收到理想工作的錄取通知信，是一件非常令人開心的事情，但如果收到的錄取信，是來自不適合的職缺或公司，下一步應該怎麼做呢？一封有禮貌、清楚說明的信件，會是此時最好的回覆，畢竟這次無法合作不代表未來也沒有機會，以下整理《Forbes》與人力平台 Indeed 的建議，並提供婉拒信件的範本。

婉拒信寫作原則：切勿拖延回覆時間，清楚告知來信用意

儘管婉拒信件不會有標準答案，Indeed 仍給出了 4 個原則：首先，當你決定拒絕工作機會，不要拖延時間，及時讓對方知道你的決定。 這有助於該公司更快投入下一位應徵者，也是你能展現禮貌的最好方式。

再來，拒絕工作機會的原因不需要過多說明，只要簡單概述即可。 例如：你接受了另一份工作、考量許久後決定留在當前崗位等。你實際考量的因素可能有很多，也許公司沒有給你想要的薪資，或者你不確定是否會和未來主管處得很好，但不需要向對方交代這些細節。

第三個原則是這封信電子郵件應 直截了當、誠實地傳達你的答覆，避免收到信件的人資解讀錯誤。 最後一個原則就是 適當地表達感謝 ，謝謝招募人員和用人主管，在這個流程中付出了時間和心力。最後，如果你覺得只是職位不適合，但仍然欣賞該公司的文化、氛圍等，也可以考慮保持聯繫，或許未來會出現更加符合你需求的職位。

只要秉持這些原則，即可寫出一封有禮貌又能正確傳達想法的信件。當然，如果不知從何下手，也能參考下方的情境範本直接改寫：

範本 1：該職位不適合自己

您好：

非常榮幸錄取 [該職位名稱] 這個職位，但目前這並不符合我的職涯目標。

我非常喜歡面談過程中的討論以及和團隊的交流，也非常感謝您抽出寶貴時間，分享有關 [該公司名稱] 的目標和願景。

再次感謝您的時間，並敬祝一切順利。

範本 2：已答應其他工作機會

您好：

感謝您給予我機會擔任 [該公司名稱] 的 [該職位名稱]，也謝謝您和您的團隊這一路以來投入的時間。

經過深思熟慮之後，我決定拒絕這個提議。雖然貴公司的文化和願景讓我留下了深刻的印象，但根據目前的職涯規畫，我決定接受了另一個職位。

雖然這不是一個容易的選擇，但我想盡快讓您知道。

再次感謝您抽出寶貴時間，並祝福您後續一切順利。

範本 3：決定留在目前任職的公司

您好：

非常感激您投入時間和精力，給予我面試 [該公司名稱] 的 [該職位名稱] 的機會，並讓我有機會加入貴公司。

經過深思熟慮，我決定拒絕這個提議。由於我在目前任職的公司中有個新職位，更符合我的長期職涯目標。

我很高興能夠認識您和您的團隊，祝福諸位未來一切順心。

範本 4：婉拒工作機會，但想主動保持聯絡

您好：

感謝您上周邀請我到辦公室與團隊見面，非常榮幸能更了解貴公司的文化和使命。

我雖然對這個職位感到興奮，但決定接受另一個更符合我的職涯目標的職位。

儘管如此，希望我們未來能夠保持聯繫，如果貴公司之後有任何新職缺，我都很樂意了解。

最後再次謝謝您與團隊所付出的時間和心力。

資料來源：Forbes、Indeed