要求各部門節省開支、共體時艱，為何是個「蠢辦法」？一個顧問的故事

許多管理者希望能省下更多開支。節省開支的計畫，變得愈來愈分權、分散，項目也更加瑣碎。

員工們受到微觀管理（micromanagement）的監控，老闆開始調查哪位員工多喝了 3 杯咖啡，並精算著每個人搭計程車的車資⋯⋯。加強管理各個部門的開支，忽略了一項重要的因素：這項策略不僅會增加工作量，也有可能導致他處出現不必要的支出。一個地方的節流，就是另一個地方的浪費；哪邊精簡了工作量，哪邊就要增加工作量。現在，幾乎所有的員工都因此而飽受其害。

某位顧問的小故事：住宿有限額，只能花比住宿更高的車資

「我經常會從斯圖加特搭乘火車到慕尼黑，在商展上工作一整天，留在慕尼黑當地過夜後，第二天一早返回斯圖加特。直到目前為止，我的作法通常是：在慕尼黑車站下車，迅速入住火車站一旁的飯店（每晚的房價約 90 歐元），將行李留在那兒後，再返回車站搭乘地鐵前往商展。這段車程的費用已經由公司支付。

在商展的工作結束後，我搭乘地鐵回到慕尼黑車站，吃了點東西後，回到飯店過夜，隔天一早就匆忙搭上火車回家。因為當晚的房價調漲到了 95 歐元，公司不可能願意核銷這筆款項，或許我應該去慕尼黑北部一間每晚只需 85 歐元的便宜旅社，但如果我這麼做的話，當天參展的流程就會變成：我在慕尼黑車站下車，搭乘計程車前往旅社，車資約 22 歐元，隨後辦理入住手續，並再次搭計程車前往商展，車資為 17 歐元。跟前一個方案比起來，我損失了大約 20 分鐘。商展結束後，我搭乘計程車回旅館，花了 17 歐元，但我還是需要浪費一些時間在旅館內吃晚餐。

第二天早上我花了 22 歐元，搭乘計程車回到慕尼黑火車站，另需要額外抓出 15 分鐘的緩衝時間，才不會錯過火車。我省下 10 歐元的飯店費用，卻多花了 78 歐元的車資，以及約一個小時的乘車時間。荒謬的是，公司不接受上一個舊方案，卻居然願意核銷費用較昂貴的新方案。經理，請問我究竟該怎麼辦？」

經理答覆：「很遺憾，因為目前公司正在節流，無法允許員工出差時入住 95 歐元的旅館。我明白你的考量，但依整體情況來看，最好還是所有人都要遵守公司規定。你可以試著搭公車去飯店，或許途中需要走一小段路，但這樣一來，就能省下計程車的車資。這個作法或許會浪費一個多小時，但現在是公司相當關鍵的時刻，所有人都必須共體時艱。」

顧問大發雷霆：「為什麼不願意批准舊方案呢？」

經理回答：「飯店的預算上限是 90 歐元，至於原因為何，我們目前也不清楚，不過背後總會有它的理由。因此，我們被上層要嚴格要求，不能有任何抱怨的聲音出現。也就是說：如果我今天接受了你的提案，自己也會惹禍上身。上層下一步的計畫，就很可能會要求我們要降低車資的花費。去年公司成功省下了一大筆住宿費，然而計程車資卻增加了，怎麼想都不合理。總而言之，因為預算不足的關係，所有的問題都變得非常麻煩。」

顧問氣急敗壞：「計程車車資之所以會高，是因為便宜的飯店都不在車站附近！幫幫忙好嗎！為什麼精打細算的同事不會選擇住那裡，是因為他們都很明智！如果公司真心想節流，那就要好好檢查每個方案總共需要花多少預算，再來下定論！」

經理：「目前，我們有兩位顧問，一位認為飯店的費用太高，一位認為車資的費用太貴。」

顧問：「所以問題不是很明顯了嗎？」

經理：「但你也是名顧問，所以你能給我們什麼建議呢？」

顧問：「我們正在嘗試能否在通勤時讓平板電腦連上線，如此一來，就不會浪費通勤時間……。」

以數學層面來看，「改良」意味著找出對整體而言最佳的解決方案。然而，在大企業中，每個部門皆各自透過微觀管理，控管著每位員工的一舉一動，同時沒有顧慮到其他部門的狀況。若是在改良制度的過程中，沒有考慮到其他外在因素，那麼這項改良計畫通常就會與外界相互牴觸。因此，若是某個部門克勤克儉（他們預計節省飯店費用），痛苦實現了自己節流計畫，就很有可能導致其他部門（他們預計節省計程車車資）入不敷出。

當一個部門到了合理的節流方向後，最終卻犧牲了他人做為實現計畫的代價。遺憾的是，這居然沒有任何的解決辦法。在大型企業中，部門與部門之間相距十分遙遠，無法相互整合彼此的計畫。這就是企業為什麼能「成功」省下大筆開銷的原因。而若是在節省開銷方面矯枉過正，最後將使企業陷入一片混亂。部門之間互相指責對方是害群之馬，但他們沒有注意到的是， 彼此都是造成該問題的罪魁禍首 。

現在，我不得不再次批判亞當．斯密那隻「看不見的手」。斯密認為，若是每個人都在自己的職務範圍內做到最好，那麼依整體來看，就能得到最好的結果。他的觀點不無道理，但事情若是如我們上述的例子發展，情況就絕非如此。如果每個部門選擇繼續節省開支，依照邏輯來看，公司不是因此走向末路，就是該部門省下來的錢，將變成其他部門的額外開銷。這概念並不僅是一般的常識，而是數學理論。若是某個部門達成了節流目標，從這個時間點開始，節省下來的資金就會在各部門間互推皮球。

（本文出自《我變笨都是公司的錯！：看企業組織如何毀掉聰明人才》，樂金文化出版。）