編譯·整理 Y Chen
沒禮貌的 email 讓人看了就火大！職場信件最好避開 10 大 NG 行為
通訊軟體非常盛行的現代職場，Email 仍然是重要的跨團隊和跨組織溝通工具。然而，一封寫得不好的電子郵件，如措詞不禮貌，或花了冗長篇幅卻還是辭不達意的郵件，只會令對方感到惱火，但無法達成任何正面效果。那麼，究竟有哪些 Email 地雷是工作者需要避開的呢？《Fast Company》整理出了 10 大最令收件者困擾的行為：
寫 Email 的 10 大雷點：寫錯名字、放入表情符號，都可能惹惱收件者
根據 Email 行銷公司 EmailTooltester 的調查，這 10 大雷點分別為以下：
| 排名 | 寫電子郵件的 NG 行為 | 因此被惹惱的受訪者百分比 |
|---|---|---|
| 1 | 收件者的名字拼寫錯誤 | 24.4% |
| 2 | 在電子郵件中使用表情符號或笑臉 | 21.6% |
| 3 | 在電子郵件中用暱稱稱呼某人 | 20.5% |
| 4 | 在電子郵件中加入 GIF 或迷因圖像 | 18% |
| 5 | 過度使用驚嘆號 | 17.3% |
| 6 | 副本或密件副本給經理 | 16.9% |
| 7 | 使用諸如「最近怎麼樣」之類的非客製化的問候語 | 15.7% |
| 8 | 電子郵件的開頭沒有說「嗨」或「你好」 | 13.1% |
| 9 | 在電子郵件中使用不必要的雙關語 | 13.1% |
| 10 | 電子郵件的最後沒有寫上寄件者的姓名 | 9.5% |
從上述這些 NG 事項，大致上可以歸納成不該犯的低級錯誤，例如對方的姓名，或是放在工作場合中不夠正式的表達方法，像是置入迷因或雙關語，其實對多數上班族來說，只要撰寫過程稍加注意，都應該可以輕鬆避開這些誤區。
當然，每個人的地雷都有所差異，甚至與世代也有關係。舉例來說，超過 1/4 的 35 至 44 歲千禧世代受訪者認為表情符號相當煩人，不過這對 18 至 24 歲的 Z 世代來說就相對可以接受，僅有 12％ 的 Z 世代受訪者認為電子郵件中不該出現表情符號。
注意撰寫內容和寄送對象，別用密件副本等手段欺騙收件者
撰寫電子郵件時犯的錯誤小則讓收件人稍感不悅，大則影響到團隊或合作關係，假設一封向部門同事抱怨客戶需求的信件，卻不小心發送給許多外部人士，除了會引發對方不滿，還會產生資料外洩的嫌疑。EmailTooltester 提醒，永遠不要在 Email 內寫下任何不樂意或不應該讓所有人都讀到的內容。
《CNBC》也列出了一些注意事項，幫助工作者避免因電子郵件惹惱主管、同事和客戶。首先是使用「密件副本」(BCC）的時機點，原本是出於隱私等緣故，可以讓收件者之間不會看到彼此的信箱，卻經常成為欺騙或故意陷害的手段，像是對跨部門同事提出指教時，刻意將其主管放在密件副本處。如果你認為誰應該讀到這封信件，就將其放在收件者或副本處。
再來，主旨的設計相當重要，不然 Email 會淹沒在信件海當中，難以再被搜尋。《CNBC》建議盡可能直接在標題點出來意，包括「XXX 推薦我聯絡您」、「來自 ＯＯ 公司的問候」、「A 專案啟動會議邀約」。最後，應該要通電話或面對面溝通時，就不該以電子郵件處理，畢竟你不會知道這封信件還會轉發給誰，且當面對談能夠獲取更多非文字的訊息，在特定情境下會是更好的溝通手法。
