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工作總是愈做愈多?成功學大師柯維:把時間花在這件事上

2019-11-19 00:03:03
Managertoday
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《與成功有約》作者史蒂芬·柯維(Stephen Covey)曾在書中提出四象限的時間管理法。然而,真正的時間管理,其實是圍繞著第二象限,安排平日的工作行程。

《與成功有約》作者史蒂芬·柯維(Stephen Covey)曾在書中提出四象限的時間管理法。縱軸為重要,不重要、橫軸為緊急、不緊急,由此組成四個區域,重要又緊急(I)、重要卻不緊急(II)、不重要又不緊急(III)、不重要但緊急(IV)。

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他告訴我們,應該把時間用在重要又不緊急(II),與重要又緊急(I)的事情上。同時降低花在另外兩個象限的時間。但你用了以後,真的有效嗎?

我是沒有的,因為每次工作到一半,總會有不重要卻緊急(IV)的事情丟過來,像是臨時的會議、同事需要幫忙等等,不只佔據了自己的時間,還拖延到重要卻不緊急(II)的工作,最後導致事情全部變成重要又緊急(I),要加班才能做完。

直到我讀了《小強升職記》,它以小說的方式呈現。藉由基層員工小強,遇到一個好的主管老付,開始學習什麼才是正確的時間管理。從中才了解到,我一直理解錯柯維的意思⋯⋯

第二象限工作法,避免第一象限常發生

對於四象限時間管理法,老付認為:「十個人裡有八個知道,但只有少數領悟柯維的意思。」並跟小強說:「重要又緊急(I)的事,通常是重要又不緊急(II)的事變成的。」因為正常人都愛拖延,尤其重要的事通常都不輕鬆,所以就想慢慢再來處理,拖到最後,不緊急就變緊急了。

舉例來說,產品測試,就是一個重要又不緊急(II)的工作。但就是因為不緊急,所以我們會一直拖延,直到死線前一兩天才熬夜把它做完,但這樣產品就很容易發生疏漏。

最後的結果,多半是客戶找上門。如此你不但要額外花時間把產品調整好,還得安撫客戶,請他吃飯之類的,兩者都是重要又緊急(I)的事,但都浪費掉本來可以省下來的時間。而這些時間原本你該用來處理重要又不緊急的事(II),最後這些事又進化成緊急,實現惡性循環,事情愈做愈多。

所以老付就跟小強說:「解決方案就是,圍繞著第二象限,安排平日的工作行程。」但他另外還提醒,不要直接以「產品測試」這種大任務排到某個時間段裡,因為事情太大,不知從何著手,最後還是回到拖延一途。

所以得先把產品測試分拆成小任務,像「開會討論測試策略」、「編寫測試大綱」、「測試」、「填寫測試報告」、「對客戶需求做調查」等幾個步驟。

如此一來,我們就能妥善追蹤任務進度,避免時間的第一大殺手:資訊不足。又能將任務拆分,降低完成任務的標準,紓緩做事的壓力,避免時間的第二大殺手:拖延

最後拆分任務後,你更能掌握這個任務後的下一個任務是什麼,現在的任務的狀況,要花多少時間才能完成,避免掉錯估時間,耽誤到後續任務的風險。也就是時間的第三大殺手:預期結果不明確

應用「猴子法則」,走出第四象限

另一方面,第四象限最常出現在我們的日常工作中,像是臨時會議、同事請你幫忙、老闆突然丟工作等等,這幾乎是我們每天一定會經歷的,也是導致我們工作一整天後,好像今天什麼都沒做的罪魁禍首。

老付的解決方案就是:『利用「猴子法則」降低出現在第四象限內的工作。』它是比爾·翁肯(Bill Oncken)提出的理論,因為某一天翁肯一直加班到很晚,卻發現部署跑去打高爾夫球。這讓他醒悟,主管的時間不夠用,多半是沒把可以交代給部屬的任務交代出去,最後才自己做到死

翁肯說:「每個困難,就像是一隻猴子。沒有解決,就會時時刻刻在你耳邊吵鬧,讓你無法專注當下,壓力倍增。」

比如說,有天一名部屬愁眉苦臉的從走廊上向你走來。身為主管,看到部屬心情如此不好,一定會多問兩句。結果他就說:「我遇到麻煩了,不知道怎麼辦。」你就很有耐心的請他慢慢解釋。

半小時過去後,你終於理解這名部屬的問題出在哪裡,但是你暫時也沒有方法解決,就只能對部屬說:「這個問題很複雜,我回去研究看看,再跟你談談。」

此時,你就是把原本屬於部屬的猴子,接來自己養。因為對員工而言,他已經把責任交出去,所以任務現在變成每兩天就跑來找你問:「進度如何啊?」「我們什麼時候談談?」

莫名其妙的,他的問題變成你的問題了⋯⋯如果習慣不改,久而久之,你的頭上會愈堆愈多別人養的猴子,最後導致自己的工作沒做完,別人還抱怨你沒有幫他們把問題處理好。

所以最好的方法,就是在發現問題時,先明確責任歸屬,並將猴子丟回歸屬者身上。舉例來說,這名部屬遇到的問題可能預算超支,這他當然無法解決,但你可以回答:「你先回去想好幾個刪減預算的方案,我們事後再討論哪個比較好。」如此就把猴子丟回部屬身上。

面對同事的拜託,你也可以說:「我已經請某部屬去做了。」把小事交給下屬去做;面對老闆突然的要求,你也可以進一步追問:「老闆目前手頭上有什麼資料呢?」降低時間花費。

當然,有時候老闆真的不太好控制。此時,只能耐著性子,先溝通清楚他對問題的看法,和預期最後的結果,不要不明不白傻傻的做事。如果持續按照這個方法,就能把時間都花在重要又不緊急的事情上,不論重要與否的緊急工作變少,工作才會愈加輕鬆。

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