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總經理支援鋪床,能撐到何時?缺工潮強襲下,給飯店業者的 4 個自救指南

2023-02-13 編譯·整理 Linden Chen
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即將迎來 228 連假,你做好出遊準備規畫了嗎?如果你有出遊過夜的打算,可能會在入住飯店時面對大排長龍的景象。

不只台灣,這樣的畫面也在各國飯店出現。即便各國陸續宣布解封,邁入後疫情時代,湧現報復性觀光潮,但飯店基層人員缺口卻遲遲沒補齊。飯店高層行政主管支援鋪床、掃廁所已是常態。台北君悅飯店總經理陳隆慶去年底接受媒體採訪時就說,「我支援鋪床大半年!這不是開玩笑。飯店真的超缺人。」到底我們該如何看待這次的飯店缺工潮?

延伸閱讀:長榮航勤董座搬行李、君悅總座鋪床單!公司董總衝第一線補位,是好是壞?

事實上,旅宿業基層員工向來以低薪聞名。勞動部去年 10 月就曾做過調查,發現有 2/3 的飯店房務人員薪資未達月薪北部 3 萬、中南部 2.8 萬的水準 (註 1)。但除了「低薪引力」,飯店業缺工至少還有 3 個結構性原因:

註 1:勞動部勞動力發展署自 2022 年 10 月 13 日起,啟動為期 3 個月專案協助計畫,為協助飯店業者解決缺工問題,然而業者開出的薪資待遇,須符合「專案薪資標準」,才可納入專案服務範圍。

事前、事後準備都不夠,導致飯店缺工潮

第一個原因是飯店業未能事先召募人才應對旅遊潮。以美國為例, 2021 年即便尚未完全解封,但從 3 月開始,回頭客的數量遠遠超過他們最樂觀的預期,飯店僅有約 5 天時間來面對這一切,自然捉襟見肘。

第二,有經驗的資深員工也不足。美國飯店業 2020 年受疫情影響,解雇約 620 萬員工。到了去年初,隨著疫苗問世、疫情出現曙光,但還是只有一半員工回到原有工作崗位,並且有很多資深員工選擇到其他產業任職,而其中有絕大部份員工不會再回到飯店業。

在飯店業缺工率依舊居高不下的現在,飯店卻只能用經驗較少或對工作較缺乏熱忱的員工來面對報復旅遊潮。他們也不像資深員工般對工作充滿使命感,清楚知道自己在服務顧客流程中扮演的角色,並全心投入工作。就算飯店業祭出有競爭力的薪資和簽約獎金,薪資偏低的飯店業所提供的機會自然不太吸引人,也很難找到完全具備條件的求職者。

第三個原因是,飯店主管花太多時間支援基層,導致沒時間充分面試求職者。以美國為例,從 2021 年中至 2022 年中,飯店總經理在帶領團隊之餘,還得花一半工作時間在清掃房間、協助顧客辦理入住手續、維修飯店內部設施。然而,就算旅宿業逐漸回溫,總經理還是無法好好招募、面試、訓練員工,因為飯店老闆急於創造營收,自然也不會因為員工數量不足而把顧客拒於門外。因此,經理必須在支援庶務時,勉強擠出時間管理團隊、招募新員工,這也代表他可能很難找到真正適任的員工。

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對抗缺工潮,飯店業者可以怎麼做?

目前延燒全球的飯店缺人潮,恐怕短時間內很難有治本解方。但各國政府、飯店業還是必須積極應對,避免缺口持續擴大,造成連鎖效應。

關心老員工,讓前台接待人員也能遠距上班

為了改善缺工的窘境,首先,飯店不只要積極招募新員工,也要關心現有員工,讓他們工作時能保持愉悅心情和積極態度。雖然業者可以調薪、讓員工有更多休息時間,並從工作中學習成長,但他們面對目前嚴峻的缺工海嘯,必須要有破框思維才行。

例如,疫情讓遠距工作的概念受到重視,即便如今疫情減緩,許多人都回到辦公室工作,但結合實體與遠距工作的「混合辦公」概念卻方興未艾。對於在飯店業前台接待顧客,或是在廚房內準備餐點、在客房內鋪床的基層員工,麥肯錫顧問公司(McKinsey & Company)就建議,可以讓這些員工遠距工作。

以前台接待人員為例,當他們累積第一線接觸顧客的經驗,知道顧客的喜好,其實可以嘗試讓他們一周 2 日遠距上班,成為支援行銷團隊的中堅力量。此外,甚至可以嘗試一周工作4天而不扣薪。麥肯錫認為,這會是提高員工積極投入程度與健康的投資。

吸引新世代,環保、多元共融不可少

另一方面,要招募和飯店志同道合的新員工,也不再只是給較高的薪資就行。就在疫情肆虐期間,千禧世代(指出生於 1980 至1990 年間)、Z世代(指出生於 1990 年代中後期至 2010 年代前期)大舉進入職場,而他們也以自身獨特的價值觀重新形塑職場。

根據任仕達集團(Randstad)統計, 50% 的求職者在找工作時,不會找和他們自身社會、環保價值觀不相容的公司。因此,飯店如果想要吸引年輕求職者青睞,必須先針對內部ESG項目進行清楚溝通與定義,並透明且真誠的公開飯店在相關指標上所做的努力。

DEI(多元共融)指標也是一樣。例如,過去飯店業往往不會雇用身上有刺青的員工,擔心嚇走不喜歡刺青的顧客,但德國的紅寶石飯店集團(Ruby Hotels)去年卻反其道而行,推出「準備好新刺青了嗎?」的廣告,彰顯他們願意接受身上有刺青或穿洞的新世代人才,引起年輕族群間熱烈迴響。

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積極數位轉型,減少員工浪費時間

此外,飯店也需要積極進行數位轉型。甲骨文解決方案(Oracle Hospitality)就發現,將近 2/3 的飯店業者都相信數位轉型對招募符合資格的員工至關重要,不僅可以減少員工把時間花在單調、耗費時間的工作,效率也會同步提升。

像是飯店客房內的平板電腦,可以簡化很多顧客和飯店間的溝通。過去顧客可能得打電話到前台告訴接待人員自己的需求,接待人員再把需求轉介至相關單位,層層轉介耗費的等待時間,可能讓客戶不滿。

但若導入平板電腦和PMS系統(Property Management System),顧客下的指令會直接傳到相關單位,自然也不用等待太久,特別是在尖峰時間的效果更加顯著,將有效減少飯店員工的工作量和壓力。

引進外國勞動力,美國做不夠、台灣尚未跟進

除了照顧既有員工、吸引新世代員工、數位轉型,引進外國勞動力也是重要解方之一。去年底美國拜登政府就宣布 2023 年 H2B 外籍勞工簽證(指發給短期非農業勞工)的名額,將從既有的 6.6 萬個,再新增 6 萬 4716 個,總數將超過 13 萬個,是有史以來最大的增幅。

延伸閱讀:同樣面臨經濟衰退,為什麼有些企業大幅裁員,另一些企業卻持續缺工?

亞裔美國飯店商協會總裁暨執行長蘿拉・李・布蕾克(Laura Lee Blake)認為,這數字聽起來很多,確實也會對飯店迎接旺季有幫助,但目前美國飯店業的勞動力缺口是 150 萬人,拜登政府這次 H2B 簽證的增幅確實緩不濟急。

回到台灣,照顧既有員工、用ESG、DEI吸引年輕族群、數位轉型已經是很多飯店現有改革方向,但在外國勞動力引進上,去年 4 月起跑的「移工變移民」移工留才久用專案,也僅侷限在 3K 產業(指危險、辛苦、骯髒的產業)、長照機構、家庭看護,並不包含飯店服務業。未來政府是否會將範圍擴大至飯店服務業,仍值得關注。

資料來源:Hotel ManagementHospitality.netHotel Tech ReportNPRYes 123CNN

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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