我發現 AI 最容易發揮效果的地方，就是那些你本來做了也覺得挺痛苦的瑣事。
比如：會議紀錄。
如果同事語速飛快、會議討論發散，可惜你打字不快、思考也有點沒跟上。最後，只能看著自己胡亂打下的文字，不知道該怎麼整理……？
巨思校園大使李芳儒説，現在這問題他都靠 NotebookLM 解決，讓你開會時能 100% 專心聽，散會後只要 3 分鐘，就能寄出內容和格式都完美的會議紀錄。
來看要怎麼做吧。
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3 個關鍵，試試 AI 幫你整理會議紀錄
只要善用 AI 工具 NotebookLM，掌握 「3 個關鍵」，就能讓你一次輕鬆完成結構清晰的會議紀錄，甚至連要寄給同事的通知信草稿都能順手完成！
這三個關鍵要素分別是：
- 撰寫會議紀錄、通知信的提示詞（Prompt）
- 會議錄音檔
- 一個 NotebookLM 帳號
接著，依照以下 3 步驟來執行。
步驟一：建立專屬的「提示詞」Google 文件
首先，我們需要先制定好 AI 產出紀錄的標準格式。 請建立一個新的 Google 文件（檔名可以命名為例如：「會議紀錄：摘要與mail撰寫規則」），並在裡面貼上以下這段提示詞（Prompt）指令，你也可以修改成公司想要的會議紀錄格式：
請根據這份會議紀錄，幫我整理出結構清晰的重點。請嚴格遵守以下格式：
- 會議核心目的： 用一句話說明。
- 關鍵討論觀點： 條列式列出 3-5 個重要論點，並簡述理由。
- 最終決策： 明確列出大家拍板定案的項目（若無，請標記「未定」）。
- 待辦事項 (Action Items)： 依照「負責人」分類，列出「任務內容」與「截止日期」。若內容未提到負責人或期限，請標示為「待確認」。
- 待討論事項： 有哪些問題尚未解決，需要下次會議討論？
請嚴格依據上傳的文件內容進行分析，不要加入任何文件以外的推測。
步驟二：開啟 NotebookLM，上傳資料
- 登入 NotebookLM 並建立一個新的筆記本。
點選「新增來源」，將你剛剛做好的「提示詞指令文件」以及該場會議的「錄音檔」一起上傳。
實用小建議： 上傳前，建議先修改錄音檔的檔名（例如：日期+會議簡稱，如 0501課程組會議.m4a），這樣能讓 AI 在後續作業時更準確地辨識你要處理哪一場會議。
步驟三：勾選指定檔案，下達最終指令
當資料都上傳完畢後，就可以開始讓 AI 工作了！
- 在來源清單中，勾選你要整理的「會議錄音檔」以及「提示詞指令文件」。（注意：若筆記本內有多場會議，請務必只勾選你要處理的那一場錄音檔。）
- 在對話框向 NotebookLM 提問，例如輸入： 「請使用『會議紀錄處理摘要與mail』內的指令，分析錄音檔，整理出會議紀錄與傳給同事的通知信件。」
最後的關鍵提醒：人工覆核不可少！
雖然 AI 處理文字和語音非常強大，但 AI 的語音辨識在遇到「專有名詞」或「與會者姓名」時，仍有可能出錯。
因此，在 AI 產出結果後，請務必發揮人工檢查的作用，核對一下人名與重要專有名詞是否正確。確認無誤後，就可以直接輸出成 Google 文件，完美留存這份會議紀錄，並將信件草稿一鍵寄送給同事了。
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