為什麼要改造工作空間、增加彈性？巨思文化：避免組織與氛圍的老化

在疫情之前，巨思文化執行長陳素蘭就已經感受到，辦公室沒有彈性對成長中的公司帶來的限制。旗下有擁有《數位時代》、《經理人》、《Shopping Design》3 個媒體品牌，還有線上線下課程、展會、新創媒合等事業部。這幾年來，不僅員工數持續成長，也因應事業擴張，趨勢變化成立如會員、數據中心等部門。即便是原有的部門，編制和功能也常調整改變。

巨思文化人資總監王文琤表示，各部門的區域獨立，座位數也是固定的，一個蘿蔔一個坑，每次加人就要想辦法生出座位，公司規模成長就要改裝或增租。之前也經歷過拆掉會議室改成座位，或是增租辦公室，但這些都要施工，部門會拆分到不同樓層，很難調度。

疫情期間，公司試行全遠距辦公，發現成效良好時，陳素蘭就跟部門主管們討論混合辦公的可能。陳素蘭說，台灣的職場文化也在改變，年輕世代也喜歡 coworking space（共享工作空間）的氣氛，所以希望改裝後，讓組織更有彈性，也能節省成本，「我最害怕組織和文化的老化，希望藉由這次改造，形塑和傳達年輕新創的氛圍。」

工作方式要跟空間一起改造

實施混合辦公，不只是改造辦公室而已，整體的配套措施也很重要，這些都是時間跟金錢的投入。巨思文化大約 200 坪的辦公室改造，裝設無線網路，辦公室桌上電話改成雲端總機，每位員工配發筆電，全部加起來要 700 萬元以上。王文琤坦言，一直到 2022 年 3 月，她都還在跟執行長討論到底要不要做。

「疫情期間，如果當時大家有一絲絲的快樂，也是因為在家工作，」陳素蘭說，疫情趨緩後，決定朝混合辦公前進，改造辦公室。但還是希望員工每周進公司 3 天，同事們見面交流也很重要，公司和同仁都有比較大的自由。也因應公司需要更多討論空間，以及視訊會議增加，朝著這些需求重新規畫辦公室。

巨思文化從 2022 年 7 月動工，包括增設錄音室、單人的視訊會議間，以及開放的討論空間。另外，混合辦公還需要系統搭配，過去請假和資源預約系統已經線上化，包含企業內網也改成雲端，簽核系統線上化，雲端總機等，軟體也要跟上，才不會做半套。

最後，不僅是一般的業務部門，連人資和財會都可以享有混合辦公的選項。目前固定座位的部門只有設計、客服和櫃檯收發。

員工不在場，主管怎麼管？

讓員工擺脫制式的上下班制度，管理的責任更多落在主管身上，也可以想像主管的不安全感會升高，因為同事都不在他的眼皮子底下。「所以我們不斷提醒主管，一定要增加團隊交流的機會。」陳素蘭說，之前每天都看得到同事，不用特別約定也可以互動，現在需要特別排定時間。王文琤則是每周與同事進行一對一的工作狀況會議，關心工作進度和身心狀況，現在反而覺得實體見面很稀有要珍惜。

實施混合辦公後，同事們可以自己決定要坐在哪裡，跟誰當鄰居。另外，公司設計了主管專區，以往各部門的主管都在各自的座位上，比較難知道部門彼此的業務，現在常常看到不同部門主管每天當鄰居，增加很多互動。

陳素蘭說，新世代的工作者，必須從朝九晚五的工業時代中解放出來，這並非企業的選擇，而是時代已經走到這個階段。混合辦公是以工作者為中心，他需要工作時間、地點的自主權；主管要學會授權、信任員工，在這個基礎上，混合辦公才行得通。

巨思文化
1999 年成立，媒體與知識學習品牌，旗下含雜誌、網站、課程、展會與創業社群等。
辦公室坪數 ：約 200 坪
座位數 ：約 110 個（含固定與非固定）
員工人數 ：約 140 名
改裝時間 ：約 2 個半月
花費 ：約 700 萬（含辦公改裝、雲端總機、筆電採購等）
簡介 ：2021 年因應三級警戒在家工作，後來疫情趨緩採混合辦公，2022 年 5 月起改裝辦公室，期間全員在家上班，2022 年 8 月正式啟用混合辦公室。