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部屬們能力優秀但關係緊繃,怎麼辦?寫一份「團隊合約」,降低不必要的衝突

2023-02-18 整理.撰文 林庭安
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根據資誠聯合會計師事務所(PwC)2022 年發布的《希望與恐懼調查報告》,全球有 19% 員工可能在未來一年轉換工作,台灣則為 10%。員工在考慮換工作的時候,除了薪資之外,有 54% 的台灣人會思考是否能在工作中真正做自己、52% 的人則是會在意所屬團隊是否會關心自己的幸福與健康。

資誠人資長林瓊瀛表示,現在的員工不只追求合理薪酬,他們還希望能對自己的工作方式有更多的控制權,也希望能從工作中獲得更大的意義。

網飛(Netflix)前人才長珮蒂.麥寇德(Patty McCord)也認為,工作上真正且持久的快樂源自於解決問題,以及和那些你也知道他們會致力解決問題的能幹同仁共事。換句話說,物質誘因固然重要,營造團隊工作氛圍,才是員工發自內心享受工作的關鍵因素。

延伸閱讀:前同事在徵才,會想到你嗎?這樣建立人脈的工作者,影響力最大

共同訂定團隊規範,減少不必要的衝突

主管該如何打造讓人願意共同努力、又能開心工作的團隊呢?《用人資味》強調,組織中的信任程度高低,會影響員工敬業度、與同事之間的合作氣氛,最終影響團隊的績效。

高績效獲利團隊》指出,一群優秀的人才如果互相懷疑猜忌,無法解決複雜問題、攜手創新。而「心理安全感」能讓大家相信團隊很安全,沒有人會因為說出自己的想法、顧慮或錯誤而被處罰,這樣的團隊才能共同學習、集體成長。

想增加團隊心理安全感,必須先制定團隊合約,建立團隊的行為與規則,讓成員知道哪些行為可以被接受、哪些事情則無法。如果沒有定義遊戲規則,沒說出口的怨氣和挫折感會逐漸累積,升高為成員間的衝突。領導者可以鼓勵團隊成員想想,自己希望團隊遵守哪些行為、價值與原則,以及每個人有沒有各自偏好的工作方式。

大家在紙上寫下團隊可接受、不可接受的行為,校準共識。比方說,「讓大家知道進度」「開會前做足準備」「準時」是大家覺得要遵守的工作原則;「在會議時放空」「有問題不說」「不尊重共識」等則是團隊覺得要避免的行為。

0795項領導者關鍵職責, 讓團隊合作融洽
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大家一起坐下來討論「團隊合約」,可以明訂團隊的價值觀,當有人不遵從規則時有參考依據,可依此溝通,降低不必要的衝突。團隊合約並非不可更改,通常在專案開始、組建新團隊,或是有新成員加入現有團隊的時候,就是重新討論、更新的時機。

延伸閱讀:好像惹毛同事了,卻不知道原因?人類學家:這件事沒同步,最容易出問題

建立共同目標並分配任務,成員更有團隊感

確立遊戲規則後,接下來要建立「聯合目標」,讓成員們知道彼此的行動互相牽連。《高績效獲利團隊》表示,任務是把所有人凝聚在一起的黏著劑,如果任務不明確,團隊成員會質疑:「我在這裡幹嘛?」參與度跟注意力都會下降,久而久之就會疲乏、無聊。在討論目標時,建議包含動詞、敘述、可測量的方式,讓目標更具體。比如,在會計年度結束前,提高全產品線 20% 市占。

確認目標後,就可以討論「聯合承諾」,讓成員認領工作,重點在於大家都清楚誰要做什麼,而且有共識。比方說,A 負責開發、B 負責設計,把名字跟主要任務與責任寫下來,讓彼此清楚自己的角色與任務,避免未來產生誤會。彼此有共同目標,而且自己在這個目標裡,被賦予重要的角色與任務,會讓成員從各自努力轉成有團隊意識。

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美律實業

搜尋效率提升 90% 的關鍵:美律攜手叡揚,以 KM+GenAI 重構知識競爭力

2026-01-15 經理人 X 美律實業
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ChatGPT 掀起全球生成式 AI 應用熱潮,越來越多企業意識到:AI 的價值不只是導入模型,而是能否深度整合組織既有的知識管理系統,喚醒沉睡在檔案庫、郵件或專家腦海中的知識資產,使其能夠被快速檢索、應用,甚至可以生成新的洞察與內容,真正驅動組織內部的知識流動與傳承。

這股 KM+GenAI 的浪潮,正成為企業重構競爭力的關鍵命題,而台灣電聲產品設計製造大廠美律實業,則是這波浪潮的先行者。美律實業早在 2017 年便導入叡揚資訊 Vital ESP 知識管理平台,近期再次升級導入 Vital GenAI 智能生成模組,不僅將應用範圍由研發部擴大到全公司,成效更是令人矚目,包括搜尋精準度提升 90%、知識查找時間從平均 1.5 小時縮短到 10 分鐘,以及省下整理與分析資料的時間,讓同仁可以將心力專注在更有價值的工作上,為台灣製造業樹立 AI 時代知識協作的嶄新典範。

知識管理再升級,從研發擴展到全員參與

作為全球電聲領域的領導廠商,美律實業自 1975 年創立以來,便持續專注在耳機、喇叭、麥克風等產品的研發與製造,並為國際知名品牌提供 ODM/OEM 服務。由於產品研發力與技術力,是美律實業在全球市場競爭中最核心的硬實力,因此在 8 年前便決定導入叡揚資訊 Vital ESP,以研發部門為主要應用場域,將同仁在產品設計、測試與專案執行上累積的經驗,轉化為公司可重複再利用的知識資產。

隨著營運規模日益擴大,美律實業也發現,知識共享機制若僅停留在單一部門,將不足以支撐跨部門協作與創新加速的需求。為此,美律實業於年初啟動知識管理平台升級計畫,除了引進生成式 AI 技術外,更將 Vitals ESP 的應用版圖,擴大至價值工程、創新設計、品保、業務與專案管理等單位,一步步朝向「全員參與、全組織共創共享共用」的知識管理願景邁進。

「這不只是單純的版本更新,更是為了迎接 AI 時代所做的重要策略佈局,」美律實業營運系統整合處資深處長董秋雲強調。在叡揚顧問團隊為期半年的輔導與教育訓練協助下,美律實業重新檢視與盤點過去 8 年來累積的知識資產,並將知識區分為六大類型及建立一致的欄位記錄標準,形成內部對知識紀錄與搜尋邏輯的共識,也為 AI 應用奠定了穩固基礎。同時,新版本也改用 AD 帳號登入機制,讓每位同仁擁有獨立權限,在促進知識流動的同時,也同步強化資訊安全性。

KM+GenAI 應用成效 1》打造完整的知識生態系統,提昇資料查找效率

為達到知識再利用與跨部門協作的目標,美律實業特別舉辦內部知識管理競賽暨成果發表會,鼓勵同仁跨單位組隊參賽、分享自身的使用經驗。其中,抱走冠軍殊榮的、是由研發與創新設計部門組成的跨域團隊,其最特別之處在於,運用 Vital ESP 將跨部門資料由點到線到面的串聯起來,實現跨領域知識整合。

美律實業
為達到知識再利用與跨部門協作的目標,美律實業特別舉辦內部知識管理競賽暨成果發表會,鼓勵同仁跨單位組隊參賽、分享自身的使用經驗
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首先,該團隊透過 Vital ESP 標籤功能,為資料建立「點」的連結,方便系統快速找出相同主題的文件,再利用 Vital ESP 相關文件功能,描繪出知識的關係「線」,並進一步將上下游知識串聯起來,形成擁有完整脈絡的知識「面」,讓知識庫不再只是獨立檔案的堆疊,而是能夠串聯延伸的知識生態系統。

這麼做的好處在於,使用者可以快速找到所需要的資料。舉例來說,過往以關鍵字搜尋文件,系統可能會同時搜出上百筆、甚至上千筆檔案,使用者必須一一點選查找,如今搭配進階搜尋、知識類型與標籤等功能,可將搜尋結果從上千筆精準收斂至十幾筆,資料查找時間從平均 1.5 小時縮短到 10 分鐘,同步提升搜尋精準度與 90% 搜尋效率。

KM+GenAI 應用成效 2》用 GenAI 整合資料,創造知識新價值

此外,本次參與競賽的內部同仁也善用 Vital GenAI 模組的智能生成功能,整合跨部門文件或大量歷史資料,為知識創造新的價值。例如,整合來自不同部門的 Lesson Learned (經驗傳承)與 Design Guideline(設計指南)、測試規範等文件,並由 AI 生成全方位的設計建議,降低跨部門溝通成本。又如,快速彙整過往多個專案的失效案例與解決方案,並直接標示出相關文件來源,讓技術傳承不再仰賴個人記憶,同步避免重複犯錯與知識斷鏈的風險。

而由營運及客戶支援部門組成的跨部門團隊,則是將歷年客戶問卷建立至知識庫,再利用 Vital GenAI 模組快速分析客戶滿意度趨勢、智能生成摘要報告,甚至自動排序找出評分最高與最低的客戶及其原因。

「過去人工整理 Excel 表格、製作圖表至少要 2 小時,現在 AI 幫我們自動分析排序,還能提供改善建議,省下的大量時間可以用來專注在客戶關係維護上。」該團隊強調,AI 支援中英文混合查詢的特性,讓他們能夠有效整合多語言市場報告,提升國際客戶服務品質。

對高度仰賴技術積累與經驗傳承的製造業而言,KM+GenAI 所帶來的不僅是效率革命,更是克服人才斷層危機與避免知識流失的關鍵解方。「我們很幸運可以搭上 Vital ESP 這班列車,使知識不只是被管理,而是能夠被重新再利用、被傳承並形成可擴散的組織資產,」美律實業電聲電子研究開發處處長蔡明宏說。

展望未來,美律實業將持續擴大知識管理平台的應用深度,並將知識協作融入組織日常,例如:將系統操作列為全員必修課程、建立提問技巧指南、制定文件上傳規範等,希望讓每位同仁都能在最短時間內找到答案、理解知識脈絡,讓知識管理成為提升個人工作效率與企業競爭力的關鍵引擎。

[本文由經理人整合行銷部與美律實業共同製作]

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