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離職真的會「傳染」!亞馬遜留不住員工、離職人數創新高,背後的管理省思

2021-08-25 編譯‧整理 Janis、王宥筑
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受疫情衝擊,各行各業都出現缺工潮,但電商巨頭亞馬遜(Amazon)其實早在疫情大爆發之前,就有嚴重的人才流動問題,亞馬遜在 2019 年,聘請了超過 77 萬計時人員,但是留下來的只有不到 15 萬人,而亞馬遜人力流失的情況在去(2020)年疫情蔓延後更是雪上加霜。

根據《泰晤士報》(The Times)分析,亞馬遜計時人員平均每年的流動率高達 150%,而大多數企業的員工流動率普遍落在 12% 到 20% 之間,亞馬遜的高流動率因此引起外界關注,遭疑難以在員工離職時即時遞補人力。

延伸閱讀:剛被表揚,一轉身就被解雇!為亞馬遜工作,開除你的 HR 可能不是人類?

「離職」對員工來說也是一項重大的決定,可能會影響到家庭或生計,但為何有時企業內部的離職潮就像傳染病一樣,一發不可收拾?其實,離職真的是會傳染的! 若是離職的原因與其他員工或上司有關,這種現象就稱為「離職傳染」(Contagious Quitting)。

管理者如何避免離職潮?造成「離職傳染」的 2 大主因

《領導力與組織發展期刊》(Leadership & Organization Development Journal)刊登的一項研究,針對 93 家不同的汽車經銷商、201 位員工進行訪談,結果發現,有 2 大原因會影響離職意願:

1. 離職的人是「誰」

試想,若今日坐在你隔壁的同事離職了,你是否也會有想走人的念頭呢?不一定!並不是任何人的離開都會影響到他人,可以說,「誰」離職才是重點。

《The Conversation》指出,當表現優異的員工離職時,其他人可能會重新評估這間公司,員工可能會將其解讀為公司正在「走下坡」,或是不夠重視優秀員工的徵兆。此外,優秀員工離職之後,其他員工會認為自己不得不負擔更多、更吃重的工作,也因此增加了考慮離職的可能性。

相反地,若是生產力不佳、工作能力低落的員工離職,剩下的員工會給出較為正面的反應,認為這樣有助於增加團隊的價值,自然也更有意願留在公司內。

2. 主管面對員工離職的態度

另一方面,當公司內有員工離開時,領導者的態度也很重要。在大多數情況下,員工並不知道同事離職的原因,也就會產生許多臆測,此時領導者若能及時提供正確的資訊,就能減少同事之間的八卦,或是以訛傳訛。

舉例來說,一名優異的員工離職,背後原因也有可能是想回學校進修、提前退休或是搬家等,這類的原因與公司並沒有直接關係,但難保其他員工會忍不住猜想公司是不是出了什麼問題,因此管理者若可以提供正確的資訊,就能舒緩員工的不安感,有助於減少「離職傳染」。

另外,主管本身若夠有遠見跟本事,員工會覺得主管共事能夠不斷激勵自己成長,那麼就算表現優秀的同事離職,也比較不會受「離職傳染」影響。

延伸閱讀:貝佐斯如何說服別人投入他的創業賭注?研究:這種「自信」能帶來影響力

組織內發生離職潮,未必是壞事

在疫情這樣的大危機過後,員工更能看清公司和上司的危機處理能力,根據 HR Reporter 網站的調查,約有 1/5 的人想在疫情後換工作,如果再加上「離職傳染」的影響,可能會造成更多人選擇辭職,而此時許多企業都需要優秀的員工協助復原及重振,因此,防止「離職傳染」將是領導者的重要課題。

不過《Inc》也指出,如果一些表現不佳的員工因為「離職傳染」而離開,對組織來說未必是壞事,還可能為公司帶來 3 項好處,包含增加升職機會、減少團隊中的負面影響,以及去蕪存菁留下對組織有意的員工。

貝佐斯曾在 4 月的股東信中指出,要將亞馬遜變成「全球最棒的雇主」,隨著解封時代來臨,也許該是亞馬遜採取行動的時候了,若是能夠調整策略,克服這一波「離職傳染」的險境,那麼留下來的員工,勢必能為公司帶來更多益處。

資料來源/Inc, The Conversation, Verdict

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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