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成大事的人,都懂得麻煩別人!「刻意求助」原來是一種軟實力?

2024-03-18 齋藤孝
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對他人臉色敏感、太在乎他人的高敏感工作者,往往不敢麻煩他人,通常更偏好獨立作業、埋頭苦幹,並獨自承擔。然而,擁有商管與教育背景的齋藤孝提醒,長期累積下來,這樣卻可能會壓垮自己,甚至會讓自己受限。

《高敏感天賦的鈍感練習》一書中,他提供了心態與思想上的練習,幫助高敏感的工作者轉念,從不敢開口到趁早求救,不只能及時避免無法挽回的錯誤,還能拉近同事間的距離,增進職場的團隊默契。

以為自己什麼都能做得好的人,就算遇上問題,通常也不會找人商量。原本可能只是出一點小錯,後來往往演變成無可挽回的大麻煩。

「為什麼不早點找人幫忙?」
「如果早點求救,還有很多方法可以挽回……」

這樣的例子比比皆是。雖然不能一概而論,但我認為有自殺衝動的人,往往也陷入「想靠自己的力量解決問題」的迷思。但是當背負的責任、悲傷及痛苦太過巨大時,一個人是無法承擔的。

延伸閱讀:無論職涯哪個階段都受用!查理蒙格給職場工作者的 3 個實用建議

一個過度敏感的人,敏感的程度往往會愈來愈嚴重,就像一輛暴衝的車子,再也沒有辦法停下來。此時如果有一個能夠商量的團隊,或是一個能夠共同解決問題的環境,就可以仰賴「他力」,或是至少找到訴苦的對象,心情也會輕鬆得多。

這就是佛教教義中的「他力本願」,近年來特別受到關注,常引申為「依賴他人,不自己動手」的意思。

別自以為是,沒有什麼「非你不可」

「這個工作只有我會做。」
「這件事一定要由我來才行。」

常有人會抱持這樣的想法,但其實幾乎所有工作都可以由他人代為執行。就算是電視節目上某個超有特色的主持人,一旦宣布退出演藝圈,下週馬上會有其他人遞補上來。

世界上沒有什麼事情是非你不可,肯定能找得到代替你的人。這雖然聽起來相當令人沮喪,但從另一個角度來說,這也代表我們不必把全部的工作責任攬在肩上。

一旦抱持非我不可的想法,就會導致工作量過重。此時如果還認為這是自己的責任而太過努力,最後可能會因此喪失判斷能力而自殺。類似的例子所在多有。

多數失眠的人,不是因為工作量太大,就是因為想太多。當不管怎麼煩惱都無法提高生產力的時候,往往會開始鑽牛角尖。但如果再怎麼想也無濟於事,此時就應該發揮「他力本願」的精神,把問題丟給他人或交給神。

用「謙讓」取代「較勁」

在維持一定程度自尊心的情況下,當涉及做自己做不到的事情時,一定要依賴他人並坦白說出自己的困境。

「這件工作我真的不拿手。」
「我真的不會。」

就像這樣,老實說出自己的心聲。要是在各個方面都想要爭一口氣,只會讓自己疲累不堪。

因此,最好只把自己的尊嚴放在單一工作上,只在這項工作上爭一口氣,其他工作就交給其他人去表現。

自尊心太強的人,往往有著每件事情都要和其他人互相較勁的問題。這會導致消耗太多的能量,令自己疲憊不堪。在某些事情上抱持自尊心當然無可厚非,但是其他的部分應該盡量禮讓給別人。

「在這件事情上,你比我厲害得多。」
「這個部分就交給你發揮了。」

像這樣互相禮讓,有時反而能夠增進相互之間的情誼。就算雙方的關係是父子,有時若父親選擇故意不做,交給兒子來做,就是聰明的抉擇。「這件工作爸爸不太在行,能麻煩你處理一下嗎?」只要父親這麼說,通常兒子會盡一切能力達成使命。

互相麻煩,只是禮尚往來

在「他力本願」的觀念下,有時我們反而應該讓自己更加鈍感一點,把自己能做的事情讓給別人做。

一個全能的母親,往往會養出完全不會做菜的孩子。因為母親做得太完美,沒有孩子插手的餘地。反過來說,當母親不太會做菜的時候,孩子非得在旁邊幫忙不可,反而能夠習得高明的廚藝。

因此,有些事情我們應該和同伴合力完成。即便一個人就能做到,還是應該分工合作,結合兩人的力量。如此還能建立起團隊的默契。

延伸閱讀:如何培養能主動追求卓越、對團隊產生正面影響的人才?專家:企業應注意 3 個條件

就像我在前面提過的,因為不想給別人添麻煩,所以什麼都自己來的人,往往會給他人添最大的麻煩。互相添一點小麻煩,沒有什麼大不了,就當作是禮尚往來。在問題還沒有鬧大之前,透過互相幫助將問題解決,這種工作分攤的觀念可說是相當重要。

聰明做個適度懶人

企業的新進職員也往往會有這樣的錯誤認知:堅持自己能夠處理,婁子卻愈捅愈大。

例如,曾有某個年輕的職員,工作非常認真,但老是把所有的工作都攬在自己身上。有一天,這個年輕職員忽然辭職不幹了……因為他辭職得太突然,留下不少爛攤子,導致上司必須到處向人道歉。

這是一個真實案例。明明已經快要爆炸、快要燃燒殆盡,就是沒有辦法找人商量,沒有辦法減輕自己肩上的重量。

如果把自己的負荷能力比喻成容器,當超過 100% 時,水就會溢出來。這些人的狀態明明已經到達 80% 甚至 90% 了,卻依然毫無自覺,最後陷入無可挽回的狀態。
愈是認為自己很認真盡責的人,愈有這樣的風險。

有點懶散的人,反而可以避免崩潰的危險。他們能夠告訴別人:「真的很不好意思,我現在真的忙不過來,能不能拜託你發揮互助精神,來幫我一下?」

建議你也在日常生活中練習這樣的「他力本願」,學習向其他人尋求協助。

(本文出自《高敏感天賦的鈍感練習》,樂金文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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