時程一拖再拖，專案經理好焦慮！7 大工具改善延宕問題，高效完成好產品|經理人

《判斷的基本》指出，我們在工作上面臨的大大小小專案、任務，常常沒有正確答案，你很難說自己當時做了某個判斷，所以現在的結果是最好的。雖然難有完美的工作成果，但是我們可以訂定適當的目標、遵循檢查步驟，盡可能改善做事的方式。

如果把焦點放在設定目標、優化流程、控制進度，就可以盡量避免認知落差、進度拖延等人為失誤，交出高準確性、高完成度的成果。《思維的良率》也提到，流程管理是企業成長的指標之一，運用思考工具檢視公司內部流程，常常都能抓出可以再改進的地方，無形之中也就改善了工作品質。以下整理出 7 個目標和進度管理框架，幫助你簡化作業，提高工作效率。

甘特圖：視覺化各階段時程，一張表掌控進度

工作上大大小小的專案，與其他部門合作時，最需要知道彼此正在執行的任務進度，才能確保每個環節緊密相扣，達成目標。管理顧問亨利．甘特（Henry Gantt）在 1917 年提出甘特圖的概念，第一步先設定專案的最終目標和截止日，接著往回推算各階段的運行項目和截止日期（可視情況調整時間單位為日、周或月），以及每個項目的負責人，一張表就能一目瞭然工作進程。

特別是多位成員合作時，更能凸顯「誰要在什麼時候以前完成某項工作」，掌握雙方進度的同時，也能在進度落後時，及時協助。

PERT圖：加總各任務耗時，精算作業緩衝期

PERT（program evaluation and review technique）圖主要用於同一專案、多位執行者，討論、制定每位工作者的最短及最長作業時間，以此預估整個專案最快與最慢完成時段，避免計畫延宕，通常與甘特圖搭配使用。

以製作雜誌為例，先列出作業的關鍵路徑（critical path），也就是主要負責人的工作流程，填上所需時間。接下來，列出偕同工作者的任務，包含攝影師負責拍照（10分鐘）。最後從左側依序加上時間，得出最早開始時刻（最早可開始動工的時間點）；從右側依序減掉時間，得出最晚結束時刻（就算從容進行，也不會產生問題的最晚時間點），準確掌握工作時程。下以主要負責人的視角，繪製分工時間表：

影響圈：分辨可控與不可控因素，調整資源配比

一個人的能力、時間有限，針對眼前的個人或團隊任務，必須把心力放在最核心的議題。影響圈能夠幫助分辨可控與不可控的因素，對於自己愈能影響且可控制的成因，投注心思的比重愈高；外圈的因素雖無法控制，可事先預備不同情境下要採取的策略。

舉例來說，你正準備馬拉松賽跑，核心圈的要素包括營養品、訓練菜單等，外圈像是起跑位置，以抽籤隨機決定賽道，透過分析不同跑道的位置與路況，調整配速和步伐。我們能控制的，經常比我們認為的還少，把握能把握的才能提高任務勝率。

惠特默模型：檢核目標有效性的 14 項指標

藝術家米開朗基羅（Michelangelo）曾說，「對大多數人來說，最大的危機不在於目標設得太高而達不到，是太低而輕易達成。」沒有挑戰性的目標，就算達成了，也不能令人進步。什麼樣的目標才算好目標？

職場教練約翰．惠特默（John Whitmore）在《高績效教練》整理 14 項指標，簡稱為 SMART、PURE、CLEAR 原則；寫下目標後，逐一檢討模型的每一個要求，符合原則再執行，才有效益。

KPI 樹狀圖：分解大目標，成為可逐步達成的子目標

當個人或組織訂立好目標，通常是最終目的，也就是關鍵目標指標（KGI，key goal indicator）。

為了順利達陣，還需要制定階段性目標，亦即關鍵績效指標（KPI，key performance indicator），監控目標的達成度，可以在發現問題的第一時間盡快改善。

繪製 KPI 樹狀圖的關鍵在於，拆解 KGI 為數個小 KPI，必須能夠以「加減乘除」呈現，釐清目標之間的關聯性，進一步驗證。例如從營業額的目標，拆解成「客戶數」乘上「顧客客單價」。

PDCA：不斷檢討精進，形成持續改善的循環

美國統計學家威廉．戴明（William Deming）在品管流程上，反覆進行 PDCA，反思結果、改善行動。P 是計畫（plan），規畫策略、戰術；D 是執行（do），進行前述的計畫；C 是檢核（check），檢驗執行的成果；A 是行動（act），根據結果實施改善方案。檢討過程中，一不小心就會聚焦咎責，與其追究失誤，重點是導致問題的背後成因或業務流程，並提出解方。