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Google 必修的圖表簡報術!讓你從「只是出示資料」到「用資料說故事」

2019-11-17 20:17:32
Managertoday
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很多時候,你以為自己已經善用圖表講故事,其實只不過是「出示資料」而已!在資料工作的普及之下,任何人都能將輸入資料Excel來製作圖表,但是少了清楚的指引,不管多會使用工具,也可能會做出令人眼花撩亂,卻

很多時候,你以為自己已經善用圖表講故事,其實只不過是「出示資料」而已!在資料工作的普及之下,任何人都能將輸入資料Excel來製作圖表,但是少了清楚的指引,不管多會使用工具,也可能會做出令人眼花撩亂,卻毫無意義的圖表!

好的圖表除了清晰易懂,還需要什麼條件?Goole前人力分析團隊總監、最強簡報講師在新書《Google必修的圖表簡報術》中,教你將數據資料轉化為清晰易懂的圖表簡報。以下是三個修改前後的範例:

1. 從「出示資料」到「達到訴求」

圖說明
如果你是IT部門主管,負責接收並處理其他部門有技術問題的回報單,去年5月你的部門中有兩位員工辭職,在每個月工作量有高有低的情況下,你要如何說服公司需要再雇用兩個員工?

列出每個月接收、處理回報單數量的直條圖,充其量只是「出示資料」!直接在標題上點出圖表的目的:請同意雇用兩名全職員工,填補去年空出的職缺;並且改用「折線圖」並清楚點出回報單的時間變化:兩位員工於五月離職,後兩個月的工作量還處理得來,但是八月回報單增加後變無法應付,至今仍進度落後。如此一來,這份圖表才能發揮應有的效果。

2. 從「出示資料」到「展現成果」

圖說明
假設你剛完成一項暑期科學學習計劃,目標是改善學童對科學的觀感。你要如何用圖表來證明計畫有成效,以申請未來需要的資金?

圓餅圖的呈現根本就是在幫倒忙!為了獲得所需的訊息,對資金有決策權的人,必須辛苦地比較兩個圓餅圖的區塊大小,才能獲得有用的資訊。

其實,你可以換個聰明的方式,用相同的資料幫你說故事:將圓餅圖改成簡單的直條圖,對計畫前後的調查結果做出比較,並加上可以展現成果的文字描述,確保決策人能輕易看出你要傳遞的訊息。

3. 從「出示資料」到「影響決策」

圖說明
如果今天簡報的目的是讓主管理解競品價格的變化,並提供售價範圍的建議。你該如何用圖表提出有力的建議?

條狀圖畫出了五種產品的價格變化,並可看出一項觀察:「自2010年C產品發售起,市面上所有產品的價格都下降。」若要將圖表化為影響決策的建議(如下折線圖),必須只強調相關的重點、把其他元素淡化為背景,將觀眾的目光導向我們希望他們注意的地方:先提到這五項產品是我們的主要對手,再按照時間順序介紹這些產品價格的變化,最後再以清楚的行動呼籲「我們產品的建議定價」收尾。

絕對別忘了,你的資料中存在著故事,別只是單純的出示資料,只有能將故事清楚明瞭傳達的人,才能讓觀眾有所行動!

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