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找回時間掌控權的 15 個小習慣，我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年
要找回對時間的掌控權，其實是從許多可能細微的小習慣開始。因為時間之所以溜走、被占用，往往是我們的一個小動作而交出了原本屬於自己的時間。
這篇文章作為一個 2020 年的總結，我分析自己目前進行中的許多時間管理的小習慣，跟大家分享。
雖然我並非超人或大老闆，但正是跟大多數朋友一樣，我們會陷入工作的掙扎（我依然有全職工作，並非專職的講師或作者），有家庭需要陪伴，有人生中的目標想要實現，有時候不一定是有多改變世界的遠大志向，而只是想要獲得身心的平衡與快樂而已。
所以或許正是這些平凡人的時間管理習慣，更能給大家一些參考。
當然，不要把下述的各種習慣當作定論，裡面可能有些方向是不變的，但小動作則隨時在調整。所以當然你也不需要照單全收，可以試試看你需要的，或是參考裡面的某些精神，調整成更適合你自己的。
然後我會盡可能描述得簡潔明瞭，不廢話，直接分享實際的做法。
時間管理習慣：
01. 隨時保持清空大腦，隨時寫筆記
在大腦中管理雜事，會累積壓力。在大腦中做選擇，難以確認優先次序。難解的問題困住大腦，糾結愈久愈焦慮。這些都將讓我們失去時間的掌控權，在大腦混亂時浪費更多時間。
所以十幾年來，我會保持清空大腦的習慣，讓有系統的筆記幫助我管理：
- 有任何目標、任務、想法，先從大腦移出，寫入筆記中。
- 事情有新增資訊，有變動，有採取行動，也寫入筆記中。
- 事情完成後的覆盤，依然寫入筆記中。
有系統的筆記，是有系統的第二大腦，需要記住的細節、需要找到的資訊、需要排出流程的工作、需要持續改進的問題，就在大腦外管理。幫助我更能準確執行關鍵的事情。
讓大腦隨時保持清空，才能處理當下的思考與判斷。幫助我更能比較沒有壓力的專注當下要做的事情。
最新教學可參考：煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已
02. 任務先拆解下一步行動，利用零碎時間推進一小步
困難的專案、麻煩的任務、不想做的事情，雖然寫在待辦清單上，卻常常想要拖延，總是沒時間做。累積到了緊急關頭，又只好蠟燭兩頭燒。這樣一來，就很難拿回時間掌控權了。
所以當我接收一個任務時，有個習慣，一定會嘗試拆解出立即可做的下一步行動：
- 要寫一篇文章，下一步先列出目前可以想到的大綱。
- 要辦一個活動，下一步先詢問場地空檔時間。
- 要養成晨間運動習慣，下一個先設定早睡鬧鐘。
讓自己從要一次做完任務的壓力釋放出來，只要知道下一步可以推進什麼就好。這幫助我更有動力，更少焦慮，能安心的先推進一小步，然後再推進一小步。
當任務的每一小步具體可見，就會發現很多 10 分鐘、 20 分鐘的零碎時間可以利用，因為只要完成一小步就好。這幫助我更能利用那些零碎時間，累積下來則是更多自己可以掌控的完成任務時間。
最新教學可參考：克服拖延 5 個進階步驟，以養成閱讀學習等生活習慣為例
03. 每週日思考下週行動清單，鎖定每天想專注的事
每天一定會有新的雜事、臨時意外，和跟著進度隨時變動狀態的各種任務，如果自己沒有方向，那就只能每天跟著出現的事情跑，或許事情可以做完，但很容易陷入忙碌，甚至不知道為何忙碌的狀態。於是追著事情跑，就難以拿回時間掌控權去做自己的事。
所以我一直保持著每週日晚上，先確認或設定下週每一天焦點任務的習慣（已經持續了 5 年）。不是排滿每天的行動清單，而是設定每天「一定要推進」的任務有哪幾個：
可能是下週五要交付的進度，那麼接下來每一天我要推進什麼行動，才能準時交付？
可能是為每一天設定一個有意義的焦點，確保每一天都能為自己創造價值。
真實的每一個工作天，還是會有臨時雜事跑進來，但起碼我知道應該盡可能保護時間去完成的任務是哪幾個。這幫助我可以真正把時間保護起來。
因為很多時候我們只能追著事情跑，無法拒絕某些要求，是因為我們並不知道自己真正應該保護的任務與時間有多少。
最新教學可參考：我如何安排每日行動清單的步驟拆解？2020 版 7 個關鍵 Tips
04. 畫進攻行事曆，避免自己時間衝突卡關
不斷增加的會議，不斷累積的任務要求，不斷新增的自己想做的事情，以及那些已經交付到我們手上明確要做的專案。這時候，未來一個月、未來兩個月、未來三個月，我們到底有多少時間做這些事情？如果盲目安排，最後就會讓自己陷入無止盡忙碌。
所以畫進攻型行事曆的習慣我已經維持 10 年以上，當一個明確的專案、任務確定下來，立刻拆解行動清單，並在行事曆上「實際計算」應該保護下來的時間：
- 我以每天推進一到兩步行動為預設，意思是每天任務推進一點點，不需要大把時間。
- 如果任務有十個行動，那就保護下五個工作天。
- 每天最多只能保護四個任務、專案進度，如果超過，應該要尋求更前或之後的時間資源。
關鍵是，認真的實際去計算，而不是用一個大概的想像。這幫助我真正可以「有時間」完成那些對我最重要的任務，也知道如何明確的提前、延後、拒絕某些任務。
時間資源其實不需什麼花招，因為她的預算是固定的，而要完成任務一定要花掉某些預算。認知這個事實，養成實際計算的習慣，就可以避免掉許多自己害到自己的麻煩。
最新教學可參考：實作進攻型行事曆：學會留時間給自己的進度排程心法
05. 記錄時間花費，明確了解自己的時間分配
如果我們不知道自己實際完成某一種任務，到底要花多少時間，就會憑空隨便預估，但很可能每次都不准，卻依然每次都還是憑空想像。
如果我們不知道平常到底把時間花在哪裡，就很容易缺乏警覺，當工作、生活的時間分配失去平衡，或是花太多時間在低效益活動上而不自覺。
所以我一直有一個習慣，會利用某種工具，實際計算自己的時間花費在哪裡？
- 早期我會利用像是 Toggl 這樣的工具，實際計算每一種任務的完成時間，久而久之，我對自己大多數的任務花費時間，就有明確概念。
- 現在我則比較不需要 Toggl ，但我利用在行事曆上記錄不同領域的時間花費，追蹤我在生活、工作、家庭、部落格經營上，是否保持我想要的平衡，以及有沒有浪費太多時間。
就跟前面一樣，時間的道路上沒有花招，其實很多問題比我們想得簡單，如果常常覺得自己事情做不完，答應的事情每次都來不及，不如就是先練習看看紀錄真實時間花費。這幫助我總是能即時看到有問題的狀況，並且知道如何改進。
最新教學可參考：規劃行事曆很頭痛？試試看「單純記錄」一樣有時間管理功效！
生活管理習慣：
06. 穩定睡眠時間
想要當晨型人，或想當夜貓族，卻覺得每天精神不濟。但精力管理其實是時間管理中非常關鍵的一部分，如果自己想要做重要事情的時間，總是活動力低落，那麼任務一定無法有效推進，更容易想拖延，時間被浪費，那麼自己對時間的掌控權自然更低。
早期我也崇尚當個晨型人，但這幾年我知道更重要的是「穩定充足的睡眠」，後者才是更好的習慣。
無論你想要怎麼睡，但真正需要在意的是：「足夠的休息時間、良好的休息環境」，才是讓自己在做重要的事情時，可以抱持精力，最關鍵的習慣。
最新教學可參考：練習好好休息的七種方法，不用一口氣衝到終點
07. 起碼保持簡單運動
總是埋首案牘之前，遇到卡關的任務逼自己在電腦前糾結掙扎，甚至放棄許多為自己生活的需求，其實不一定是好方法（應該說幾乎可以確定是壞方法）。
所以這幾年來，我開始嘗試各種輕度運動，當然還不算熱衷於運動，但起碼保持每天簡單運動的習慣：
- 中午散步、快走。
- 早晨慢跑。
- 晚上在家利用健身 App 做肌耐力運動。
- 起碼做一種。
身體的活動，確實可以刺激大腦的思考。如果活動有挑戰性，也可以建立自信。如果活動能持之以恆，那麼前面所說，做重要事情時關鍵的精力，也會變得更充足。
最新教學可參考：如何開始一個跑步習慣？我的經驗談
08. 搭大眾運輸取代開車
生活中有些我們習以為常的行動，很有可能是浪費時間的活動。這樣的活動中，我們會無法掌控時間。例如開車，當我專注開車時，就無法把時間拿來做其他的利用。
但其實只要一個簡單的習慣轉換，開車上班不如搭大眾運輸工具上班（當然，負擔得起的話你也可以選擇計程車）。 那麼在大眾運輸工具上，我是乘客，就有可能把時間拿來利用在對我更有價值的事情上。
當然，你可能會說，有不得不開車的理由。但我會這麼做，即使開車送小孩上學後，開回自己家改搭大眾運輸工具，寧願早點出門（因為要花更多時間），但事實上更多時間是掌控在自己手上，可以利用的。
最新教學可參考：想做的事沒時間做？每天多出3小時生產力空檔的方法
09. 事先和家人一起做計畫
時間不是我們自己的？這是很多朋友覺得無法掌控時間時發出的抱怨。但是，現實是時間本來就「不只是」我們自己的！
咦？這是什麼意思？我的意思是，時間本來就除了我們自己，還跟同事、客戶有關，也跟家人、朋友有關，本來就不只是我們自己的。
所以我有一個習慣，事先跟同事、客戶溝通彼此要為對方留下的時間。當然，也事先跟家人溝通彼此要為對方留下的時間。
這樣一來，我反而發現，自己更主動為家人付出時間，但也可以在計畫後，為自己留下真正需要的時間。
時間其實不一定要爭奪，不溝通才需要爭奪，而爭奪只會有更多的不諒解。或許可以試試看，和家人一起做計劃，彼此知道應該要留下的時間。
最新教學可參考：如何跟家人一起做好家庭時間管理？
10.把生活任務放在工作行事曆上一起管理
生活與工作的平衡，其實不在於時間分配的平衡，而是能不能專注投入的平衡。如果生活中，一直焦慮工作。工作中，一直煩惱生活。那麼怎麼樣都不會有平衡。
所以多年來我一直有一個習慣，只有一個行事曆與待辦清單，把生活專案、工作專案放在同一個時間軸上管理。
根據前面的時間管理習慣安排好，那麼在生活時，可以專注生活的任務，不焦慮那些已經安排好的工作任務，這樣才有真正的平衡。
最新教學可參考：這5個時間管理技巧，幫助我在家也能高效率工作，兼顧生活平衡
11. 隨時準備好有趣，且對自己有價值的生活任務
失去時間的掌控權，不一定是自己沒有時間，有時候是有時間時，不知道要做什麼。於是感覺無聊，就會開始「無目的」看新聞、更新社群、追影音娛樂。
不是做這些事情不好，而是「無目的」就會變成打發時間，而這些服務又設計成可以幫你無止盡打發時間，於是其實擁有的時間，就在這樣的情況中，一下子就溜走了。
所以我有一個習慣，總是先準備好自己想做的任務，例如想寫的幾篇文章、想看的幾部電影、想讀的幾本書、想練習的幾個新技能，一旦遇到「無聊」，就去做這些準備好的有趣任務。
這樣一來，我就可以避免自己因為陷入無聊，去找那些打發無聊的工具，但因為沒有目的，所以在一堆不是我真正想要的東西之間失去時間。
最新教學可參考：簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！
科技管理習慣：
12. 統一的專案資料庫
一個專案執行過程，有龐大的雜訊、檔案、資料需要整理。一個專案執行過程，我們可能會運用多種工具，每種工具上都留有這個專案的一些內容。但這是會讓我們大腦更爆炸、整理更焦慮。
所以多年來我一直有一個習慣，保持一個統一的專案資料庫，對我來說是 Evernote ，對你來說也可能是 Notion 、 Google Drive 或其他選擇。
但最關鍵的是：統一的專案資料庫。要處理這個專案，我只要打開一個地方就能確認所有事情、找到所有資料、建立安排所有流程。
這樣的習慣，將可以大幅減少壓力，大幅降低出錯，並請執行過程更加快速。
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13. 定期清空收件匣
大量郵件、大量即時通，或許常常造成工作的焦慮、混亂。每次打開這類收件匣，因為裡面太過混雜，搞不清楚當下該做的是什麼。這些溝通工具，可以滿足即時傳遞的需求，但往往沒辦法滿足有效、專注執行的需要。
所以我有一個習慣，無論郵件、即時通，都會定期清空收件匣：
- 清空不是說所有訊息都回覆並處理完。
- 而是決定哪些不要回覆，然後就消除他們。
- 哪些排入任務系統，稍後記得回覆就好。
- 哪些真正要回覆的，利用前面的專案資料庫、任務下一步行動等習慣，快速有效的答覆。
於是這些收件匣清空了，幫助我放下某些應該放下的，幫助我聚焦在真正要處理的，也幫助我更容易接收新任務並進一步處理。
最新教學可參考：我如何活用 Gmail 功能，完成每天清空收件匣？建立更有效率、不遺漏的郵件工作習慣
14. 避免自己即時看到通知，不隨時回郵件、社群、即時通
不是說永遠拖延著不答覆他人需求，而是即時的回覆並非好習慣。一來打亂自己的工作時間，二來可能根本自己還沒拆解清楚（你這時候的答覆並非最佳答案），三來會造成對方以後就是事到臨頭才找你，因為反正你會立即答覆。
所以如果要養成不隨時回覆的習慣，可以先從讓自己不要隨時看到通知的習慣開始。
利用手機專注、零干擾模式，這是 Android 與 iPhone 都有的數位健康功能，我會設定白天工作時間關閉這些通知，不要看到，就不會手癢想要答覆，先專注把前面預設的重要任務完成。
但也不要害怕，不是不答覆，我可以工作一段時間後，統一看一次即時通、郵件，這樣該處理的緊急任務還是可以好好處理。
而只要通知不來干擾我們，就可以幫助我更容易掌控自己真正重要任務的節奏，而不是被各種數位工具的通知掌控節奏。
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15. 清空手機桌面，自己做選擇
除了通知，打開手機後也有太多打發時間的 App 會奪去我們的注意力，讓我們在可選擇的時間中，做了後悔的選擇。對於這些打發時間的 App ，我也不是完全不看，而是要掌握自己的主導權。
我會退訂Netflix，直到有真正想看的劇集出現時，才訂閱一個月，看完就繼續退訂。
我在手機不裝社群 App、影音App，真正想看時，回到電腦端再看，雖然麻煩，更能幫助自己只看真正需要看的部分。
手機桌面基本上都呈現清空狀態， App 安裝以最必要的生產力工具為主，這樣可以讓自己更明確知道自己要做什麼選擇，拿回時間掌控權。
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小結
當然，這 15 個我目前仍在實踐的時間管理小習慣，不是一次養成的，而是多年來陸陸續續培養的習慣。
所以也不是說一定要全部都有，才能拿回時間掌控權，但或許你可以從中找到某些對症下藥的參考。
（本文授權轉載自電腦玩物）
