很多時候我們寫 email 的錯誤，是受到我們收到的 email 的影響。常有人那樣寫，以訛傳訛，看多了，就習以為常。很多過時的 email 句子，也經常一傳十，十傳百，變成了習慣。
過時的表達，文法也對，但外國人讀起來的感覺，也許就像我們讀「耑此奉覆、順頌勛綏、順候近祉」一樣不自然。一起來看幾個例子。
1. Dear Sir or Madam,
＂Dear Sir or Madam＂這種用法已經過時了。這稱謂表面上看起來很正式、又有禮貌，實際上是很虛假，因為寫信前連查一下對方的姓名、職稱，這些基本功都沒做。
2. To Whom It May Concern,
不管認不認識，寫 email 都不要用＂To whom it may concern”，這聽著就像「有關的人請聽好」，沒禮貌，又沒誠意，就像我們現在寫信，也不用「敬啟者」一樣的道理。萬一真的不知道對方是誰，至少查一下部門或職稱，例如，寫求職信，可以寫：
Dear Hiring Manager,
寫給客服部門，可以用：
Dear Customer Service Team,
如果連最基本的資訊都沒有，可以用＂Greetings＂，就像中文裡的「您好」。
3. I hope this email finds you well.
這是舊式商業書信裡很常出現的開場白，意思是「希望您收到此 email 時身體健康」，相當於我們常見或常用的「收信好」、「收信安康」之類的。老派的西方人也許還用，但這樣制式的問候，很容易被歸類成垃圾郵件。還有，像＂I hope this email finds you well.＂這種問候並不適用於每一種場合，像陌生開發信，或求職信這類不認得對方的信，或者需要比較個人化的溝通，就不合適。
不用這句問候語開場，那用哪一句呢？給大家幾個參考：
• I hope you are doing well.
• I hope you are having a productive week.
• I hope you are having a great day.
• I hope you have enjoyed your recent holidays.
• It's a pleasure having to connect with you again.
更多替代說法，大家搜尋一下”I hope this email finds you well.”就會找得到。
4. Enclosed please find…
以前寄信都要封口，所以常用 enclosed 這個字，現在的 email 更常用 attached。Attached please find 也顯得拗口，白話一點比較好，例如：
Please have a look at the attached resume.
請查看附件中的履歷。
I have attached our company profile for you.
為您附上我們公司的簡介。
5. Yours sincerely ／Yours faithfully
在非常正式的信件，像公文，還是會用“Yours sincerely” （您誠摯的） 與 “Yours faithfully”，這就相當於中文正式書信結尾處常用的「謹啟」。
如果知道收信人名字，結尾用“Yours sincerely” 落款 ，不知道對方的名字，才用 “Yours faithfully” （您忠誠的） 來結尾。一般商業往來，用較輕鬆的，例如：
• Regards, 致上問候
• Best regards, 致上最好的問候
• Kind regards, 致上親切的問候
• Warm regards, 致上溫暖的問候
（本文出自 世界公民文化中心）
