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留職停薪回任率100%!宏正科技:少子化時代,員工對這項福利最有感

2024-07-08 採訪.撰文 簡鈺璇
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一位主管晃過走廊時,看到員工在陽台講電話、臉色非常難看,一聊之下發現對方因為家庭照顧問題而喘不過氣,甚至動過輕生念頭。這是宏正自動科技(簡稱宏正)人資長王安倫的親身經歷,她當時想:員工情緒如此低落,如何好好工作?

外界以為,留才需要祭出高薪。但王安倫認為,企業的雇主品牌,需要因應不同時空背景、員工對工作期待的改變,持續進行調整。台灣面臨少子化問題,家庭照顧已是許多同仁肩上的重擔,為了留住人才,宏正決定在「安家生養」的難題上成為員工的後盾。

宏正是家總部位於汐止的全球製造及物聯網方案公司,它在「多電腦切換器」(KVM Switch,Keyboard-Video-Mouse Switch)的市占全球前三。多電腦切換器能讓一組鍵盤、螢幕和滑鼠同時連接多台電腦,並在不同電腦間進行切換和控制,政府災害應變中心、企業戰情室、學校智慧教室都可見到宏正的產品。2023 年宏正營收為 51.56 億元、毛利率近 60%,全球有 1700 位員工。

即使宏正規模與營收比不上大型半導體業,王安倫說:「跟聯發科、台積電搶人才,我們肯定會遇到挫折,但最令我感動的是常收到離職員工的信,他們說很懷念在宏正的日子,有些員工甚至跳槽之後再回到宏正。」代表同仁確實感受到公司對他們的關懷。

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宏正人資長王安倫認為,企業的雇主品牌,需要因應不同時空背景、員工對工作期待的改變,持續進行調整。
侯俊偉攝影
延伸閱讀:「多世代工作者」崛起!頂尖企業如何打造雇主品牌,吸引 7、8、9 年級生人才?

導入員工協助方案,讓私人困難有抒發窗口

有感於員工被家庭照顧壓力壓得喘不過氣,宏正在 2013 年導入「EAPs 員工協助方案」,這也是該公司最早與「安家生養」有關的福利,員工遇到家人、情感、工作壓力或法律等任何問題,可撥打 24 小時服務專線,與專門諮商老師、法律背景顧問懇談。若 EAPs 諮商顧問認為該案有必要進階處裡時,員工可申請一對一與面對面諮商輔導,費用由公司全額負擔。

「如果我們希望他們快樂工作,就得連帶關心他們的生活,於是我建議公司設置 EAPs。」王安倫補充,EAPs 是透過第三方專業協助,員工使用 EAPs 時,除非同仁有輕生傾向需要立即關懷,否則公司無法得知他們的個資與諮詢內容,僅會概略得到量化數字,包括:年齡、性別和問題類型。

每年諮詢電話約 30~40 通左右,雖然量不多,但至少給予一個抒發的管道。人資團隊會根據員工諮詢的問題類型,辦理認識憂鬱症、兩性與親子溝通、重症與失智症者照顧、生活法律等講座,協助員工找到資源、克服難關。

經濟補助+人事制度配合,留職停薪回任率100%

不敢生、擔心養不起的育兒壓力也是現代工作者的難題。2019 年宏正陸續推出「生育補助:每胎 12 萬元」、「3~6 歲學齡前子女教育補助:每年一萬元」、「人工受孕與試管嬰兒補助:1~3 萬元」等方案,2022 年增加產假與育嬰假的「職代津貼 1 萬元」。

王安倫表示,補助減輕員工的經濟負擔,但許多同仁更關心請假後原職位是否被他人頂替,或者團隊在這段期間需負擔更重的工作量。

從企業角度來看,正職同仁請短期的假,要迅速找到臨時人員協助並不容易,因此安排「職務代理人」是比較常見的做法,但代理同仁的工作量勢必會增加。因此,宏正提供職務代理人津貼每月 1 萬元,直到原職務者產假和育嬰留停結束。此外,這筆津貼可以彈性使用,比方說:2 位同仁共同擔任某位同事的職務代理人,可以分配每人每月 5000 元。

延伸閱讀:強打國際知名度,推員工持股信託!南寶如何翻轉傳產形象、打破人才荒?

「職代津貼」有效增加團隊協助的意願,更重要的是,員工敢請假迎接新的生命到來,做好邁入下階段的準備。實施至今,宏正員工在休完產假、育嬰留職停後的回任率達 100%。

「人資能做的不只是辦理勞保、團保和健保,我們職責是幫助人才在這間公司成長。」王安倫表示,人才成長的前提是「給予他們一個無後顧之憂的工作環境和表現舞台」,這樣才能締造公司與員工的雙贏。

憑藉「安家生養」舉措,宏正 5 度榮獲人力資源雜誌《HR Asia》「亞洲最佳企業雇主獎」,2024 年更囊括 3 個評審大獎:多元、平等與包容最佳企業獎、永續發展最企業獎、最佳員工關懷獎。

宏正自動科技
宏正 5 度獲得「亞洲最佳企業雇主獎」。
宏正自動科技提供

宏正自動科技(ATEN International)

成立於 1979 年,為全球智慧製造及物聯網方案領導廠商,專注開發連接與管理解決方案,包括智慧製造、人工智慧與智慧自動化,可應用於物聯網、雲端運算與高科技製程。2023 年營收為 51.56 億元、毛利率 59.94%,在全球有 1700 位員工。

王安倫

台大工業工程所、EMBA 與 PMLBA(事業經營法務碩士在職學位學程)碩士。曾擔任美國三大電視網之 NBC(國家廣播公司)地區記者與後製、美國德州儀器總部儲備幹部,以及美國派拉蒙影業公司後製,加入宏正超過 15 年,現為宏正人資長。

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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