禁止私下 Line 討論、開會全錄音錄影！南一書局的「溝通留痕」管理心法|經理人

「你看看，從上個月二十六日到現在，快一個月沒動靜，」南一書局董事長蘇偉銓端著筆電，指著系統上的會議軌跡，對來訪的商周團隊說，「顯然有問題。」

這是一家超過七十年歷史老牌企業的管理現場。

南一集團規模超過一千人，年營收近新台幣二十億元，是陪伴許多人長大的教育出版業巨頭。

他們也面臨轉型的壓力。

外部，是少子化海嘯。「今年的新生兒人數大概只剩下十五年前的一半，好恐怖，」蘇偉銓搖頭。教育部統計，全台國小到高中學生，二○二一年還有二百三十六萬四千人，到去年已整整少了六萬多人。

壓力逼著南一跨出 B2B 舒適圈，不只面對學校，它開始經營 B2C 市場，推出線上真人家教「萬通教育」、漫畫平台「長鴻漫畫」、電商「南一綠市集」。成果也來了 —— 外部市場變小，同時期南一的年營收卻逆向成長約四成。

用數位工具留存溝通過程！讓責任歸屬清楚、經驗可被複製

然而，發展新業務時，新舊團隊的矛盾衝突也發生在南一。遇到跨部門爭議，高階主管常被迫在現場當「仲裁者」，卻看不見問題的根源在哪裡。

更麻煩的是，許多溝通都發生在電話、口頭交代或私人 Line 裡。一旦專案出包，就陷入羅生門：有人說「我早就提醒過」，也有人說「我沒有收到」，最後沒有人能還原過程，責任就這樣蒸發了。

南一後來發展出的解法，只有四個字：溝通留痕。

南一導入統一的線上會議工具，規定所有正式會議與專案討論，都必須在系統上進行。私人 Line？不准。更關鍵的是，所有會議預設開啟錄影與錄音，一切透明化。

一開始，這個制度引發不小反彈。許多老員工覺得壓力很大，好像「老大哥在看」。但蘇偉銓很清楚，他要做的不是監控員工，而是讓組織回到事實。

他直言：「老臣改不了習慣沒關係，但他們知道現在說的每一句話都算數。」

就這一句話，文化開始動了。

成效很快出現。過去，組織裡有太多模糊地帶 —— 誰答應了什麼？誰延誤了時程？哪個決策在哪次會議被改掉？大家各有版本。現在，會議錄影以及討論軌跡都留下來，責任不靠印象判斷，而是回到紀錄本身。

透過 AI 彙整跨部門的會議重點，主管不再需要花大量時間聽各方說詞。哪個案子落後、卡在哪裡，螢幕上一目瞭然。蘇偉銓說，光是消化資訊的時間，就省了三到五成。

但這套制度更深的價值，不是效率，而是記憶。

一家七十多年的公司，真正值錢的資產，不只在品牌、教材與通路，更在資深員工腦中那些「只可意會」的判斷力：怎麼帶新人、怎麼化解跨部門衝突、怎麼把模糊需求拆成可執行的專案。

過去，這些經驗多半靠個人傳承；現在，溝通留痕讓這些隱性知識有機會被看見。高階主管能觀察底下主管如何與部屬對話、如何引導業務。南一也規畫用 AI 分析「表現優異」與「部屬流動率高」主管在對談模式上的差異，未來轉化為領導力教材。

南一的例子告訴大家：數位轉型不只是換工具，而是藉此重畫責任邊界。當溝通能被追溯，經驗才能被複製；責任不再模糊，老企業才跑得起來。