Managertoday 經理人

不再讓部門分工阻礙公司成長!成立「新事業部」該注意的5個原則

2019-10-16 10:35:59
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2018-03/img-1520480289-38831@900.jpg
新的組織運作方式中,將跨部門整合所需要的各種人才集中在一個部門中,並且賦予這個組織足夠的授權,嘗試將可以獨立完成的新事業或是新市場交付給這個組織,是近兩年常被採用的做法,但這個做法有幾個必須注意的原則如下:

John檢視著自己這一個禮拜的行事曆,發覺自己每天幾乎都有一個以上的會議是和跨部門溝通有關,於是他撥了一通電話給秘書問了幾個會議的主題,突然發現這些溝通中的專案其實都已經談了好幾次了!但為什麼一直沒有做成決議呢?

再一回神看到業務主管發了訊息提醒他,務必要跟財務部的副總拜託一下,有一份簽呈已經上了幾週了,就剩下財務部會簽之後就可以呈總經理核定了!

John定下心細想一下:這一些會議和冗長的行政簽核程序真的是公司需要的嗎?為什麼大家就這樣理所當然地浪費這麼多時間在應付流程呢?

專業分工 = 權責分立?跨部門等於「跨衙門」

許多企業都會遭遇到相同的困擾:當組織分工達到一定的複雜程度,員工數量增加以因應業務的成長,而以不同的專業分設部門就像是必然的SOP,因此公司有許多部門分別執掌不同專業的工作,但是 分工負責的制度其實也代表著決策權力的分散,單一部門無法為一項跨專業的工作做成決策,所以許多事就必須橫跨幾個不同的部門進行討論、協調、甚或是取得核准,看似可以確保決策品質的制度與分工方式,在快速變化的環境之下,卻常會變成一般企業缺乏競爭力的關鍵因素。

因為每一個不同部門都以自己的專業為優先、關注自己的KPI是否達成,甚至是擔心自己部門主管的態度(是否支持?與提案部門的競合關係?)等等因素,每一次跨部門溝通就像是跨衙門協調,如何能夠打破每個部門個別的官僚心態與隱性抗拒,其實才是組織中最大的挑戰。

「客戶體驗」興起、組織必須隨之靈活因應

第一支iPhone面市時,完全顛覆消費者原有的手機使用慣性,也因此行動裝置的典範轉移(Paradigm Shift)正式展開,而在此之後消費者使用手機的習慣完全被新的模式所主導;也因此,使用者介面的觀念再次被重視與強調,再怎麼根深蒂固的商業模式都有可能因為新科技的發明而被顛覆,使用者的習慣一旦被改變,其消費偏好也會隨之改變,這就是客戶體驗成為主流的原因。

現在企業的競爭,除了創新科技、生產技術、品牌行銷、成本價格種種因素外,最重要的就是服務的精神,因為環境的快速進步與開放,客戶取得資訊的管道極度多元方便。資訊壟斷的可能性、及技術獨佔的困難度將會越來越高,唯有站在客戶的立場、瞭解並滿足客戶的需求,才能真正贏得客戶的長久支持。

也正是因為如此,企業要貼近顧客、瞭解顧客,就必須用更靈活的組織來快速反應,而非受限於公司原有的繁瑣架構與程序,背離客戶需求而不易自知!

讓部門獨立作戰,才能提高組織的效率!

新的組織運作方式中,將跨部門整合所需要的各種人才集中在一個部門中,並且賦予這個組織足夠的授權,嘗試將可以獨立完成的新事業或是新市場交付給這個組織,是近兩年常被採用的做法,但這個做法有幾個必須注意的原則如下:

1. 具體的部門目標: 成立這個組織必須有清楚的目標,而且是從產品開發、銷售、服務、客戶體驗管理的完整目標。
2. 清楚的部門營運計畫: 成立這樣的部門必須是一個獨立的成本中心,部門成員應該對部門的獲利與盈虧有明確的責任。
3. 適當的規模及完整的功能: 因應達成目標的需要給予適當的人力及不同的人才,避免過度膨脹編制、但也不應該刻意縮減資源。
4. 簡化及縮短決策流程: 這樣的組織最好能夠直接report給事業群最高主管,或是公司最高決策單位,讓部門的計畫執行與決策速度可以加速,但也充分被掌握和授權。
5. 善用既有的人才: 公司的組織如同產品一般,必須隨著競爭而不斷進步與創新,善用既有的人才進行創新與變革是企業不能不面對的課題。

我們日復一日埋首在工作中,卻往往不自覺陷入在組織的窠臼裡,勇於檢討組織存在的不合理現象,並且嘗試使用新的方法讓效率提升,將會是企業能夠持續進步與成長的根本。