《經理人》遠距工作大調查:主管面臨 3 大管理困難、焦慮感激增,有哪些解決之道?

《經理人》遠距工作大調查:主管面臨 3 大管理困難、焦慮感激增,有哪些解決之道?

經理人 Managertoday
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經理人問卷調查 1846 位讀者的工作心聲,7成工作者遠距工作中!在家工作,主管有哪些管理煩惱?有該如何解決?
新冠肺炎(COVID-19)疫情延燒,雙北自 5 月 15 日、全台 5 月 19 日升三級警戒至今,屆滿一個月。公司陸續啟動應變措施,工作者、管理者必須快速調整辦公模式,彈性應對眼前還看不到盡頭的危機。 現階段,遠距辦公已成為企業的新常態,數位轉型迫在眉睫。《經理人月刊》在 6 月 8 日啟動線上問卷調查「經理人大調查|遠距辦公成為日常!主管們還好嗎?」,一周內收到 1846 位讀者的填答,其中有超過 700 位主管分享工作心聲,也揭露了主管們的管理焦慮平均提升 4.16 分(滿分為 10 分)。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 明明能遠距工作,為何主管還要你進辦公室?2 大心理因素作祟 7 成工作者遠距工作中!過半數主管考慮疫情後持續進行 整體來看,填答問卷的工作者約 74% 自三級警戒起即開始遠距工作,包括全員遠距、分組遠距,或是部分成員進公司、部分成員遠距等模式,顯示多數企業已做過相應的演練或準備。 經理人 資通訊產業「全員遠距」比例最高、傳統製造僅1成 就產業別分析,以全員遠距而言,以「整合行銷/廣告公關」(62.5%)為最多,「出版/媒體」、「傳播/藝文」、「資通訊/網路服務」「自由業」皆超過 5 成;因產業原生性質,工作者帶著筆電、3C 設備即可就地工作,不須額外進公司處理庶務。 全員遠距的比例最少的產業別是「政府機關/公營事業」(0%),其次為「傳產製造」(10.47%)、「觀光旅宿/娛樂」(12.5%),以傳產來說,即使部分工廠導入智慧設備,仍需人力維運,更不用說有的中小企業數位轉型尚在起步階段,對那些人力仍屬剛性需求的產業,較難實施遠距工作。 經理人遠距辦公大調查Infogram 然而,如果我們細分職級,仍有逾半數主管表示,未來會考慮(36.8%)或同意(17.6%)讓員工繼續遠距工作。如果想在疫情後持續推動遠距工作,主管們必須克服哪些問題? 遠距工作下,主管們的 3 大管理難題 1. 紙本作業難轉線上,線上作業也受連線不穩所苦 經理人 對主管們來說,在家工作產生的阻礙主要來自與同住家人互相干擾(43.3%),近 4 成的主管遇到的困擾都跟硬體有關,例如「網路連線不穩定」(36.9%)「家中缺乏辦公用的硬體設備(33.6%),但僅 17.9% 主管有得到企業所提供的網路及硬體設備補助,凸顯在家工作需克服的硬體、設備要求刻不容緩。 此外,一些尚未自動化、雲端化的作業,也造成工作上的不便,好比「無法寄實體信件和包裹」(23.5%)、「公司檔案和系統無法使用」(20.1%)、「沒有簽核報帳流程」(19.5%),因此有主管表示,希望能去除所有「非紙本不可」的作業。 未來,如果公司正式將遠距辦公納入制度,多數的主管希望企業能夠提供相對應的軟硬體補助,包含電腦設備、雲端資料庫、通訊費用等,以維持在公司工作的相同品質。 2. 不確定員工在忙什麼,花更多時間溝通 經理人 高達 58.5% 的主管表示,在家工作不如在公司工作,可以立即找到人、即時討論,導致溝通時間增加,44.4% 的主管則困擾於不確定員工是否認真工作。 這兩點也是影響主管們遠距辦公意願的一大原因,疫情後不考慮遠距辦公的主管中,有 30.58%、27.74% 的管理困擾為「溝通的時間增加」、「不確定員工在幹嘛」;更有超過 20 位主管都提到,面對面溝通還是較有效率、不容易產生誤會。 溝通成本的增加,也反映在工時上。 遠距工作後,主管們平均每天多工作 0.7 小時(約 40 分鐘);增加的工時 42.4% 用於會議、42.3% 則是對外溝通。不僅如此,主管和部屬討論公事、噓寒問暖的時間,相較遠距辦公前,也分別平均增加了 5.62%、5.17% 的時間。 超過 5 成的主管會額外使用通訊軟體,作為即時溝通的管道(53.9%),許多主管也提出新的管理機制因應,近 5 成的主管要求員工填寫工作日誌、回報進度(48%);超過 3 成的主管增加線上打卡機制(39%)與增加例行性會議(34.9%)。 3. 線上會議難判斷言語真意,與會成員不愛發言、露臉 經理人 線上會議的增加是工作模式最大的轉變與難題,54.1% 的主管表示,因看不到彼此的肢體語言,很難判斷意見的情緒和意思,造成誤解,或是得拉長溝通時間。同時,高達 34.4% 的主管因與會成員發言頻率減少、有些人甚至不想開鏡頭露臉,而感到頭痛。 不少主管建議,與實體會議不同,線上會議須建立規章,例如,輪流擔任會議主持人,由主持人推動議程,指定發言者開麥、發言,一方面加速會議進程,一方面減少重疊發言的雜訊。 多位主管都提到,「鼓勵與會成員發言」的重要性。主持人或主管問問題或尋求意見的方式,應調整為開放式問題,增加夥伴之間的互動;一開始可先引導同事回答,逐步建立大家的發言習慣,再減少緊迫盯人的追蹤。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 寧可看員工的額頭,也不許他關鏡頭?在家工作,3 大管理亂象及解方 主管們的真實告白!如果要繼續遠距辦公,我希望公司這樣做…… 綜觀主管們的回饋,如果遠距工作將成為常態,主管們期待獲得以下協助: 硬體設備、通訊費用補助 雲端化行政流程 開放系統、軟體權限 彈性工時 線上課程補助 完善的分區分流制度 除了硬體設備/通訊費用上的補助、行政流程雲端化、系統/軟體使用權限鬆綁之外,也有多位主管同時提到線上課程補助。 許多主管表示,遠距工作期間會透過閱讀(44.2%)、線上課程(34.2%)排解焦慮感,顯見出主管們對學習的需求。部分主管期待公司內部開設設備操作、資安維護相關的教學,甚至有主管提到,希望公司將交通預算挪作線上課程使用(例如居家健身、減壓正念、遠距管理等)。 此外,還有人期待公司規劃出更完善的分區分流制度,以降低染疫風險,不過也有人想要的,只是最簡單的「信任」。