怎麼用 AI 寫周報？指令範本與 ChatGPT、Gemini、Claude 設定一次看|經理人

周五把待辦清單丟給 AI「整理成周報」，拿到的卻是條理分明、看不出做成什麼的流水帳。問題往往出在指令只交代「整理」，沒交代篩選與判斷的標準。《經理人》整理過往報導與 OpenAI、Google、Anthropic 官方提示詞指南，拆解 5 個步驟，附可直接複製的周報指令與 3 款 AI 工具設定教學。

主管想看的周報長什麼樣？流水帳和重點報告差在哪
用 AI 寫周報前，先備好 3 種原料
5 步驟用 AI 把流水帳變成重點周報
周報萬用指令範本（可直接複製）
ChatGPT、Gemini、Claude 怎麼設定，每周不用重貼指令
送出前，人工檢查 4 件事
常見問題 FAQ

主管想看的周報長什麼樣？流水帳和重點報告差在哪

流水帳列的是「做了哪些動作」，重點報告交代的是「動作帶來什麼結果、接下來會發生什麼」。經理人曾分析，主管看周報時，通常想知道 3 件事：哪些事情已經定案、哪些問題可能拖累時程、哪裡需要他出面。一條「參加專案會議」的紀錄，回答不了其中任何一個問題。

要把紀錄轉成主管在意的資訊，可以借用 2 個經理人刊登過的報告框架，雖然原本談的不是周報，但同樣適用：

現狀、預測、對策：出自《東京．找靈感：發現日本微差力》作者安田正談「向主管報告」的書摘。報告除了現狀，還要說出你預測後續會有的發展（預測），以及打算如何應對（對策），千萬別讓上司聽完報告後還要問你「然後呢？」「所以你打算怎麼做？」。書中特別強調，「對策」愈具體，愈能拉開你與他人的差距。
過去、現在、未來：《高產出的本事：用 8 種表達框架 X4 張圖 X15 分鐘，文章、簡報，圖解一次到位，讓輸出成為你的優勢》作者劉奕酉談年度工作報告時指出，報告像流水帳，是因為內容缺乏結構性；他建議以「現在」為切點，回顧過去、展望未來。套用到周報，就是「本周成果」「進行中」「下周計畫」3 個區塊。

另一篇談報告摘要的文章則建議，提出希望老闆做的決定時，要明確指出可能支出，以及需要做出決定的期限。周報裡有需要主管拍板的事，也可以比照這個寫法。

用 AI 寫周報前，先備好 3 種原料

為了讓周報內容可以核對，應要求 AI 以你提供的工作紀錄為事實依據。資料有缺漏時，AI 無法可靠地還原，還可能補出看似合理的內容。動手下指令之前，先把以下 3 種資料準備好：

本周工作紀錄：待辦清單、行事曆、會議筆記、和同事往來的訊息都可以，格式雜亂沒關係，但每一件事最好補上一句「做到什麼程度」，例如「已交付」「等對方回覆」「會議沒有結論」。
這份工作對應的目標：部門 KPI、專案里程碑或主管交辦時說過的重點。有了目標，有助於 AI 判斷哪件事值得放大講，哪件事一句帶過。
讀者的閱讀習慣：主管是誰、最在意成果還是風險、習慣先看哪一塊。這決定了周報的排列順序。

工作紀錄裡如果沒有數字、完成日期或負責人，建議先查證後補上；無法確認的，就留給 AI 列進「待確認」。《經理人》過往文章曾提醒，原始紀錄裡沒有這些資訊時，不要要求 AI「補上具體數據」，否則它可能自行補上看似合理的內容。

5 步驟用 AI 把流水帳變成重點周報

步驟 1：交代這份周報給誰看、看完要做什麼

Anthropic 在 Claude 的提示詞指南中建議，把 Claude 想像成聰明、但不熟悉你們工作規範與流程的新進員工，你把需求解釋得越精確，結果越好；指南也提供一個檢驗方法：把指令拿給不熟悉這項任務的同事照著做，如果對方會困惑，Claude 也會。Google 的 Gemini 說明頁則建議，用描述性的指令寫清楚讀者、目的與目標等細節。

套用到周報，開頭可以先寫一句：

這句話會改變 AI 挑選內容的方式，它會知道不用平均分配篇幅去摘要每一則紀錄，因為主管要的是能拿來做決定的資訊。

步驟 2：把指令和工作紀錄分開

一份周報指令裡，會同時有你的要求和一整段工作紀錄。OpenAI 建議把指令放在開頭，並用 ### 或 """ 等符號把指令和資料隔開；Anthropic 則指出，當指令混合了要求、背景、範例與輸入資料時，用 XML 標籤把各類內容分別包起來（官方範例如 <instructions>、<context>、<input>），可以減少誤解，並建議標籤名稱要一致、具描述性。

本文的指令範本即依此原則，以 <工作紀錄> 這類中文標籤區分各區塊。

步驟 3：給分類規則，讓 AI 分得出「做了」和「做完了」

可以要求 AI 先把紀錄分成已完成的成果、進行中的事項、還沒解決的風險 3 類，再規定每一類要保留什麼。

本文再加上「需要主管決定的事」，共 4 類：

本周成果：交付了什麼、帶來什麼影響
進行中：現在到哪個階段、預計何時完成
風險與卡關：原因、可能影響，以及需要誰協助
需要主管決定的事：有哪些選項、最晚何時要決定

有了分類規則，AI 會開始留意原始紀錄裡的動詞：哪些只是有參加、哪些是真的做完了、哪些還在等別人回覆。因此可以在指令中明寫：沒有交付或決策結果的事項，不列為成果，依紀錄歸入「進行中」或「待確認」。

另外要注意，分類的單位是「事項」，不是整則紀錄，例如一場會議可能同時有已定案和未定案的事，應該拆開分類。

OpenAI 在給開發者的 GPT-5.6 提示詞指南中也建議，說明目標、相關背景、限制條件、成功標準與輸出格式，通常不需要規定每一個步驟。這份指南雖然是寫給使用 API 的開發者，概念同樣可以借用：以周報來說，「主管 3 分鐘內看得懂」可以當作成功標準，「只能使用紀錄中的資訊」就是限制條件。

步驟 4：指定格式與篇幅，最好附一段範例

OpenAI 建議減少「短一點、幾句話就好」這類不精確的描述，改用明確的說法，例如「用 3 到 5 句話」；並指出，直接示範想要的輸出格式，模型的回應會比較好。

周報的排列順序，經理人建議照讀者看資料的順序安排，而不是照你想到的順序。如果主管習慣先看需要他處理的事，就把「需要您決定」放在最前面。

手邊如果有主管認可過的舊周報，可以當成範例放進指令。Anthropic 的指南指出，範例是引導輸出格式、語氣與結構最可靠的方法之一，建議用 <example> 標籤和指令分開；範例要貼近實際用途、彼此有差異，放 3 到 5 個效果最好。挑選時，優先選和任務相關、能呈現不同情境的範例；只有一份也可以先試，再依產出效果補充。

另外，OpenAI 建議不要只說「不要做什麼」，也要說明「該怎麼做」；Anthropic 談輸出格式時也建議，告訴 Claude 要做什麼，而不是不要做什麼。

例如把「不要寫空話」改成「用具體的動詞和結果描述，例如『文案 v2 已交設計』」。

步驟 5：約定缺資料怎麼處理，再用追問微調

工作紀錄常常缺東缺西，如果指令沒有規定缺漏的資訊該怎麼辦，AI 可能會照著上下文自己補一個看起來合理的內容。

建議在指令裡加一條規則：如果資料不足以判斷，請列出缺少哪些資訊、需要確認什麼問題，先不要寫進正式周報。這裡指的是不要把無法確認的內容寫成事實；已知的問題仍可通報，並清楚標示哪些部分尚待確認。

第一版產出如果不理想，OpenAI 建議先看回答，再依結果調整指令；Google 則建議把它當成對話，用追問反覆修正，例如「風險那段再具體一點」。Google 也建議，如果要 AI 處理好幾項相關任務，就拆成幾個指令分開下。

下一段的萬用指令是整合版，如果產出不穩定，可以先請 AI 分類，確認分類無誤後，再請它寫成周報。

周報萬用指令範本（可直接複製）

把前面 5 個步驟組合起來，就是下面這份指令。範本分成 2 部分：第 1 部分是每周不變的固定規則，可以存進 AI 工具（見下方設定教學）；第 2 部分是每周要更新的資訊。沒有設定工具的話，把 2 部分一起貼上即可。

〔〕內的文字請換成自己的資訊。

第 1 部分：固定規則（可存進專案或技能）

第 2 部分：每周輸入

ChatGPT、Gemini、Claude 怎麼設定，每周不用重貼指令

周報是每周都要做的事，與其每次重貼整份指令，不如把範本第一部分的固定規則和舊周報範例存進 AI 工具裡，每周只貼第二部分。

OpenAI 的 ChatGPT、Google 的 Gemini、Anthropic 的 Claude 都有對應功能：

工具	建議使用的功能	固定規則放在哪裡	舊周報範例放在哪裡
ChatGPT	專案（Projects）	專案設定中的指令	上傳到專案
Gemini	Gems（將轉為技能）；個人帳號也可改用技能（skills）	Gem 或技能的指令欄	加入 Gem 的「Knowledge」，或隨技能打包上傳（技能不支援 .docx）
Claude	專案（Projects）	專案指令	加入專案知識庫

以下操作路徑依各家官方說明整理，介面文字可能因語系與版本不同，如介面有更新，請以官方最新說明為準。

ChatGPT：周報規則放「專案」，自訂指令放通用偏好

本文介紹 ChatGPT 的 2 種存放指令方式，適用範圍不同：

自訂指令（Custom Instructions）：會套用到所有對話。周報規則放在這裡會影響其他對話，本文建議只放職稱、部門、慣用語氣這類通用偏好。
專案（Projects）：可以把相關的對話、檔案與指令放在一起。OpenAI 的說明頁也提到，專案可以重複用於例行任務，例如每周的研究或內容草稿。專案指令只在該專案內生效，並會優先於自訂指令。

設定自訂指令

網頁版與桌面版：進入「Settings」，選擇「Personalization」；iOS 與 Android 版：進入「Settings」，選擇「Customize ChatGPT」。
確認「Enable customization」已開啟。
在「Custom Instructions」欄位輸入內容。

建立周報專案

在側邊欄點選「New project」，輸入專案名稱，例如「每周周報」。
點選專案的更多選項（•••），選擇「Project settings」，貼上範本第 1 部分（固定規則）。
把主管認可過的舊周報上傳到專案，當作範例。
之後每周在這個專案裡開新對話，貼上範本第 2 部分（本周資訊與工作紀錄）即可。

Gemini：技能已逐步開放，個人帳號 Gems 自 2026 年 11 月起轉換

Gemini 目前用 Gems 儲存自訂指令，但 Google 已宣布，Gems 將轉換為技能（skills）並停止支援：個人 Google 帳號為 2026 年 11 月，Workspace 企業、商業與非營利帳號為 2027 年 3 月，教育帳號為 2027 年 6 月。

Gems 停止支援時，Google 會自動把既有的 Gems 連同支援的檔案轉成技能。在各自的轉換時點之前，符合 Gems 使用資格的帳號都可以繼續使用。

技能除了可以手動叫用，只要技能處於開啟狀態，Gemini 也會在判斷與當下需求相關時自動套用。使用技能須年滿 18 歲、以個人 Google 帳號登入，並開啟「Keep Activity」設定，公司或學校帳號目前還不能使用；Google 也表示技能是逐步開放，你的帳號可能還看不到。

用技能儲存周報指令（個人帳號）

前往 gemini.google.com，在側邊欄點選「Settings」，再選「Skills」。
點選「Create manually」，輸入技能名稱、功能說明，並把範本第 1 部分貼進指令欄。
點選「Create」完成建立。
之後在任何對話中輸入「/」（Google 表示之後將改為「@」），選擇這個技能，再貼上範本第 2 部分。

舊周報範例最簡單的放法，是直接把內容貼進範本的 <範例> 區塊。如果要以檔案形式加入，技能的參考檔案必須和技能一起打包上傳：官方做法是先下載剛建立的技能（取得內含 SKILL.md 的壓縮檔），把 SKILL.md 和範例檔放進與技能同名的資料夾，再用「Replace skill」上傳整個資料夾。技能支援 .txt、.md 等文字檔，以及 PDF、圖片等，不支援 .docx、.xlsx，舊周報如果是 Word 檔，要先轉成 PDF 或文字檔。

用 Gems 儲存周報指令（符合使用資格的帳號，轉換前皆可使用）

前往 gemini.google.com，點選「Open Sidebar」，再點選「Gems」；如果從未建立過 Gem，先點選「Settings and help」，再選「Gems」。
點選「New Gem」，輸入名稱，並把範本第 1 部分貼進指令欄。
（選用）在「Knowledge」下方點選「Add files」，上傳舊周報範例。若從 Google 雲端硬碟加入檔案，須開啟「Keep Activity」並連結 Google Workspace，Gemini 會使用檔案的最新版本。
點選「Save」。

如果你是在 Google 文件裡請 Gemini 協助寫周報（此功能須有符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案），Google 建議輸入「@」來附上相關檔案，例如會議紀錄或專案進度表，讓 Gemini 有更多背景資料可以參考。

Claude：用「專案」存放周報指令與範例

Claude 的專案同樣可以存放指令與參考檔案，專案內的所有對話都會套用。

前往 claude.ai/projects，點選右上角的「+ New Project」。
輸入專案名稱與說明。要注意的是，Claude 看不到這裡填寫的名稱與說明，給 AI 的要求要寫在專案指令裡。
點選「Set project instructions」，貼上範本第 1 部分，再點選「Save instructions」。
在專案頁面右側的知識庫點選「+」，上傳舊周報範例。

Claude 的專案知識庫可供同一專案內的對話參考。啟用記憶後，Claude 也能保留專案相關資訊；付費方案另可搜尋同一專案內的過往對話，實際可用性受設定影響。若要讓 Claude 參考指定版本的周報，建議將它上傳到知識庫，並在指令中指明。

送出前，人工檢查 4 件事

AI 產出的是草稿，署名送出的人是你。送出前，預留時間逐條檢查：

每一條成果與安排都對得回原始紀錄：逐條比對，確認沒有紀錄裡不存在的數字、日期、成果或承諾；AI 提出的建議已另外標明。
進行中的事沒有被寫成已完成：「已交設計」和「已上線」是兩回事，動詞要和實際進度一致。
需要主管決定的事，選項和期限都寫了：只寫「請主管協助」，主管還是得回頭問你要協助什麼；期限如果還不知道，就寫明待確認，不要為了格式自行填上。
「待確認」事項都有交代：能查證的先補上；仍未確認的，寫明未知內容與後續確認安排，不要補成定論，也不要為了版面整齊刪掉，有些未決事項正是主管需要知道的風險。

常見問題 FAQ

周報要寫多長？

本文引用的官方指南沒有規定周報字數，本文建議以主管能在幾分鐘內讀完為原則。經理人談會議中的工作進度報告時也建議，報告不是流水帳，最好精簡成 3 個要點和面向說明，大家更想知道的是目前成果、遇到的困難，以及需要哪些支援。

用 AI 寫的周報，主管看得出來嗎？

與其擔心看不看得出來，更該確認內容是否正確。Google 在說明頁中提醒，Gemini 功能可能提供不正確或不恰當的資訊。送出前依照上一段的 4 項檢查逐條確認，是對自己的周報負責。

公司資料可以直接貼給 AI 嗎？

先確認公司對 AI 工具的使用規範。以 ChatGPT 為例，OpenAI 說明，個人帳號（Free、Plus、Pro）若開啟「Improve the model for everyone」設定，專案中的資料可能被用於訓練模型；Business、Enterprise、Edu 等企業方案則預設不會用於訓練。

免費版可以用這些功能嗎？

依官方說明：ChatGPT 的自訂指令所有方案都能使用，免費版也能使用專案，每個專案可上傳的檔案數依方案不同，免費版為 5 個；Claude 免費帳號最多可以建立 5 個專案；Gemini 的技能不需要訂閱 Google AI 方案即可使用，但僅限 18 歲以上的個人帳號，須開啟「Keep Activity」，且仍在逐步開放中。