撰文 麻愷晅
陌生議題也能講到心坎裡？簡報講師林長揚靠這套工作術，讓 AI 變聽眾翻譯機
在 2018 年中國爆發非洲豬瘟病毒，台灣社群有許多人自製宣導資訊，簡報講師林長揚也是其中一員。沒想到幾天後，他的「非洲豬瘟懶人包」被網友自發翻譯成英文、法文、德文、印尼語等十幾種語言，在全球被大量轉發，連前總統蔡英文也分享了這份懶人包。
為什麼林長揚的懶人包，可以引發大量的分享和轉發？關鍵在於運用了簡報的設計思考。林長揚鑽研簡報多年，曾在 3M、台達電子等企業授課，他發現工作者時常忘記設定目標，「大家知道要做簡報，但是會忽略自己想要透過簡報完成什麼事情。」
由於他當時希望大眾能有防範意識，所以懶人包放入「經濟崩盤，損 2000 億」、「無豬可吃，物價飆漲」等與生活、經濟切身相關的資訊，讓大家知道會產生什麼影響，並讓民眾了解哪裡來的肉品會有問題，例如「火腿、肉腸、臘肉等疫區豬肉和製品」、「目前中國為大宗」。以及「打防疫專線」等資訊，讓民眾知道可以怎麼做。而病毒存活時間雖然是專業知識，但因為離大眾生活較遠，可以不提。
餵入聽眾產業背景，AI 生成應用情境
這樣的原則同樣適用於工作場景，然而，思考受眾需要什麼，要花不少時間。林長揚以自身經驗為例，他以往要花費至少3天時間蒐集資料，憑藉經驗推測學員的痛點與場景。但是遇到陌生的產業，也未必能次次命中，於是林長揚求助 AI，將不含機密資料的職位與產業背景餵給 AI，它就能模擬出學員的痛點。像製造業的學員，會因為簡報內容有太多現場術語，導致跨部門同仁難理解。
林長揚表示，有一次到一間美商公司授課，但該公司所屬的產業類別，和他平時較常接觸的廣告業、科技業或服務業不同，於是他使用 AI 工具，說明自己預計要教的課程內容，要求它融合這些資訊，寫出幾個貼近學員日常工作現場的情境。
結果他在授課時，該公司主管宣布以後內部會議都要按照林長揚建議的原則製作簡報，證明使用 AI 模擬受眾需求，能讓內容更貼近真實情境，聽眾更有感。
工作流拆得愈細，產出愈到位
模擬受眾需求只是簡報的前提，林長揚表示，簡報的敘事方式可分成 4 個階段，點出現況、說明後果、提出調整方式，以及說明後續行動。
模擬受眾需求就是為了站在受眾的角度，掌握對方面臨的問題，才能引起他們的興趣。接著，則是向受眾說明「照現在的狀況走下去，會發生什麼事情」，把可能的後果攤開來，藉此引發危機感，就有機會讓對方願意繼續聽下去。有了鋪墊之後，再提出解方或調整方式，最後說明具體的後續行動，這份簡報就更有說服力。
但如果直接把這套敘事架構告訴 AI，要求它一次性生成簡報，反而得不到想要的結果。林長揚建議，應該要把工作流拆開，例如拆成發想（就主題蒐集資料）、收斂（依照簡報目標篩選重點）、架構（將重點套用在架構裡）、製作（製作投影片初稿），並針對最花時間、最痛苦的環節跟 AI 協作。
如果是發想階段特別麻煩，可以使用有「深度研究」功能的 AI 工具。若不知道怎麼收斂，則可依照受眾需求，跟 AI 討論，像是說「我的簡報想講A主題，目前有這些原始資料，請找出兩者之間的連結，提供切入點。」
此外，他也提醒盡量不要順著 AI 的建議執行。舉例來說，當 AI 摘出內容重點後，可能會詢問「接下來要幫你做成一份可以直接上台用的簡報？」但因為 AI 並不知道簡報者想強調的重點是什麼，直接生成結果往往不符預期。林長揚建議，把「下一步」的決策權留給自己，回頭檢視需求再下指令，例如「按照這 5 個重點，幫我做成 5 頁就好」，不要讓AI替人類做決定。
林長揚
畢業於高雄醫學大學物理治療系。大學時發現教授用心備課，卻因為簡報資訊量繁雜而影響效果，他因此鑽研簡報技巧，成為相關專業的企業內訓講師。
