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加入新團隊,當心踩到 3 種地雷!用 7 招「新鮮人」職場生存法化解不適

2023-09-25 迷誠品
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歲月如梭,不知不覺已經脫離學生的身份,以社會新鮮人的面孔投遞一封封履歷,安排一場接著一場的企業面試,帶著興奮緊張的心情,終於迎接到了人生第一份工作。但是,實際進入職場後,才發現有許多眉角學校從沒教過。

統整社會新鮮人必知的 3 大禁忌,以及不藏私地分享 7 招職場求生術,幫助你不論是工作執行上,或是與主管同事人際相處上,都能夠遊刃有餘的處事應對。同時,也能夠順利展現出自身親切沈穩的特質,成為職場上值得信服的專業人士。

延伸閱讀:職場生存,除了EQ,你還需要 AQ!工作遇到瓶頸,4 步驟提升「逆境商數」

社會新鮮人必知 3 大禁忌

1. 遇到問題只當伸手牌

現今填鴨式教育的影響下,許多學生習慣性地等待老師給予答案,但是工作上常伸手牌的習慣,反而是職場大忌!

首先,要先認清進入職場後,我們最主要的任務是幫公司解決問題,因此 詢問同事前,自己必須先查詢研究問題,接著再帶著不同可能性的解決方案,虛心請教主管的意見,才能呈現較專業合宜的態度, 有效率地解決難題。

至於,如何針對問題痛點,精準地向主管提起目前碰上的困境呢?我們可以先從問題意識開始,設定主要問題的方向,並且釐清要溝通的對象是誰,再接續提出相關的延伸問題,可以讓你更精準有效向主管溝通。

2. 經常性遲到與缺勤

身為社會新鮮人,對工作負起責任心是最基本的必要條件,而準時到達公司和開會場所,也間接代表著對這份工作重視的負責任心態。 如果是經常性遲到,或者是每次出包就請假的人,不僅會讓人產生出是否缺乏責任感的標籤,也相當不利於你辛苦培養的職場名聲。

3. 屢屢犯下同樣的錯

熟悉新工作的適應期,難免會因為初次操作而犯下錯誤。不過, 若是同樣的錯犯了許多次,或是多次詢問前輩同樣的問題,不僅會干擾到同事的工作節奏和形成,使得你的形象在他人眼中大扣分,也會不禁讓人對你的工作能力產生懷疑。

延伸閱讀:新鮮人最缺的軟實力!在公司眼裡,這比抗壓性低還嚴重

7 招職場求生術,你不可不知

1. 理解任務的優先順序

面對工作待辦事項越來越多的事實,全身細胞不由自主地想要逃避這一切,於是在密閉狹小的辦公位置上,漸漸地呼吸愈來愈急促,不知從何而來的窒息感,慢慢淹沒至喉嚨。望著頭頂的天花板,逐漸意識到自己早已陷入事情總是做不完的焦慮迴圈。

有效的解救辦法,就是必須 先理清工作項目的優先順序。 若很常收到臨時派來的任務,建議先詢問主管,了解工作的輕重緩急,為你的待辦事項進行初步的檢傷分類後,可以善用子彈筆記的系統化歸納,有效掌握工作進度,遠離窮忙的困境。

2. 主動積極發問

身為職場小白的你,剛開始難免會遇到不懂的問題,但已經不能再像學生時期一樣,期望主管或同事像老師填鴨式地給予答案。必須明白公司請你來工作,是要解決問題而不是產生問題,因此上司交辦的工作,無論如何都需先自己主動釐清明白。

如果親自蒐集資料還是毫無頭緒,建議可以先列出幾點較有可能性的疑問,接著再搭配《精準提問》裡具體易懂的溝通策略,與同事之間更有效率地討論公事,也能藉此展現出值得信服的專業感,在主管心中留下深刻的良好印象。

3. 隨身攜帶筆記本紀錄

新人交接時期,有許多工作內容和行政事務需要熟悉並謹記操作。不過,我們的腦容量通常對於短期記憶有限, 因此利用工具幫你紀錄重要事項,較不怕會有交接上的遺漏,還能減輕不少初期適應的壓力。

4. 懂得禮貌會做人

俗話說「職場上,會做人比會做事更重要。」先人流傳下來的智慧,必定有它的道理存在。假如有位同事做事總是隨便敷衍,而且還老是擺出一副高姿態模樣,光用想像接下來漫長的日子裡,都要和他共處商討公事,頭皮不禁發麻了起來。

反之,另一位同事則是從剛踏入公司大門,就滿臉笑容地與你打聲招呼。不僅如此,會議討論的當下,也深深感受到親切的專業提問法,以及讓人備受尊重的認真聆聽樣貌,我們快速地換位思考,就能從中理解禮貌的影響力是如此重要。

5. 主動認識同事,擴展新人脈

初期剛進入新崗位,通常會需要一段適應期,熟悉同事、公司環境和業務系統等等事項。然而快速掌握企業內部資訊,建議可以先從人人必經的茶水間開始!

6. 謹記團隊協作精神

職場上大多數的工作項目,需要部門同事協力或是跨部門合作才可以完成。因為通常一件案子會有各式各樣的需求,都需透過不同專業的分工合作才能順利執行,所以工作上持有良好的團隊意識,可以讓未來的你,辦公處事上更如魚得水。

善用《職場新鮮人教戰手冊》中,前人淬鍊出符合現今工作必備的知識,像是與人溝通的說話術,或是進入團隊必懂的眉角,不僅可以快速了解職場生存的訣竅,說不定還能因良好表現,有機會獲得快速升職的機會。

剛步入職場的社會新鮮人,由於學校和企業的處事上有許多差異,難免會遭逢挫折感,或者時常感到力不從心的疲憊感。這時,運用空閒時間進修自身的不足之處,能有效地幫助你未來的職涯發展更順遂。

除此之外,藉由前輩們多年在江湖上打滾,深切體悟到的智慧,我們可以從中快速領會職場上生存的訣竅,也可以有效避開誤入地雷的窘境。

(本文出自迷誠品,原文標題:社會新鮮人求生術!揭密 7 招必知職場生存心法

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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