每次簡報完，總是會有同事提出 PowerPoint 檔上已經有了答案的疑問，令人在心裡怒吼：這個我不是才剛講過？

《最高學習法》作者傑里德．霍維斯（Jared Horvath）表示，會出現這樣的結果，簡報者要負責，因為你用錯誤的方式傳達資訊。舉例來說，一頁投影片含有 7 個以上的關鍵字，就會讓聽眾花太多精力在閱讀，忽略口說的內容。因為閱讀和傾聽都是由大腦的同一區域處理，但大腦無法多工作業，所以不是忽略讀到的資訊，就是沒聽見簡報者說的話。

《精準寫作》指出，精準的溝通，通常包含精簡、精巧、精深3項特徵。精簡指說話少、用字少、時間短；精巧則是有趣味，讓人想聽；精深意味發人深省，令人印象深刻。

而多數的簡報，不論是推銷自己、發表產品或傳達理念，多半都有一定的時間限制，所以想要精準簡報，精巧和精深是關鍵。

先釋疑、拆除反對意見，對方才願意繼續聽

提案簡報該怎麼樣有說服力？你得先理解聽眾是誰，對方需要什麼。

《牛津人的30堂獨立思考與精準表達課》指出，母語不同，習慣的表達方式也不一樣。比如說，日本人討論事情屬於「漩渦型」，講話會一直繞圈圈；歐美人是「直線型」，從 A 到 B；猶太人、阿拉伯人是「平行線型」，他們聊天會先從 A 事件討論到 B、C 事件，之後又回過頭來發表各自對 ABC 事件的看法，然後再談 ABC 的解決方案。

如果是 1 對 1，依照不同文化，「重新架構」（像是從直線型變漩渦型）自己想說的話；但如果是 1 對多，像是簡報，最好先講「結論」。

《麥肯錫新人邏輯思考5堂課》指出，一般人接受訊息的順序是：主題（你要談什麼？）、結論（你的意見是？）、根據、行動（希望我做什麼？），所以先針對主題發表自己的看法（結論），最符合邏輯。

不過，先談結論有一個挑戰，有些聽眾一聽到你的想法與他不同，就不想繼續聽，就算你之後好好解釋也沒用，因為對方腦子裡想的，都是怎麼反駁你。這就像在職場上，主管已經決定採用A方案，你卻報告B方案的效益更好。想扭轉對方的想法，就得想像對方有哪些疑問，然後一一解答。

心理學家巴瑞．史瓦茲（Barry Schwartz）在 TED 演講〈談選擇的癱瘓〉，主旨是「太多的選擇可能導致人們不快樂」，這個論點違背一般大眾的想法：選擇愈多代表愈有自主權、愈自由。

為了化解聽眾的不同意見，他說了一個故事：前一陣子我想買條新牛仔褲，但到了服飾店，店員卻問：「你想要合身、適中、寬鬆，還是十分寬鬆？要排釦，或是拉鍊式？需要刷破嗎？褲管要小喇叭、窄管，還是……」對聽眾來說，日常生活中有太多相似的經驗，像是全脂、低脂或植物奶，很容易想像選擇帶來的壓迫。

而聽眾接受你的建議還不夠，簡報必須包含一個令人印象深刻的結尾，讓對方忘不了你的建議，甚至改變行為。

《TED TALKS 說話的力量》建議，直接「展示」想法，最能讓人印象深刻。比如說，微軟（Microsoft）創辦人比爾．蓋茲（Bill Gates）為了號召世界關注貧窮與兒童死亡的議題，在演講會場拿出一罐裝了蚊子的玻璃瓶，並說道：「瘧疾是由蚊子傳播的，我帶了一些蚊子過來……沒道理讓窮人獨享這種體驗。」這種近距離的「親密接觸」，絕對比任何故事，更容易讓聽眾難以忘懷。

不要推銷提案有多好，談對方為什麼需要你

簡報中最困難的，莫過於銷售，你要說服消費者掏錢。近代最厲害的推銷大師，可以說是蘋果（Apple）已故創辦人史蒂夫．賈伯斯（Steve Jobs），他只用了一句話「iPod，將 1000 首歌曲放進你的口袋」，把這個新產品推銷到世界各地。

如果換成一般的推銷員，可能會說「今天我要介紹一種非常容易攜帶的新 MP3 播放器，重量只有 184 公克，容量卻高達 5GB，而且它擁有蘋果歷代產品的特性：非常容易使用。」兩相比較，就會發現這句話缺乏吸引力，因為這段敘述跟消費者無關，他不知道為什麼需要這個產品。

賈伯斯曾解釋，你必須從客戶經驗出發，再回溯到科技層面。《大家來看賈伯斯》指出，當你要推銷一項新產品，一定要問自己「我賣的到底是什麼？」 解釋產品不是精準溝通，你必須展現這項產品如何改善生活，而且這項產品最好是「對方沒有察覺的需求」。

面試先談貢獻，主管耳朵馬上豎起

另一種常見的提案場合是面試。推銷自己和推銷產品其實很類似，都是說服聽眾（面試官）透過你的介紹而埋單（僱用你）。

挫敗的求職者經常會問：為什麼不選我？明明自己的能力與職位很契合，對方為什麼不用我？

《自我介紹聖經》作者立川光昭表示，如果你的能力真的這麼好，那一定是溝通不夠精準，以為表現最好的一面、展現強項就足夠了。然而，「精準面試」只有一個目的，讓面試官「對你感興趣」。

簡單來說，你的強項不一定是面試官最想知道的；反之，只要能掌握對方在乎什麼，就能拿下工作。

想要對方有興趣，得猜對方「到底想要什麼樣的人？」立川光昭曾經在創業時想要租賃店面，由於財務狀況無法通過不動產公司的審核，必須私下找房東協商。立川猜測，房東最期待的房客，是能按時付租金，以及維持店面整潔的人。所以他帶自己的父親應試，讓對方安心，找不到立川，也可以找他父親，最後成功租到店面。

《學會3的神邏輯，溝通不再有廢言》指出，自我介紹要談「貢獻」，就是你能幫上什麼忙，它能最快引起同事、主管的興趣。但要注意，可以用幽默的方式描述自己的用處，但不要搞錯了優先順序，以興趣、價值觀為主軸，這些都偏離了面試的目的。

面試者不妨換位思考，如果你是面試官，會想找什麼樣的人跟你一起工作？是能幫你早點下班的助力，還是能成為朋友的人？

《精準表達》提及，同樣學經歷的人，面試官可能看過成千上萬個，你並不特別；把學經歷變成有趣的故事，對面試官有用的資訊，你就成了唯一。

總之，看不到靶心的射擊，技巧再多也只能靠運氣。不論推銷自己、產品或是公司的服務，精準溝通的前提都是換位思考，想像對方到底要什麼。