶香水,怎麼推銷最有效?他因為「太會講」,顧客不試聞就埋單

2. 精神上的慷慨

或許貶低、抹黑、誘發恐懼可以驅動他人,但是沒有人喜歡憤怒、焦慮等情緒,大家也會對散發負能量的人敬而遠之。相反地,做任何事都保持正面態度的人,周遭的人也會感到快樂;我們需要建議和撫慰時,就是喜歡和他們在一起。

心理學家史丹利.舒赫特(Stanley Schachter)、傑羅美.辛格(Jerome Singer)發現,當一個人很幸福,身旁的人也會感到幸福;一個人生氣,身旁的人也會感到憤怒。情緒會傳染,我們可以用正面情緒感染他人。

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資料來源:《深度說服力》,時報出版
經理人月刊 第 191 期
延伸閱讀:別讓「擔心害怕」阻礙你的進步!一個小動作,訓練大腦正向思考、勇敢前進

3. 能理解別人感受的同理心

社會學家彼得.考夫曼(Peter Kaufman)解釋,人天生渴望獲得認同,希望有人懂自己、理解自己的想法和心情。試著從不同角度評估狀況,找到彼此的共通性,如同歐巴馬的例子,讓對方感受到「我們是同一群體」。

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資料來源:《深度說服力》,時報出版
經理人月刊 第 191 期

4. 展露深度的知識和專業

根據哈佛商學院(Harvard Business School)的研究,找運動員贊助能讓品牌銷售成績平均提升 4%;原因在於運動員為自己樹立高標準,呈現出卓越的技能與專注力,讓人敬佩,想要向他看齊。

職場環境同理,人們會被表現優異的人吸引,同事或主管專業能力突出,工作態度積極、求進步,我們自然信賴他、追隨他的建議與領導。

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資料來源:《深度說服力》,時報出版
經理人月刊 第 191 期

曾和聯合國(United Nations)、白宮(The White House)、微軟(Microsoft)合作的廣告公司 Mekanism,執行長傑森.哈里斯(Jason Harris)將團隊打動客戶的關鍵歸因於,在互動中讓對方感受到,你具有這 4 種有感染力的人格特質:獨特、慷慨、同理心、有深度。

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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