當員工習慣在家工作,還回得去辦公室嗎?疫後的管理新課題

當員工習慣在家工作,還回得去辦公室嗎?疫後的管理新課題

經理人 Managertoday
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員工習慣在家工作(WFH),還回得去嗎? 國外企業紛紛積極擬定「返回辦公室政策」,觀察其中對於工作新常態的省思與應對,不失為職場典範轉移的超前部署。
此刻的你,在家上班嗎?三級警戒後,許多企業緊急啟動在家辦公,據《經理人》的調查,遠距辦公的主管平均在家工作天數已達 24 天。從初期的不適應、受不了,到慢慢進入狀況,找回順暢穩定的工作和生活步調,你是不是開始忍不住想,「一直在家工作也不錯啊!」還是,你已經快悶壞了,只想著三級警戒趕快解除,「好想回公司上班啊!」 隨著全球疫苗施打的普及,許多實施遠距工作超過一年的企業,都開始思考這個問題:在家工作(work from home,WFH)只是暫時性的防疫措施,還是再也回不去的工作新常態?當疫情解除、國境城市解封、辦公室解鎖,每一個在家工作多時的員工,真的想天天進辦公室上班嗎? 在台灣,在家工作或許仍較大程度處於暫時性的防疫對策,但是 觀察國外企業歷經年餘的疫情衝擊後,紛紛積極擬定「返回辦公室政策」,了解對於工作新常態的省思與應對,不失為對於職場典範轉移的「超前部署」。 延伸閱讀 寧可看員工的額頭,也不許他關鏡頭?在家工作,3 大管理亂象及解方 職場下一個大破壞:混合制工作(Hybrid Work) 微軟(Microsoft)在今年 3 月公布的「2021 工作趨勢指數:年度報告」(2021 Work Trend Index: Annual Report)中,標題就是〈混合制工作是下一個大破壞,我們準備好了嗎?〉(暫譯,原標題為 The Next Great Disruption is Hybrid Work - Are We Ready?) 這份報告是微軟和研究公司 Edelman Data x Intelligence(DxI)合作,於今年 1 月 12 日到 1 月 25 日,在全球 31 個市場,針對 3 萬 1092 名全職和自由工作者進行調查。 結果發現:73% 的員工想就此保有彈性的遠距工作選項;67% 受訪員工表示,在後疫情時代,想要更多與人互動的工作或合作;而考量到工作者似乎想要兼顧二者,也有 66% 受訪的領導者表示,公司正在考慮重新設計辦公室空間,以因應混合制工作型態。 這個發現與史丹佛商學院經濟學教授尼古拉斯‧布魯姆(Nicholas Bloom)和他的兩位研究夥伴的研究結果類似。在〈疫情衝擊美國辦公室──或好或壞〉(暫譯,原標題為The Pandemic Blew Up the American Office — For Better and Worse)這篇文章裡,布魯姆和同事們從去年 5 月起,經常針對在家工作的主題展開調查;最近一次調查是在今年 4 月,對象為超過 3 萬名美國人。結果顯示:僅 22% 的受訪者表示,他們不太需要或完全不想在家工作,其餘則是希望每周在家工作從 1 天至 5 天不等,希望每星期 5 天在家工作的比例,還超過 3 成。 資料來源:The Pandemic Blew Up the American Office — For Better and Worse. 韋惟珊製圖 這說明了有將近 8 成的美國人希望疫情緩解後,在家工作的政策能夠或多或少地延續下去。 可見,如果更多企業順應「民心」,一星期至少有幾天在家工作的混合型安排,將成為疫後職場的新常態。 Work From Home比想像中的好,通勤減少、效率提高 布魯姆等人的研究也發現,超過 60% 的受訪者表示,遠距工作的結果比他們預期的好,平均每個員工自認為在家工作的價值,大約可以換算成他們整體薪資的 7%。 資料來源:The Pandemic Blew Up the American Office — For Better and Worse. 韋惟珊製圖 儘管有些雇主或主管對於員工「在家到底有沒有在工作」,依然存在懷疑與不安,但是調查發現,近 40% 的受訪者自認在家工作更有效率,主要原因是通勤時間大幅減少。 資料來源:The Pandemic Blew Up the American Office — For Better and Worse. 韋惟珊製圖 美國市場研究公司 YouGov 在今年 1 月,針對 1600 名美國成人做的調查(其中 538 位自稱正在家工作)則發現,對正在遠距工作的受訪者而言,「不用通勤」和「彈性工時」是在家工作最大的兩個好處,而得到過半受訪者肯定的優點則是「穿著可以較為舒適隨性」。 資料來源:YouGov 韋惟珊製圖 壞領導才是效率殺手,Work From Anywhere的生產力最高 當員工都在家工作,沒有見到面或互動,有不少領導人或主管很沒有安全感,不確定同事們到底是在工作還是偷懶? 哈佛商學院教授蒂塞達爾.尼利(Tsedal Neeley)在今年 4 月的一場線上高管座談會指出,「員工生產力真正的敵人,是壞領導、什麼都要管的微觀管理者(micromanager),以及居家工作環境(包括空間、導致分心的人事物等)。」 被問及到底在家工作、在辦公室上班,或是混合兩種形式的工作型態,哪一種工作效率比較高時,他則表示,最有生產力的員工,是能夠 WFA(Work Fom Anywhere;在任何地方工作)。因為當人們的工作地點不受限時,他們的工作滿意度、時間彈性、自主性、自我掌控感都會比較高、生活與工作的衝突較低,表現也會更好。 誰該決定員工能「居家辦公」?應幾天在家、幾天進辦公室? 當組織或員工有共識朝著在家工作推進,很快就會面臨很多疑問:有些工作就是得進辦公室做;要開放全遠距上班,還是開放幾天就好?會不會有的主管規定比較鬆,有的主管管比較嚴? 哈佛商學院教授普利斯維拉傑.喬杜里(Prithwiraj Choudhury)表示,推動遠距上班制度前,如果沒有徹底想清楚組織的配套措施,未必會得到好處。 喬杜里建議,有些員工在家工作的成效高,有些員工偏好進辦公室工作,某種程度上, 應該要開放個別工作者「選擇」適合能發揮最高生產力的工作地點 。畢竟,如今雇主和員工該問的是:為什麼非得要進辦公室才能工作、才算是在工作? 當然,工作地點的解放,不代表員工或企業都要「捨棄」辦公室,真正想這樣做的組織也非常少。只不過,將來辦公室做為工作據點的功能將逐漸削弱,更多地用於社交互動、情感聯繫與團隊協作。 布魯姆則認為,關於在家工作應該分成「大原則」和「施行細則」,大原則由組織來調控,細則可以再議,「如果管理得當,你可以在兩個世界裡得到最大的好處。」 何謂組織可以設定的大原則?尼利舉例,公司可以制定一些規則,像是當組織需要從事團隊合作、團隊建立(team buliding)、創意發想、問題解決等任務時,同仁一定要進公司,其餘時候便可以在家執行個人可獨立完成的工作。 要注意的是,雖然大原則由公司決定、個別員工也有自己的偏好,但是真正決定要全遠距工作、還是混合工作時,喬杜里提醒, 一定要交由「團隊」來排班,否則人人自由安排 ,風險就是團隊成員永遠都見不到面,而「團隊成員都不見面,結果真的會很糟糕。」 布魯姆指出,人們在一起面對面工作,是創造性合作、腦力激盪、長程規畫的關鍵,因此,徹底轉變到遠距工作,很可能會有損於組織或團隊創新。「要有取捨。」他說,「一方面,人們在家工作,省下了通勤時間,在完成個別任務時會更有成效。但是每個我談過的主管都說,在家工作長期看來會損害創新。」 組織想推行遠距上班,從何著手? 經過了疫情的衝擊,遠距工作這個其實行之有年的做法,突然得到前所未有的關注。不少公司欣然擁抱新趨勢,更多企業選擇觀望。但無庸置疑,反思「朝九晚五上班制」的必要性,進而展開某種程度的組織調整,已是不可逆的潮流。 尼利建議,第一件事, 就是「匿名」調查員工,了解他們的「真正」偏好 :疫情後想如何安排工作,想有一兩天在家工作嗎?想一直遠距工作嗎?還是再也不想遠距工作? 其次,假設公司最終決定要朝混合制的方向移動,就要 著手研擬政策,思考在能夠完成組織的重大任務、兼顧利害關係人權益、又能配合全體同仁偏好的前提下,新的工作制度會是什麼樣子 ? 不難想見,當遠距工作成為新常態,隨之而來也將產生更多新的管理課題,像是比較常進辦公室、常見到主管的人,會不會升遷機會比較大?我住在租金高昂的都會區、天天通勤進公司,我拿的薪水可以比住在郊區、天天在家工作的同事高嗎?因此,組織一定要有明確的價值觀和規範,員工才會更清楚知道什麼是組織可以接受的適切態度和行為,能夠在員工未必能夠常見面的情況下,依然合力朝向共同的目標努力。 資料來源 / McKinsey & Company、Microsoft、Stanford Graduate School of Business、YouGov、CNBC1、CNBC2