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員工連午休時間也在工作?有心杜絕加班文化,主管就不能小看這 4 種情境

2025-06-20 撰文 麻愷晅
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小芳正在與家人聚餐,LINE 的通知聲卻打破美好的周六時光,主管又傳訊息交代工作,周末再度被工作占據。不少工作者跟小芳一樣,身處隨時待命的職場,常想著何時能換個下班後就能好好生活的工作。

「工作與生活平衡」是許多人的嚮往。根據《富比士》(Forbes)〈Work-Life Balance: Did It Always Exist?〉報導,「工作與生活平衡」這個詞出現於 1970 年代,並在 1980 年代廣泛流行,這與女性大量進入職場,職業婦女在努力平衡職業需求和家庭責任之間的掙扎有關。之後,工作與生活平衡演變成減少過多的工作量,公司也意識到員工有時間休息和陪伴家人的好處,並制定每周 40 小時工作制和帶薪休假等政策。

延伸閱讀:當同業掀「關床潮」,它的護理師卻逆勢增加 20%!衛福部嘉義醫院的留才術

隨時待命代表你很重要?過勞不該視為一種榮耀

而隨著智慧型手機普及,連帶模糊職場和個人生活間的界線,能隨時待命甚至成為專業的象徵。根據《BBC》報導〈What does work-life balance mean in a changed work world?〉,有些企業文化將過勞視為一種榮耀。

但《羅德里奇職場心理健康指南》(暫譯,英文書名為《The Routledge Companion to Mental Health at Work》)一書指出,長期處於隨時待命的狀態,會分散人們的注意力、降低效率。勞工睡眠品質下降、睡眠不足進而導致長期疲勞,也將增加罹患心血管疾病、糖尿病等風險。

此外,當職員無暇顧及個人生活,例如因為加班而無法參加家長會,或是工作壓力大而導致情緒低落,回家後難與家人正常互動,這些情況也將帶來身心壓力。

美國心理學會(American Psychological Association)2023 年的調查顯示,無法解決工作與生活衝突的員工中,有 67% 表示對心理健康有負面影響。

疫情的出現,遠距和混合辦公的可行性,讓人們重新思考工作生活平衡的意涵,從單純切割生活與工作,變成以個人為優先,彈性安排工作時間的概念。2021 年出現的「大離職潮」(The Great Resignation),其部分成因也在於職員希望有更靈活的工作環境。

給予員工自主性、明確目標,減少職場壓力

在工作者價值觀轉變下,企業要如何調整自己的體質或制度,才能提供吸引人才的工作環境?

美國哈佛大學跟麻省理工學院研究哪些因素能增加員工的幸福感,並提供以下建議:第一,給予員工自主性。在不影響公司運作的前提下,工作時間、地點、任務排程,也許可以放寬管制,與員工協商適合的進行方式。

其次,定期和員工對焦工作目標和工作量。蓋洛普(Gallup)與專注人力資源管理服務的公司Workhuman的調查顯示,不論是遠距、混合辦公或在公司上班,職員經常感到疲憊的比例差不多。建議主管說明對成果的期待為何並根據部屬的工作進度,適時調整目標,確保其合理性。

延伸閱讀:原來這些話很過分!玩笑開過頭,小心變成「有毒職場」的禍源

最後,則是讓主管透過認可,傳達組織價值觀。舉例來說,如果有員工總是因為加班完成專案而被表揚,會讓大家以為加班是成功的唯一途徑。因此領導者應認可不加班、願意協商工作量的職員,支持員工適當休息,成為重視身心平衡的組織文化。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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