一位百度的高層主管曾說：「我從來不相信，把辦公桌弄得亂七八糟的人，是優秀的員工，能取得高效的工作成績。」一個高效能員工，是不會花時間從一堆亂糟糟的文件中，翻找出所需要的。因為他們不會讓自己的工作，陷入無序之中，為此他們在平時就會很自覺、很有意識地整理辦公區域，分類管理各式文件。

美國管理學者藍斯登曾經說過：「我讚美徹底和有條理的工作方式。」他是這麼說的，也是這麼做的，看看他的辦公桌，雜物已經減到最少，他知道一次只能處理一件公文，也明白應該把公文放在什麼地方。

當你問他某件工作或某份公文時，他會立刻從公文櫃中找出來；或者問他已完成的某事時，他眼睛一眨，就知道這件事的檔案歸在何處。在他身上，永遠看不到慌亂翻找的狼狽舉動。再看看他的公事包，裡面層次分明、隨時要用的資料井然有序。

保持辦公桌的整潔，並不只是表面工作。在職場中，很多人每天也會整理桌子，把文具用品擺放的很整齊。但是桌旁的抽屜裡是怎樣的情況呢？同樣整齊還是亂成一團？

一個偶然的機會，我看見一位同事的辦公桌抽屜，裡面的東西和雜亂狀況，令我搖頭嘆息。你知道我看到什麼嗎？不但有鞋刷、洗面乳、護手霜，還有被揉成團的報紙，以及一塊被啃了一半、已經發霉的麵包。

很難想像，在這種狀態下能夠保持專注，及高效地完成每天的工作。如果你把抽屜打開，裡面的食物發出惡臭時，會做何感想？或是裡頭像垃圾堆一樣，什麼東西都有，就是沒有自己想要的辦公用品時，又會如何應對？

請現在、立刻、馬上抽出 10 分鐘的時間，對辦公桌來一次大掃除吧！10 分鐘之後你會發現，一切都這麼有秩序，心情也會豁然開朗，工作的積極性自然提升起來。

1. 清理用不到的文件和用品

辦公桌是用來工作的，那些與工作無關，或已經用不到的文件和用品，應該要毫不猶豫地清理掉。如無效的廣告單、用過的便條紙和計算紙、沒墨水的原子筆，還有那些過期的文件等等。把這些東西一掃而空之後，你會發現：辦公桌上寬敞許多，抽屜空間增加不少，心情也跟著愉悅起來，就像剛剛幫家裡進行一次大掃除，把垃圾全扔出去一樣。

2. 製作目錄卡片，分類保管文件

工作中，每個人或多或少都會保留一些文件。有些沒有用了，可以清理掉。有些說不上有用沒用，或許將來某個時間點有用，就應該留存起來。

我建議這樣做：將最重要的文件，放在中間大抽屜裡，因為要經常用到，便於拿取。那些次要或無關緊要的文件，依其使用頻率，就放在右側上、中、下三層小抽屜裡。如果你也形成這樣的分類習慣，那麼拿到一份文件，用完之後，就會清楚知道應該將它放進哪裡：最上面的抽屜，或是最下面的抽屜，抑或是垃圾桶。

對於重要性相當的文件，還應該進一步排序。最好的方法是按照時間置放，把最近的放在最上面，最舊的放在最下面。嚴格執行後，當有一天想要尋找某個檔案時，就可以順著時間這條主軸往下找，很容易就找到了。

如果你是公司的管理者，文件多到需要一個櫃子來存放，就有必要製作目錄卡片，像圖書館的工作人員，會把類別不同的書籍，放在不同的架子上一樣。例如，財務會計檔、行銷廣告檔、績效考核檔、客戶資料檔等，按照這樣的內容，將檔案夾存放在不同的格子裡，並貼上標籤區隔，可一目了然。

3. 一項工作完成後，立即整理歸類

很多人抱怨說，辦公桌整理完後，一下子又會變得亂糟糟的，何必整理呢？就像摺被子一樣，摺得再好看，晚上還不是要攤開來蓋？其實桌子容易亂，恰恰是因為整理不及時導致的。如果經常整理，甚至每天、每一項工作完成後就立即整理，並將其內化為一種習慣，一切整理工作就會在無形中完成。

建議你每天開始工作之前，稍微收拾桌子，並拿抹布來把灰塵擦拭掉；下班的時候，把桌子上的文件和辦公用品歸位，再把椅子收進去。如果每一位員工都這麼做，整間辦公室看起來，就會十分整齊有序，大家的工作效率，也會跟著高漲。

4. 簡單裝飾辦公桌

當所有物品整理好之後，可以來點小擺飾，讓辦公桌看起來與眾不同，順便帶來正能量。像是在電腦旁邊，擺上一盆小盆栽，讓綠油油的植物，釋放出清新的氣息；還可以放幾個可愛的玩偶，降低時時刻刻存在的壓力，紓緩身心；也能在電腦下面，貼上一張小紙條提醒自己，例如「今日事今日畢」「不貪多， 一次只做一件事」等。

仔細想一想，找出一個目標，不論是衣櫃、儲物箱、書桌或房間都可以，然後按照本文所提供的技巧，好好整理一番！整理完之後，感受一下乾淨、清潔、有序帶來的美好心情！

（本文出自《累死你的不是工作，是工作方法》，幸福文化出版。）