一個專案要來回 158 封信！改善組織的繁瑣流程，試試貝佐斯「2 個比薩原則」

在美國，如果你想取得某種執照，平均要上 248 小時的課，有些職業的門檻更高。像是成為洗髮師至少需要 248 天、成為專業木工至少要 368 天，因為州政府要花時間核發許可證，再加上如果申請期間，工作者從 A 州搬到 B 州，都需要更長的作業期。

《淤泥效應》把這些繁瑣的行政流程，形容成「淤泥」，相較於推力，它是一股阻力，讓人們不願意或較難完成某些事情。

類似的效應也常出現在企業中，例如，消費者上網訂了某個產品，想退貨卻被轉接一堆語音電話，歷經冗長流程導致他們最終放棄退貨。

倫敦大學城市學院（City, University of London）在〈我們必須打破淤泥，讓消費者免於繁文縟節的困擾〉（we must break through the sludge to bring consumers relief from red tape）一文分析，企業增加行政流程的複雜性，雖然能得到某些實質上的好處（如使顧客難以取消訂閱），但長期下來，會對消費者的時間、精神造成極大壓力，讓他們產生負面情緒，而這些代價最終都會回歸到企業身上 —— 流失顧客信任。

複雜程序會引發負面情緒，抑制員工創新、降低生產力

企業內部的繁瑣流程，也會對員工造成負面工作體驗，使團隊工作士氣下降，生產力也下滑。 舉例來說，差旅費需要「累積」到一定程度才能報帳；採購時，得跑完很長的流程，才可以獲得所需的原料或設備；到職、離職手續的辦理很複雜等。

《因為員工心思太複雜，所以需要管理心理學》指出，企業在管理上一定要重視員工想法，過多的規則或流程，不只會讓員工有不安定、不確定感，也會抑制他們的創新能力，甚至群起抗爭，想改變制度。

《富比士》（Forbes）在〈受夠了繁文縟節？用這些想法反擊〉（Fed up with red tape? fight back with these ideas）一文採訪品牌行銷專家馬丁．林斯壯（Martin Lindstrom），他也提及繁瑣行政帶來淤泥的威力， 好比在一個專案裡面，要讀取 158 封 email。這是因為，當人們要花時間處理淤泥，就很難再把心力放在創新、深度思考上。

減少行政程序來回，讓資訊流通、順暢

要減少行政繁瑣，最關鍵的地方在於，真正意識到哪些流程可以被割捨，再從中簡化。

《淤泥效應》舉例，美國聯邦政府成立資訊法規辦公室，負責批准聯邦機構提出的資訊蒐集要求，像是美國衛生及公共服務部想獲取醫院資訊、交通部要取得汽車廠商的訊息等。

如果審核標準過於嚴格或繁瑣，流程就會拖很久，導致重要資訊傳遞太慢。

實務上，要如何降低複雜流程所帶來的淤泥呢？資訊法規辦公室的做法是，告訴各聯邦機構，要如何使用簡易版的表單，以及提前「預填」表格（在作業時間前就填好表單）等，藉此減少行政單位的文書作業負擔。

亞馬遜（Amazon）則是從成立初期，就強調敏捷、快速的組織文化，創辦人傑夫．貝佐斯（Jeff Bezos）指出，他們會把大型、複雜的問題，分解成幾個易於管理小模組，先各自解決模組的核心問題後，再重新檢視原本的大問題。

貝佐斯甚至提出著名的「2 個比薩原則」（two pizza rule），強調「任何團隊成員，都不能超過 2 個比薩能餵飽的人數，也就是 6 個人。」因為組織沒有繁文縟節、複雜的流程，遇到問題就快速討論，並以有效方式蒐集訊息，整體產能才會更高，溝通協作也更順利。