每天早上，大多數上班族進辦公室的第一件事，就是打開信箱幾十封未讀的郵件，翻找今天的會議資料，再確認本周的工作進度等等，這些動作加在一起，往往吃掉一天中最清醒的一個小時。

這個問題，你現在可以用 Claude Cowork 設定「定時自動化工作流程」解決它！做法是，花一次時間設定好任務指令，讓 AI 每天在後台執行，以下是包含每日信件摘要、整理會議資料等等的完整設定方法，包含可直接複製使用的提示字。

開始「定時自動化工作流程」前，需要準備什麼？

1.工具需求

Claude Cowork 內建在 Claude Desktop 應用程式中，目前支援 macOS 和 Windows。需要 Claude Pro 方案（約新台幣 600 至 800 元月費）以上才能使用，執行複雜的自動化任務建議升級至 Max 方案。

2.三個場景需要授權以下工具的存取權限：
- Gmail 或公司電子郵件（透過 Claude 的 Gmail 外掛）
- Google 日曆（透過Google日曆外掛）
- Google Drive 或本機指定資料夾
- 專門存放結果的本機資料夾（推測為「AI Daily Brief」）

3.正確的心態

Cowork 官方與許多實測用戶都強調同一件事： 不要第一天就開啟自動排程 。正確的流程是先手動執行三至五次，確認輸出品質符合預期，再設定定時運轉，以避免錯誤累計而不自知。

場景一：每日信件摘要

這個流程在解決什麼？

信件管理真正的成本，不是「回信要花多少時間」，而是「每次打開信箱，大腦都要重新判斷每封信的輕重緩急」，這個判斷過程非常占用注意力。自動化信件摘要的目的，就是讓這個判斷在你坐下來之前就完成。

步驟設定

步驟一：在Claude桌面開啟Cowork分頁，連接Gmail外掛

點擊右側工具列的「插件」，找到 Gmail，授權存取。授權後，Cowork 能夠讀取你的信件內容，但不會在你確認的情況下自動發送郵件。

步驟二：建立本機輸出資料夾

在桌面的「AI Daily Brief」資料夾底下，建立一個「信件摘要」子資料夾，並在 Cowork 的資料夾權限設定中授權該路徑。

步驟三：貼入以下提示詞，第一次手動執行

請讀取我 Gmail 中過去 24 小時內收到的所有未讀郵件。

依以下規則快速分三類：

第一類「今日必回」：來自客戶、主管、合作廠商的信函，或主旨中含有「確認／確認」「緊急/緊急」「指定／截止日期」「簽約／合約」等中英文關鍵字。此類全數列出。

第二類「本周回覆」：需要回覆但不緊急的信件。此類最多列出十封，其餘以「有 X 封待回覆」標註數量即可。

第三類「瀏覽即可」：電子報、系統通知、副本信件。此類僅統計數量，不單獨列出。

每封寄出的信件請按以下格式寄出：

寄件人姓名與單位
主旨
兩句話摘要核心內容
是否需要回覆（是/否）

若當天沒有未讀郵件，請輸出「今日無未讀郵件」一行即可，不需要其他內容。輸出為 Markdown 格式，以「YYYY-MM-DD_信件摘要」命名，存入桌面「AI Daily Brief/信件摘要」資料夾。請全程以繁體中文輸出。

步驟四：觀察後，修改分類邏輯

第一次跑完，重點確認兩件事：有沒有寄件者被錯分到第三類？有沒有不需要你處理重要信件的信件跑進第一類？

根據提示詞補充具體規則，例如：

「來自@客戶公司.com 的所有信件，一律屬於第一類。」「主旨含有『Newsletter』或『電子報』的信件，直接略過不列入。」

步驟五：確認三次成果都符合預期後，設定排程

在 Cowork 的排程功能設定「每天早上 07 :30執行」，對應此提示詞。

場景二：會議前自動準備資料

這個流程解決什麼問題？

一場準備充分的會議與一場倉促場的會議，結果往往天差地遠。但每次準備資料都要翻閱舊信件、找文件、回想上次的結論，非常花時間。Cowork 可以把這段時間還給你。

步驟設定

步驟一：連接Google日曆外掛與Google Drive外掛

在插件中依序授權兩個外掛。授權後，Cowork 可以讀取你的行事曆內容，也可以在 Drive 中搜尋相關文件。

步驟二：建立輸出資料夾

在「AI Daily Brief」底下建造一個「會議資料」子資料夾。

步驟三：貼入以下提示詞，第一次手動執行

請讀取我明天 Google 日曆上所有持續 30 分鐘以上的會議行程。
針對每一場會議，依序執行以下兩項任務：

一、以會議主旨與參與者姓名為關鍵字，在Google Drive中搜尋最相關的三份文件，每份附上一條說明其與會議的關聯性。

二、在 Gmail 中與參與者往來的最近五封信函中，摘錄了他們最近提到的待確認事項或關切點。

若某場會議在Drive或Gmail中找不到相關資料，請直接標註「尚無相關資料」，不需要硬湊內容。若明天沒有符合資格的會議，請輸出「明日無會議」一行即可。

每場會議輸出請為獨立區塊，整份文件以「YYYY-MM-DD_會議資料」命名，存入桌面「AI Daily Brief／會議資料」資料夾。請全程以繁體中文輸出。

步驟五：確認品質穩定後，設定每天固定時間執行

場景三：每周工作報告自動生成

這個流程解決什麼問題？

周報難寫，不是因為這周沒做事，而是因為「回想」本身就是一種消耗大量認知的工作。接下來要介紹的做法是讓 AI 全周持續記錄、周五再統一整合，你就能省下「回想」的力氣，把心思用於「彙整」上。

步驟設定

步驟一：養成一個習慣

這場景的輸出品質，取決於素材夠不夠完整。建議從設定這個流程開始，每次開完會議後，把重點結論以一段話或條列方式，存入本機的「本周記錄」資料夾。Cowork 周五彙整時，會優先讀取這些記錄。

步驟二：確認授權來源

需要授權的來源包括：本機「本周記錄」資料夾、Google Calendar、Gmail、Google Drive 中的專案資料夾。

步驟三：貼入以下提示詞，第一次手動執行

請以今天為基準，讀取本周一至今天的以下來源，產生本周工作周報：

來源一（優先）：本機「本周記錄」資料夾於本周新增或修改的文字檔。若資料夾是空的，略過此來源即可。

來源二：本周 Google 日曆中已完成會議，列出每個場會議名稱和日期。

來源三：本周 Gmail 中標示為「重要」或「已加星號」的信件，摘要關鍵進度。

來源四：Google Drive「進行中專案」資料夾中本周有更新的文件，列出文件名稱與更新摘要。

請依據以下架構產生周報：
【本周完成事項】逐條列出，標示對應的專案或會議名稱。
【進行中事項】尚未完成的工作，每一項標註「下一步具體行動」，不需要計算出完成度百分比。
【下周前三項優先事項】根據未完成事項與已知行程，給我三項優先事項。
【待決事項】若有需要等別人做決定才能推進的事，在此註明，並說明在等人的決定中。

若本周某來源沒有相關資料，該區塊請標註「本周無記錄」，不需要硬填內容。輸出為Word文件（.docx），以「YYYY-MM-DD_周報」命名，存入桌上型「AI Daily Brief／周報」資料夾。請全程以繁體中文輸出。

步驟四：第一次跑完，重點確認兩件事

「本周完成事項」有沒有漏掉重要工作？通常是因為那件事沒有回覆的文件或信件記錄，解法是補充「若某工作只有情感面的記錄或討論，請從日曆的會議摘要推斷是否應列入」。

輸出架構是否符合你的主管或公司要求的格式？可以把公司慣用的周報格式直接貼進提示詞，替換原有架構。

步驟五：連續一周手動查看都沒問題後，設定每周五16:00執行

Cowork 自動化工作流程 FAQ

1. Cowork 看得到什麼？

只有你明確授權的資料夾和工具。每次執行前，Cowork 會請你確認，沒有授權的地方它動不了。

2. 排程任務如果哪天沒跑成功怎麼辦？

Cowork 會發通知告訴你，你可以手動重新觸發，不影響其他排程繼續執行。

3. 提示詞要寫多長才夠？

實測顯示，太短的指令（例如「整理我的信」）很容易產生不穩定的輸出。有明確的標準分類、格式規格和輸出路徑的提示詞，品質最穩定。

4. 會有隱私疑慮嗎？

Cowork 的對話記錄存在本機裝置，不會上傳到 Anthropic 的伺服器設備。Anthropic 官方建議，涉及財務、人事等敏感資料的任務，執行前應先確認公司的資料政策。

5. 自動化工作流程等於把大腦外包嗎？

必須釐清一個觀念：AI 系統本身不做決策，也不取代判斷。它所做的事，是把「收集資訊、整理資料、回想過去」這些本來需要人力的準備工作，從你的待辦事項清單上移走，讓你的時間與注意力，回到真正需要思考的地方。

核稿編輯：王宥筑