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開會最怕鬼打牆!6招打破僵局,終結無效率會議!

2019-11-23 03:31:13
Managertoday
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管理大師彼得˙杜拉克(Peter Drucker)曾說過,有效率的管理者不開無效的會議。對於會議參與者來說,最怕碰到的就是話題一直在原地打轉、不停發表無關緊要言論、話匣子一開就停不下來的與會者,這些持

管理大師彼得˙杜拉克(Peter Drucker)曾說過,有效率的管理者不開無效的會議。對於會議參與者來說,最怕碰到的就是話題一直在原地打轉、不停發表無關緊要言論、話匣子一開就停不下來的與會者,這些持續無意義發言或爭吵的「鬼打牆」行為,不僅拖垮會議效率,也浪費大家的時間。

《感動會議術》一書的作者寺沢俊哉認為,遇到這種情況時,會議主持者應該要先判斷這位與會者對後續會議的進行是否有存在的必要性,倘若其沒有留在會場的必要,讓他發表一下意見就可以請他先行離席。下次召開會議時不再列入出席人員即可。最怕的狀況,是對方雖然持續沒意義的言論,我們卻仍然需要他待在會議中。

以下列舉6種寺沢俊哉在書中提出的常見情境,以及解決窘境,讓會議順暢進行的方法:

情境1:話停不住或不斷重複他人看法

「我個人認為第一個方案比較好,然後第二個方案也難以捨棄……。喔對了,話說第三個方案也不錯……」
解法:
對其表示「感謝您提出各種寶貴的意見」(首先表達感謝),再說「讓我們來聽聽其他人有什麼意見,可以嗎?」以進行確認。

情境2:想法難以被接受並引起眾怒

A:「對於第一個提案,就算是以顧客為導線,採取這種策略根本就只是轉移理論而已,無聊至極。」
B:「你這傢伙說我們無聊至極是什麼意思?大家都有認真在討論阿。」
解法:
先透過感謝結束雙方發言,接著藉由轉移話題,讓焦點從原本的爭吵中抽離。
先對A說:「謝謝。感謝你說出真心話。」(對該過程表達感謝)
接著對B說:「謝謝你提出相對的意見,也感謝你願意認真的面對這個議題。」(對該過程表達感謝)
再把話題轉到A,「請問您所提到的轉移理論,可以舉例是哪一點嗎?」

情境3:沒進入狀況或不想參與討論

「聽了各位的討論非常受用,但我沒什麼想法,對現狀也不太瞭解,之後的會議可以不要參加嗎?」
解法:
在會議中觸及這點可能會影響整體進行,建議先不理會,利用休息時間再私下處理。
可以「請務必參加,在聽的同時您也可能會冒出自己的想法。」的說法促使對方參與。

情境4:高層人士不斷發表高論

「關於這件事…」高層人員持續發表與主題不相干的話題,而且停不下來。
解法:
試著與對方同步呼吸、模仿對方動作來理解其情緒,抓到切入的時間點後用「謝謝」來介入。
如果處境艱難,為了不對整體造成影響,加入休息時間是非常重要的。

情境5:專家成了評論家

「關於這個案子,就現實來看我認為是不可行的。以專家的角度來看…」開始賣弄起自己的專業知識。
解法:
透過感謝詞結束一段話後,提出附帶前提的問題。
「謝謝您寶貴的意見。」(透過感謝結束話題)
「以現在的技術來說相當困難,這點我們瞭解了。技術層面的說明也很重要,因此請讓我們之後再慢慢聆聽,屆時再請您提供專業意見,可以嗎?」(先取得對方首肯)
「假設無論如何都想讓它實現的話,要擁有怎樣的技術才可行呢?」(將可能性當做前提來改變提問)

情境6:話題一直在原地打轉

解法:
將發言的要點紀錄在白板上,出現第二次時,就可指著白板同樣的項目說「原來如此,這個意見指的就是這件事吧。」來結束話題。
會議主持者可事先在白板上畫出一個專用區塊。這個做法稱為「Parking Lot」,是為了不讓那些脫離本體的意見堵塞了原本的道路,而先將它們放到停車場去的意思。

本文取材自《感動會議術》,臉譜出版
圖片來源:shutterstock